Demokratisering av mötesrummet - Teknik

De senaste 18 månaderna har varit en enda lång kurs i användandet av digitala verktyg för möten och samarbete. En snabbkurs som pågår ännu. Vi har blivit bättre och bättre på att mötas digitalt. Vi har vant oss vid att kunna se våra kollegor med en bild per person i möten, för att alla ansluter till mötet från olika platser. Hierarkin i dessa möten är på sätt och vis platt. Demokratisk.

Spara

Det vi lärt oss kommer utmanas

Nu börjar återkomsten till kontoret bli verklighet. Men alla kommer inte att vara där samtidigt. Vissa dagar kommer vi att arbeta hemma, vissa dagar på kontoret. De som tar sig till kontoret kommer att göra det för att träffa sina kollegor, och då blir mötesrummet givetvis väldigt viktigt. Men det innebär också att det vi har lärt oss kring att mötas digitalt kommer att utmanas.

Utmaningar med att mötas digitalt i mötesrum

Att komma samman i ett mötesrum har stora vinster för deltagarna men kan också innebära stora nackdelar för interaktionen med deltagare som ansluter till mötet utifrån.

Vi är vid det här laget vana att se alla mötesdeltagare i var sin egen bildruta på skärmen. Vad finns det då för risker med att plötsligt 10 mötesdeltagare visas i en enda bildruta på skärmen i mötesrummet?

  • Mötesrummet är typiskt avlångt, vilket gör att deltagarna runt bordet syns dåligt och från sidan snarare än framifrån
  • Distansdeltagare vet inte exakt vilka personer som deltar i mötet
  • Distansdeltagare tappar den personliga kontakten med deltagarna i mötesrummet
  • Deltagarna i rummet tenderar att prata med varandra och glömma bort de som ansluter på distans
  • Alla kommer inte att ha samma förutsättningar för att synas, höras och delta

Risker utan rätt förutsättningar

Om vi inte ser till att skapa förutsättningar för alla att mötas på lika villkor så finns det en risk att mötesrummet kommer att ratas av medarbetarna. De som ansluter från distans kommer att från start vara avigt inställda till mötet, vilket i sin tur ytterligare ökar klyftan mellan gruppen och distansdeltagarna.

Vi kommer helt enkelt ta ett steg bakåt i den fina utvecklingskurva som vi haft för digitala möten de senaste 18 månaderna.

Demokratisering ger möjligheter

Lyckas vi däremot att uppnå en demokratisering av mötesrummet så har vi löst en stor pusselbit för att få den hybrida arbetsplatsen att fungera på bästa sätt.

De allra flesta är eniga om att den hybrida modellen för framtidens arbetsplats är den som gäller. Vi kommer att arbeta hemifrån, och vi kommer att arbeta på kontoret. Den visionen delas av både arbetsgivare och arbetstagare, vilket i sig är fantastiskt.

Lösningar för att mötas digitalt i mötesrum

Det finns lösningar idag, och fler verktyg finns alldeles runt hörnet. Utmaningen är inte bristen på teknik. Utmaningen är att informera och öka medvetenheten kring både utmaningarna och lösningarna.

Så vilka saker är det som kräver förbättrade lösningar? Här finns det tre delar som vi vill sätta fokus på. Tre delar som avgör kvalitén för det hybrida mötet. Utrustning, mötesplattform samt rummets utformning.


UTRUSTNING

Det finns otroligt kompetenta produkter för mötesrummet idag. Den utvecklingen har varit enorm det senaste året. Den stora utvecklingen har skett vad gäller kameror, just för att hitta sätt att kompensera för de utmaningarna som finns beskrivna ovan.

Det finns idag Intelligenta AI-drivna kameror som kan regissera vad som händer i rummet. Kameror som känner av vart alla sitter och som ramar in gruppen i rummet eller som automatiskt zoomar in på en individ som pratar.


MÖTESPLATTFORM

Det sker en hel del utveckling i de stora mötesplattformarna just nu.

Nästa steg i utvecklingen kring hur vi syns i mötesrummet kommer att vara möjligheten att faktiskt separera varje person i rummet till var sin bildruta. Detta kommer att finnas hos både Microsoft Teams och Zoom. Ytterligare ett steg i den utvecklingen skulle kunna vara att ansiktsidentifiera deltagare så att varje ruta till och med innehåller deltagarens namn. Dessa möjligheter kommer att finnas, men det kommer också kräva rätt utrustning.


RUMMETS UTFORMNING

Det traditionella mötesrummet är inte utformat för hybrida möten, det kan vi med gott samvete konstatera. Det traditionella mötesrummet är utformat för fysiska möten primärt, även om det ofta innehåller utrustning för att kunna kopplas upp till ett digitalt möte.

Det finns bara så mycket vi kan göra, om ett rum är 3 meter brett och 6 meter långt, innehållandes ett avlångt bord där kameran sitter vid ena kortsidan av rummet. Oavsett utrusning så kommer det att bli en tråkig upplevelse för distansdeltagare i det mötet.

Vi behöver börja bygga eller inreda mötesrum så att de är helt anpassade för hybrida möten. Alltså, 50% optimering för fysisk närvaro och 50% optimering för digital närvaro.

Summering

Mycket finns att säga om det här ämnet, men här har du tre viktiga huvudpunkter:

  • Se över era mötesrum. Hur ser dom ut idag och hur passar dom in i er framtida hybrida vardag?
  • Ta kontakt med din leverantör och prata tillsammans om de här frågorna. Vilken plattform och vilken utrustning ger er bäst förutsättningar?
  • Försök hålla dig uppdaterad om vad som händer på marknaden. Utveckling sker verkligen hela tiden, både vad gäller utrustning och mötesplattform.

Relaterade inlägg

Laddar inlägg