Att komma tillbaka – strategier för arbetsmiljön på kontoret kring post Covid-19

Effekter av hemarbete

Vi kan konstatera att pandemins effekter varit både positiva och negativa. Det är många som vittnar om de positiva egenskaperna som distansarbete haft på koncentration, effektivitet och livspussel genom slopade restider och digitala möten samtidigt som de är få förunnat att ha en ergonomiskt utformad arbetsplats i hemmet. Efter månader med arbete från köksbord och soffor kan det lätt bli följder på rygg och nacke. Även en social distansering, ett utanförskap och att inte tillhöra ett större sammanhang, kan verka negativt på den mentala hälsan.

Kontoret

En ergonomisk arbetsplats där möbler och miljöer stödjer arbetet och där man tryggt kan möta kollegor och utbyta kunskap och erfarenheter ter sig nog för många som ett himmelrike. Men hur ska det gå till att säkert komma tillbaka? Och hur förbereder sig ledningen på detta? Behövs krafttag, omorganisationer och ombyggnad av lokalerna för att detta ska bli möjligt? Det är nyttigt att ställa sig frågan; vad händer efter att faran blåst över? Ska vi återgå till gamla invanda rutiner eller ska vi vara förberedda på att detta kan ske igen?
Att de flesta vill tillbaka till kontoret och gemenskapen tror jag inte vi behöver tvivla på. Men vi behöver vara förberedda på att för detta ska kunna ske måste kontoren ses som en säker zon att vistas i.

Strategier

Som i alla sammanhang bör man tänka helhet. Det finns en del olika strategier som bör hanteras och bearbetas för att detta ska kunna vara möjligt.
Det handlar om ledarskap, arbetsplatsstrategier, miljö och personlig hänsyn.
Att säkerställa att personal känner sig trygg i sin arbetsmiljö innebär inte enbart att man agerar och säkerställer en ren miljö. Det handlar främst om att ledning kan planera arbetet på sådant sätt att man förhindrar att alla samtidigt befinner sig på kontoret. Genom att fortsatt ge möjlighet till distansarbete och tillhandahålla digitala verktyg för detta kan arbetet flyta på med en växelverkan från hemmet och från kontoret samtidigt som kontoret glesas ut på medarbetare som vistas samtidigt i lokalen. Men det kräver planering och engagemang från ledning och chefer. Och inte minst att dessa är insatta i varje medarbetares arbetsuppgifter och behov kring dessa. En stor uppgift som behöver tid att planeras och bearbetas och ett medvetande om att det ofta inte är statiska behov utan kan ändras över tid och arbetsuppgifter.

Lokalen

Utöver rena arbetsstrategier för hur en växelverkan mellan hem och kontorsarbete kan utföras behöver vi se på lokalerna och hur de används. För att skapa trygghet i lokalerna är det viktigt att flöden, funktionella miljöer och säkert avstånd ses över.
En kartläggning över behoven och användningen av skrivbordsplatser, mötesrum och gemensamma ytor är nödvändig och skapar snabbt en bild över de förändringar som kan behövas att genomföras i lokalen.

Arbetsplatsen

Rent konkret kan det handla om att flytta isär skrivborden, eller placera dessa på ett sätt som gör det möjligt att hålla avstånd. Troligen önskar man ett större fysiskt avstånd mellan sig och kollegan. Större grupper av skrivbord kan minskas och glesas ut. Studier har visat att man bäst sitter sicksack med andra människor för att minimera smittspridning. Skärmar runt arbetsplatsen skapar känsla av avskärmning mot andra men det bidrar inte till teamarbete. En kombination av dessa båda kan ses som en bra lösning då visst arbete ändå ställer krav på en avskild arbetsplats. Egna tangentbord och möss är en annan aspekt som skänker trygghet och naturligtvis behövs även väl synliga handspritstationer utplacerade i lokalen.

Gemensamma ytor

Mötesytor är också något som behöver ses över. Öppna ytor för möten blir än mer intressanta eftersom dessa inte stänger in mötesdeltagaren i slutna rum. Naturligtvis behöver sådana funktioner vara på säkert avstånd till kontorsplatserna så att man upprätthåller ett lägre personantal i ytorna och inte minst för störningsrisken till de som arbetar koncentrerat vid sitt skrivbord. Lättare avskärmning i form av skärmar, skrivtavlor eller andra flexibla lösningar till dessa ytor är ett sätt att skapa en rumskänsla i den öppna ytan. En positiv effekt av mötesytor i öppen miljö är att dessa möten tenderar att hållas kortare.
Mötesrum som är planerade efter personantal behöver också ses över. En enkel åtgärd är att glesa ut antalet sittplatser i rummet en annan är att göra om mötesrum till stå-mötesrum för att verka för kortare mötestider. Även i sådana miljöer behövs rutiner för städa rummen efter användning.

I allmänna ytor där många människor möts som tex. kopieringsstationer, pentryn och ytor för social samvaro är svårare att bygga bort riskerna i. I dessa ytor är det därför än viktigare med hygien och strategier för hur dessa ska hanteras. Tex. genom avståndsmarkeringar i golv, handsprit och regler för antal människor som får vistas samtidigt i dessa.

Personligt ansvar

Till sist kommer det personliga ansvaret. Om människor som är fullt friska vistas samtidigt på kontoret ska inte smittspridning kunna ske. Att uppmuntra till hemarbete vid mildare symptom, nolltolerans för infektioner måste vara den mest effektiva säkerhetsåtgärden för att trygga kontoret och freda kollegor för smitta. Detta är kanske den viktigaste och mest effektiva åtgärden.

1. Medveten ledning som känner sina medarbetare och deras behov
2. Arbetsplanering för att glesa ut kontoret genom flexiblare arbetssätt
3. Uppmuntra hemarbete och tillhandahåll digitala verktyg
4. Glesa ut mellan skrivborden genom att möblera om.
5. Skärmar runt skrivbord
6. Egna verktyg som tangentbord och mus
7. Handspritstationer och rutiner för spritning av ytor innan användning
8. Regelbunden och noggrann städning av kontorets samtliga ytor
9. Avskilda öppna mötesplatser med avstånd till skrivbord
10. Minska antalet platser i konferensrum
11. Uppmuntra till stå-möten
12. Reglera antalet personer i allmänna ytor
13. Ha klara direktiv för infektioner