De fem vanligaste misstagen företag gör i digitala möten

De digitala mötena är här för att stanna!

Vissa företag flaggar redan nu för att det blir fortsatt hemarbete hela 2021. Men hur skapar vi tillit när vi inte ses fysiskt utan via en skärm? Hur ska vi bete oss i bildrutan? Och hur gör vi de digitala mötena meningsfulla? Jag hoppas att guiden ska hjälpa dig att komma igång och bli ännu bättre på digitala möten!

Jag arbetar nära företag, organisationer och myndigheter och märker att många – kanske de flesta – av de utmaningar alla har, påminner om det andra också upplever. Hur leder vi på distans? Hur kommunicerar vi digitalt? Hur skapar vi affärer genom att samtala med våra kunder via en datorskärm?

Det digitala är det nya normala

Jag skulle säga att de som förstår nyttan i att bli mer professionella och vågar ta hjälp för att höja nivån på de digitala mötena, kommer att ligga i framkant nästa år och framåt. Det går inte att tro att allt kommer att återgå till så som det var innan pandemin. Det digitala är det nya normala!

Som kroppsspråksexpert vill jag säga att det är viktigt att kunna läsa av dem du kommunicerar med och att du lär dig hur du själv ska göra med ditt eget kroppsspråk. Vi tror alltid mer på det vi ser än det vi hör. Genom min gedigna erfarenhet som skådespelerska på TV, film och teater och med min vana vid direktsändningar och att kunna ”nå genom rutan” delar jag med mig av min erfarenhet med konkreta tips.

Här får du 5 tips av mig

1. Tydliga överenskommelser: På en fysiskt arbetsplats vet vi hur man beter sig; i hallen hänger man kläderna, på vissa ställen arbetar man tyst och på andra ställen är det ok att prata och skratta. Vi behöver skapa lika tydliga överenskommelser för våra digitala rum och för våra digitala möten. Ska kameran i detta möte vara på eller av? Ska vi använda chatten? Ska vi jobba i grupprum idag? osv.
2. Tydligare agenda: De digitala möten behöver tydligare mötesledarskap och agenda. Den som leder mötet måste vara extra noggrann och guida deltagarna genom alla moment. Eftersom vi inte ser och känner av vad som händer i det digitala rummet på samma sätt som i ett fysiskt, behöver mötesledaren vara extra lyhörd och låta alla komma till tals och skapa meningsfullhet.
3. Tänk hjärnan: De digitala mötena är alldeles för långa! Våra hjärnor, som hela tiden agerar för vår överlevnad, vill ha koll på var alla befinner sig i förhållande till oss. Och det är ju lätt i vanliga fysiska möten, men blir knepigare på en digital skärm. Våra hjärnor kokar då av ansträngning för att de jobbar med att lista ut om de andra är ett hot mot oss eller inte. Våra hjärnor är inte anpassad efter att ses digitalt- de fattar inte konceptet. Så ha inte för långa pass! Det går inte att jämföra digitala möten med fysiska i längd. Forskarna säger att vi klarar högst 20 minuters koncentration framför skärmen sen behöver vi en paus.
4. Se varandra: De som deltar har olika engagemang. Vissa deltar uppmärksamt och inter- agerar medan andra surfar privat, har kameran av och lägger i en maskintvätt under mötets gång. De digitala mötena är minst lika viktiga som de fysiska och kräver ännu mer närvaro och koncentration av deltagarna. Bäst är att alla har sina kameror påslagna hela tiden, så man ser varandras ansiktsuttryck och kan interagera med gester och ögonkontakt. Att se varandra tillför oerhört mycket mer för kommunikationen än att bara höra varandra.
5. Rätt förutsättningar: Mötesdeltagarna har olika förutsättningar. Vissa sitter i samma konferensrum och delar på en enda stor bildskärm i ett gemensamt konferensrum, medan andra sitter hemma ensamma vid sin egen skärm. Det är bättre att alla sitter framför varsin skärm, även de som är i samma rum. Upplevelsen för de som sitter ensamma blir annars att de känner sig exkluderade från gruppen, från de som sitter tillsammans. Även tekniskt kan det vara stora skillnader eftersom vissa har svag internetuppkoppling och deras bild och ljud kan lagga och frysa, medan andra sitter med otroligt bra kvalitet både på uppkoppling och tekniskt.