Det systematiska arbetsmiljöarbetet

Risk och konsekvensanalys

Om motivet för att övergå till flexkontor är att minska kostnader kan negativa konsekvenser uppstå så som motivationsförluster och målkonflikter vilket i sin tur kan innebära minskad produktivitet och att man inte följer överenskomna regler. Genomför därför en noggrann risk- och konsekvensanalys av hur övergången till aktivitetsbaserat arbetssätt förhåller sig till

1) produktivitet,
2) verksamhetens kvalité
3) arbetsmiljö och hälsa.

Analysen fördjupas inom olika verksamheter som berörs av förändringen, ta t.ex. hänsyn till att de som jobbar med ekonomi kommer att påverkas på ett annat sätt än de som jobbar med myndighetsutövning. Planera redan nu hur förändringen ska följas upp och utvärderas.

Special kompetens

Anlita företagshälsovården tidigt i processen för att få deras perspektiv i riskbedömningen. De kan som regel också bidra med specialkompetens inom såväl fysisk (ergonomi; ljud, ljus och belastning) samt psykosocial och organisatorisk arbetsmiljö (t.ex. utbildningsinsatser, stöd till chefer eller medarbetare).

Konkreta tips

• Eftersom SAM är ett ledningssystem för arbetsmiljö och hälsa, ska det hanteras på högsta organisatoriska nivå.
• Inrätta ett forum så som en samverkansgrupp, med samtliga berörda parter där produktivitet, verksamhetens kvalité samt arbetsmiljö och hälsa är huvudfrågor.
• Bestäm följande: Vem har till uppgift att bevaka arbetsmiljön (både den fysiska, psykosociala och organisatoriska), övergripande och på enhets-/avdelningsnivå?
• Hur delegeras arbetsmiljöansvaret och hur ser mandaten ut i relation till det?
• Ta hjälp av företagshälsovården i upprättandet av SAM för flexkontoret. Fundera även på om och hur företagshälsovården ska ha en representant i projektledningen.