En smidig flytt kräver sin planering

Rekommendationer:

• Skapa en målbild och håll fast vid den
• Sätt en budget och tillför tillräckliga resurser
• En intern projektledare och en styrgrupp underlättar flytten eller omorganisationen
• Ge projektledaren och styrgruppen mandat att agera och fatta beslut

Det är tid för en flytt. Det finns fler skäl till flytt; ni kanske har vuxit ur era lokaler och behöver mer yta för att få plats med alla medarbetare eller så har verksamheten skalats ner, och nya digitala arbetssätt har ersatt behovet av att ha alla på plats, hela tiden eller så löper hyreskontraktet snart ut och det finns möjlighet för nya hyresförhandlingar som kan leda till nya anpassade lokaler.

Kort sagt: det är dags för en förändring.

I de flesta fall innebär en flytt eller ombyggnation i befintlig lokal någon sorts förändring iom ändrade flöden, rutiner och kanske även arbetssätt. För att få en så smidig flytt som möjligt finns det några punkter att tänka på.

Skapa en målbild

Det första som ni bör göra är att skapa en målbild. Det kanske känns diffust att börja med hur vi vill att det ska vara när det är färdigt. Kanske finns det redan en tanke, en idé om vart ni är på väg. Den kanske inte är formulerad fullt ut, men alla vill komma igång.

Då är det viktigt att formulera ett tydligt mål. När resan väl är påbörjad kan det ibland bli skakigt på vägen och då är det bra med en karta att följa. Målet handlar inte så mycket som själva förändringsprocessen i sig, utan om var verksamheten ska vara när allting är klart och vilka effekter man vill uppnå. Detta kommer göra att det är lättare att fatta rätt sorts beslut när man vet vart man ska och varför man gör det.

Att inte ha en tydlig målbild för alla att jobba mot innebär att sannolikheten för att börja kompromissa, hamna på sidospår och fatta mindre bra beslut ökar. Resultatet kanske inte längre blir det som alla förväntade. Istället för wow-känsla blir det ett “jaha” och ifrågasättande om varför förändringarna genomfördes till att börja med.

Sätt en budget tidigt

På samma vis som att en målbild är viktig så är det rekommenderat att redan inledningsvis skapa en översikt om vad allting får kosta. En bra budget minskar riskerna för obehagliga överraskningar längs projektets gång. Det är inte roligt att driva en flytt och inse att pengarna är slut innan flytten är genomförd eller att få kompromissa bort andra investeringar eller inköp som hade varit värdefulla för det nya kontoret.

Be om hjälp

En bra rekommendation är att ta in en extern projektledare för att leda arbetet med flytten. En person med erfarenhet från tidigare flyttar har sannolikt lärt sig av med- och motgångar från tidigare projekt.

Det går dock inte att köpa sig fri.

Samtidigt som en extern projektledare kan driva arbetet behövs en intern organisation för att få fram alla kravspecifikationer i organisationen. En intern projektledare, delprojektansvariga och en styrgrupp bör finnas också på plats. Såväl den interna projektledaren som styrgruppen bör ha tillräckligt starka mandat att agera och fatta beslut när det krävs.

Risken är att processen vacklar och avstannar
Utan en intern organisation som kan känner organisationen är risken stor att man inte får fram de specifika behoven och resultatet blir att medarbetarna blir missnöjda och extra investeringar behöver göras för justeringar i efterhand.

Det finns också ekonomiska risker kopplade till en dålig intern förankring. Utan en tydlig kommunikation kan andra delar av organisationen påbörjar en egna parallella planeringar för flytten eller ombyggnationen. Det kan t ex handla om att sätta upp egna spelregler eller köpa in egen inredning och teknik.

Så…
Skapa en tydlig målbild från start, sätt en budget, skapa en intern organisation och ge den tydliga mandat och förtroende. Då har ni skapat en grund som i sig kommer bidra med stabilitet och handlingsutrymme genom hela projektet.