Flippa mötet när du vill något viktigt.

Dags att flippa mötet. När vi ska förmedla något viktigt, exempelvis besked inför en förestående förändring i verksamheten, vill vi antagligen känna oss väl förberedda med genomarbetade budskap och redo för frågor. Men vilka sätt skapar engagemang, delaktighet och verklig förändring?

Spara

Vänta inte med beskeden

Kanske väntar vi med beskeden ”för det är ju inte klart” eller så finns en tanke om att ”det kan bli oroligt”. Men är det någon gång det blir oroligt är när människor lämnas ensamma med sin fantasi. Berätta därför det du vet så snart som möjligt. Och framför allt: gör det på sätt och i forum där människor får möjlighet och utrymme att reagera, tolka och fråga.

Ingen information skapar oro och ryktesspridning

Brist på information kan göra oss både oroliga och förbannade. Du kanske själv ringt till en myndighet någon gång, när du sitter med ett besked i handen som du inte riktigt förstår, och som gör dig irriterad, eller till och med arg. När du kontaktar en handläggare och får möjlighet att ställa frågor, och dessutom kompletterande information så lugnar du kanske ner dig – eftersom du förstår och får kontroll – och du kommer dessutom antagligen göra det som förväntas av dig, för du förstår varför och hur.

Tid för dialog skapar handling & beteendeförändring

Vi behöver alla få möjlighet och tid att tolka information om vi ska lära oss något. Likaså om vi förväntas agera på något vis, och inte minst när vi förväntas förändra vårt beteende – som ju ofta är målet i ett förändringsarbete. Ändå ligger det så lätt till hands för oss att ”trycka ut” information på något bekant sätt som sällan erbjuder utrymme att tolka och lära sig.

Vi kanske tror att det förväntas av oss att vi ska säga smarta saker, leverera mycket information, gärna muntligt, och sitta på alla svar – direkt. Det är dessutom enkelt att göra ”som vi brukar”. Hålla en dragning på ett möte. Skicka mejl. Lägga ut information på Sharepoint.

Flippa mötet: spela in en film före

I stället för att ägna en stor del av mötestiden till att informera om olika saker:
1. spela in en film på dig själv i förväg där du berättar det du tänkt säga på mötet.
2. Be mötesdeltagarna ta del av filmen före det bokade mötet

På det här viset så kan ni ägna den gemensamma mötestiden åt de frågor som uppstår och diskussion om det som ska hända.

Det här kan du få om du flippar mötet

  • Du skapar möjlighet att besvara frågor och dämpa oro.
  • Du får bättre kontroll över de budskap som förmedlas vidare, eftersom du får höra hur dina budskap tolkas och förstås. Därmed har du en bättre möjlighet att korrigera missförstånd och stävja rykten.
  • Mer engagemang och delaktighet under själva mötet.
  • Ni ägnar värdefull tid tillsammans till dialog och samskapande

Tydligare & mer kortfattad

Du blir dessutom mer kortfattad och tydlig när du spelar in filmen, än när du gör en dragning på mötet. Det är nämligen lätt att få ”feeling” i ett mötesrum och använda mer tid än nödvändigt till utsvävningar som mest du själv får utbyte av, eftersom människors arbetsminne är kraftigt begränsat. .

I skolans värld kallas detta för flipped classroom, eller omvänt klassrum.

Så, lär av skolan – flippa mötet!

Relaterade inlägg

Laddar inlägg