Varför ska man digitalisera arbetsplatsen – vilka är fördelarna?

Digitalisering är vanligen en genomgripande förändring av organisationen, allt från processer, arbetssätt, arbetsvillkor och ledarskap till leveranser, kundinteraktion och kundupplevelse. Digitalisering kan innebära olika saker i olika organisationer. Varför skall man digitalisera arbetsplatsen?

Spara

Vad menar man med digitalisering?

Ibland menar man helt enkelt att något som förut var analogt nu är digitalt – en pdf i en mapp på datorn istället för ett papper i en pärm. Ofta betyder dock digitalisering att man arbetar eller levererar en tjänst på ett helt annat sätt än tidigare.

Digitalisering=förändring

Att gå från vinyl till CD-skivor var med den tolkningen inte digitalisering – det var fortfarande så att man gick till affären och för dyra pengar inhandlade en rund grej med förutbestämt innehåll. Streamingtjänster var däremot digitalisering - musik levererades på ett helt nytt sätt och med en helt ny betalningsmodell. Digitalisering innebär alltså ofta stora och genomgripande förändringar, vare sig det gäller leverans eller interna processer på arbetsplatsen.

Som alltid när man ska göra stora förändringar bör man förstås börja med att ställa sig frågan. Varför gör vi det här?

Mer specifikt när det gäller digitalisering av arbetsplatsen:

  • Vad får vi som organisation ut av det? Digitalisering kostar pengar, och organisationen behöver räkna hem det.
  • Vad får våra medarbetare ut av det? Medarbetarna måste förändra sitt arbetssätt och behöver motiveras.

Hot och möjligheter

Svaret på de frågorna är inte nödvändigtvis likadana. Som organisation kanske en av fördelarna är en kraftig effektivisering som i förlängningen leder till att man inte behöver ha så många personer anställda längre – något som inte nödvändigtvis upplevs som en uppsida för den enskilde medarbetaren.

Självklart finns negativa aspekter, särskilt för den organisation som till stor del lever på att leverera analogt. Många butiker har länge – helt bortsett från Covid19 – haft problem när så mycket shopping sker på nätet. Även för den enskilde medarbetaren finns förstås både hot och möjligheter. Vissa yrken kommer att till stor del att försvinna, så som till exempel antalet lantarbetare decimerades under industriella revolutionen. Men för de som kan förändra sitt arbetssätt och hänga med i den digitala omställningen finns enorma vinster att göra både för medarbetarna och för företagen.

Exempel på vinster med digitalisering

  • Man kan leverera bättre, billigare och mer miljövänligt.
  • Medarbetarna får betydligt större frihet – om arbetsuppgifterna inte kräver närvaro kan de arbeta hemifrån och delta i möten på väg till jobbet.
  • Improduktiva, trista och/eller frustrerande sysselsättningar försvinner.

Fokus på rätt sak

Exempel på improduktiva, trista och/eller frustrerande sysselsättningar är att leta reda på information, resa till möten, lista ut vilken version av ett dokument som gäller, leta efter ett papper som inte finns i den pärm det borde vara, leta reda på de fakturor som ska attesteras, leta reda på underlaget för att attestera och sedan bära iväg med pappershögen till ekonomiansvarig som sedan bokför… Kort sagt sådana sysselsättningar som dels tar tid, dels ofta lägger sig som en våt filt över energinivån bara för att man vet att de måste göras.

Istället kan medarbetarna fokusera på att leverera det som de anställdes för – det som ger värde till deras arbetsgivare och som de förhoppningsvis blir inspirerade av att arbeta med. En säljare hinner till exempel med fler möten när flera av dem är digitala och får snabbare ihop underlaget till offerterna när informationen är enklare sökbar. Tiden som blir över kan man ägna åt att hitta nya kunder. Ekonomipersonal kan minimera tiden de ägnar åt att tjata om kvitton och sedan bokföra dessa, och istället lägga ner mer tid på det för alla mer givande att analysera verksamheten utifrån resultatet. Schemalagd personal kan byta pass med varandra, där teamleadern bara behöver godkänna – rundringande, mailande etc. försvinner helt.

Om man översätter tid till pengar ser man ofta snabbt hur enkelt det är att räkna hem en satsning på digitalisering

När det gäller tjänstemän finns ett antal studier om hur mycket arbetstid som läggs ner på samarbete och dokumenthantering. Även om de är långt ifrån samstämmiga så är den tid som kan sparas med digitalisering mellan 30-60 minuter om dagen lågt räknat. Med en timkostnad på 450 kr och 42 arbetsveckor kommer man upp i en vinst på minst 50 000 kr per person och år.

Det finns fortfarande mycket att göra i många branscher. Den tid som läkare och lärare lägger ner på att dokumentera och sköta annan administration ropar efter effektivisering – och därmed digitalisering. Återigen: digitalisering låter medarbetarna ägna sin tid åt det de är anställda för att göra. Säljare kan sälja. Läkare kan bota. Lärare kan utbilda. Och där har vi nog den främsta anledningen till att digitalisera arbetsplatsen.

Relaterade inlägg

Laddar inlägg