Sparade inlägg
Sparade evenemang
Sparade leverantörer
Sparade podcasts
Sparade videos
Sparade inlägg
Sparade evenemang
Sparade leverantörer
Sparade podcasts
Sparade videosVikten av bra möten (och kommunikation) i skolmiljö
Varför kommer allt fler allt längre bort från det som skapar värde i organisationen? Jag har varit inne i olika verksamheter i skolans värld. Det jag ser är det jag ser i många andra organisationer oavsett bransch. Vi kommer allt längre ifrån kärnverksamheten och det som egentligen skapa värde. Allt längre ifrån dem vi är till för och det vi en gång i tiden anställdes för.
Jag pratade med en rektor som hade 12 kommunikationskanaler där hen förväntades att ha full koll på. Möten är en av 12 kommunikationskanaler. Många av de andra 11 digitala kommunikationskanalerna fungerade dessutom dåligt. Men eftersom det hade investerats så mycket pengar i dem så ”måste man” fortsätta använda dem. Trots att det i många fall blev kontraproduktivt.
Vad är lösningen?
Jag är övertygad att vi bör börja ta bort. Våga välja bort tidskrävande kommunikationsplattformar och system så vi kan få fokus (och mening!) med det som verkligen skapar värde. Vi har hamnat i en uppmärksamhetskris som framstående ekonomer på Bank of England redan konstaterade 2018 när de letade efter förklaringen varför produktiviteten sjönk trots att ”alla” organisationer ”effektiviserade”.
Här kommer några enkla råd för hur ni kan frigöra tid och samtidigt öka engagemang, motivation och i slutändan effekten av vad ni gör.
Ta fram en kommunikationsstruktur
Trots alla nya kommunikationsplattformar vi tillfört de senaste 10 åren upplever allt fler att det blir allt otydligare. Vad var det jag fick den informationen? Var det i ett mejl, på messenger, i en teamskanal, intranätet, slack eller var? Bestäm er för var, när och hur ni kommunicerar om vad! Tydliggör syftet (meningen) med varje kanal. Kom överens i hela organisationer hur ni skall kommunicera. Detta gör också att ni inte behöver möten med ren information, avstämning, avrapportering etc. som inte skapar lustfyllda möten där vi blir engagerade och motiverade. Det finns andra kanaler till detta. Våga välja bort!
Ta fram en mötesstruktur
Kartlägg alla era möten. Se till att de utgår från er verksamhetsplan och era mål.
Tydliggör syfte och målet. Tid och frekvens. Vilka deltagare och vilken som är ansvarig för mötet.
Här finns en stor tidsbesparing. Ca 30% av all mötestid frigörs om en organisation tar fram en mötesstruktur. Vissa möten försvinner, andra blir kortare, en hel del med färre deltagare, mindre frekvens etc. Var och en av dessa bidrar till stor tidsbesparing.
Övriga effekter?
En hållbar möteskultur och kommunikationsstruktur skapar också trygghet för alla medarbetare. Det är ett bra steg för en livskraftig organisation.
De flesta organisationer vill vara en attraktiv arbetsgivare och jag ser det som omöjligt att skapa en attraktiv arbetsplats om inte ovanstående görs.
Med mer motiverade och engagerande medarbetare så når vi snabbare våra mål. Vi skapar en mening som vi alla behöver för att vara vårt bästa jag.
Med möten som engagerar får vi också den mänskliga kontakten och bra relationer som är en förutsättning för utveckling.
Som den välkände svenska forskaren Simon Kyaga säger är en förutsättning för allt förändringsarbete. Vi behöver känna trygghet, mänsklig kontakt och mening.
Sammanfattande tips:
- Bestäm er för vad och när ni ska kommunicera om vad.
- Fatta beslut kring hur hela organisationen skall kommunicera.
- Tydliggör syftet med det ni kommunicerar.
- Våga välja bort.
- Kartlägg alla era möten och se till att de utgår från er verksamhetsplan och era mål.
