Förbättra möteskultur: så kommer du igång!

Hur ser er möteskultur ut?

Dränerad av att sitta igenom det ena dåliga mötet efter det andra eller fylld av energi och tid mellan dina möten för att hinna med dina arbetsuppgifter – hur ser din arbetsdag ut?

Även att många skulle vilja uppleva det sistnämnda är back to back möten vardag för alltför många. Till stor del beror det på en dålig intern möteskultur. Det kan vara svårt att skapa nya vanor men genom att enas om hur ni vill jobba tillsammans och hur ni kan hjälpa varandra skapar ni snabbt förändring.

Att tänka på för en bättre möteskultur

Att enas om gemensamma spelregler för sina möten kan verka enkelt. Alla vill väl att mötena ska börja och sluta i tid. Att alla ska vara aktiva under sina möten och jobba tillsammans. Vill ni skapa verklig förändring bör alla medarbetare vara involverade på något sätt i processen. Istället för att skapa ytterligare en policy handlar det om att alla själva får reflektera över vad som är viktigt. Att varje enskild medarbetare får bestämma vad hen vill bidra med för att alla möten ska bli effektiva och inkluderande.

En vedertagen process i förändringsarbete är att börja med att titta på vad ni vill uppnå och hur det ser ut idag för att sedan genomföra ett antal aktiviteter som tar er till målet.

4 steg till en bättre möteskultur

1. Nuläge: Börja med att göra en nulägesanalys. Den kan vara omfattande genom att alla medarbetare får svara på en enkät om sina mötesvanor men en enklare form av inventering kan också räcka. På det sättet får ni en jämförelse på allt från antal möten till hur era möten upplevs jämfört med upplevelsen i andra företag och organisationer i landet.
2. Strategi:Baserat på ert nuläge är det dags att lägga en plan för det fortsatta arbetet. Vad är viktigt för er att lägga tid på? Vilka är knäckfrågorna i er organisation? Vilken typ av aktiviteter passar för er?
3. Kompetensutveckling: Skapa ett gemensamt fokus och grund för vad som är viktigt i er organisation genom anpassad utbildning. Kanske har ni intern kompetens för detta eller tar ni hjälp av en extern utbildare. Beroende på vad ni vill uppnå kan det handla om inspirationsföreläsning och/eller skräddarsydd utbildning eller coachning för era mötesledare.
4. Världens bästa möteskultur: Efter att alla har varit med i arbetet att sätta nya strukturer för era möten har ni fått ett tydligt fokus på bättre möten. Vill ni mäta verkliga effekter kan ni gärna följa upp med en undersökning eller riktade frågor i en medarbetarenkät för att bekräfta och förstärka förändringen.

För att skapa verklig förändring krävs vilja och engagemang från både ledning och medarbetare. Välkommen att höra av dig om ni vill bolla idéer för hur er process kan se ut eller om ni vill ha hjälp hela vägen.