Forskare om Aktivitetsbaserade kontor

Flexibelt aktivitetsbaserat kontor?

Flexibelt aktivitetsbaserat kontor innebär att kontoret är utformat med olika typer av miljöer, till exempelvis öppna kontorslandskap, samtalsrum, tysta rum och mötesytor. Medarbetarna har inga fasta platser utan väljer fritt var de vill sitta. Forskning visar att den typen av arbetsmiljö främjar kommunikation, interaktion och samarbete, men den kan ha negativa effekter på avskildhet och koncentration.

Olika syften

Företag väljer att satsa på aktivitetsbaserade kontorslösningar utifrån många olika syften. En del för att främja samarbete och underlätta kommunikation och interaktion mellan medarbetarna. Andra för att få plats med fler på samma kontorsyta eller minska kostnaderna för lokaler och energiförbrukning. Ibland en kombination av båda.

Oavsett vilket syftet så finns det några faktorer som är avgörande för hur lyckad den nya kontorslösningen blir. Flexibla aktivitetsbaserade kontor har många fördelar, men det finns också risker. Det krävs att man lyssnar på medarbetarna genom en inkluderande planeringsprocess och arbetsmiljöarbete så att man skapa en känsla av gemensamt ägande över arbetsplatsen för att lyckas.

Ett tydligt mönster - Flexibla aktivitetsbaserade kontor

Maral Babapour Chafi, har undersökt hur anställda och organisationer anpassar sig till flexibla aktivitetsbaserade kontor över tid. I de fallstudier som jag har följt framträder ett tydligt mönster och det är att arbetsplatsens design måste bygga på medarbetarnas och verksamhetens behov. Den behöver också vara öppen för anpassning och förbättring.

Undvika är att välja en standardlösning.

En rekommendation är att undvika är att välja en standardlösning. Det handlar det inte bara om själva designen av kontoret, utan även om att vara öppen för anpassningar i efterhand.
I ett mina exempel var medarbetarna mycket skeptiska innan förändringen genomfördes, men ändrade sig och blev allt mer nöjda över tid. Förklaringen är att det företaget uppmuntrade medarbetarna till att komma med feedback. Synpunkter från medarbetarna togs även upp i större arbetsmiljöforum där arbetsmiljöombud, fastighetsansvariga och linjechefer träffades för att diskutera förbättringar av arbetsmiljön.

I ett annat fall fanns det inte någon systematik för att ta tillvara på medarbetarna synpunkter om problem och medarbetarna upplevde att man hade liten eller ingen möjlighet att påverka arbetsplatsens utformning. Det ledde till en känsla av resignation och det skapades också långvariga arbetsmiljöproblem hos de flesta som deltog i undersökningen.

Ett problem med aktivitetsbaserade kontor är att det är svårt för medarbetarna att känna ägandeskap över sin arbetsmiljö. Därför är det viktigt att arbeta systematiskt med feedback från medarbetare så att de känner att de kan påverka sin arbetsmiljö och att hela kontoret är deras arbetsplats.

Tydligt syfte

En annan rekommendation är att man är tydlig med syftet och är ärlig med vad man vill uppnå med förändringen under implementeringsskedet. Om beslutet att satsa på aktivitetsbaserade kontor kommer uppifrån är det extra viktigt att man är tydlig med varför. Är det för att kapa kostnader så ska man säga det, då blir det lättare för medarbetarna att acceptera förändringen. Den stora kostnaden i en verksamhet inte är kontoret i sig, utan medarbetarna som arbetar där och skapar värde i verksamheten. När vi ser till att se till att kontoret anpassas för medarbetarna så att miljön främjar både hälsa och produktivitet är därför det absolut viktigaste för att förändringen ska löna sig.

Fysisk miljö bör kunna anpassas utifrån olika användare.

En annan rekomendation är att den fysiska arbetsmiljön – stolar, bord, tangentbord med mera måste kunna anpassas för olika användare. Det är något som man också bör ha beredskap för i organisationen. Vem ansvarar exempelvis för att hålla kontorsutrustningen i bra skick? Det är extra viktigt med flexibla kontor där medarbetarna saknar en fast kontorsplats. Kontorsmöbler är ofta utformade för att användas av en person under en längre tid. Dessa produkter är svårt att justera för medarbetare och i flexibla miljöer blir det dessutom ett större slitage. Här behövs en produktutveckling som stödjer delad användning och det aktivitetsbaserade arbetssättet.

Risker

Utformning och anpassning av kontoret utgår inte från medarbetarnas behov. Miljön är felanpassad. Det kan till exempel vara att tysta rum är inte tysta, det finns för få platser eller att det finns för få smårum i närheten till landskapet dit man snabbt kan flytta sig för att ta samtal om det behövs. Kontorsutrustningen är inte anpassad för delad användning, vilket gör det svårt för medarbetare att byta plats och justera utrustningen efter individuella behov.

Läs mer- Därför fungerar bara vissa flexibla kontor

Rekommendationer utifrån de vanligaste fallgroparna.

• Det krävs att man lyssnar på medarbetarna genom en inkluderande planeringsprocess
• Den fysiska miljön behöver också vara öppen för anpassning och förbättring.
• Va tydlig med syftet och är ärlig med vad ni vill uppnå
• Ta fram en ansvarig för att hålla kontorsutrustningen i bra skick
• Se till att miljön är anpassad utifrån organisationen med exemplevis tillräckligt med platser, tysta rum mm.