Framtida kontoret baserat på medarbetarnas preferenser

Fokus på ökad medarbetarupplevelse

2016 implementerade Ericsson en företagsomfattande strategi med fokus på effektivitet på organisationens alla nivåer. En del av strategin var att aktivt hantera och se över verksamhetens geografiska avtryck.

April 2020 klev Mikkel Lyngbo Nielsen in som Vice President, Chief Real Estate & Head of Real Estate, med fokuset inställt på att öka arbetsplatsupplevelsen i den då effektiviserade portföljen.

Så slog Covid till.

Den nya situationen innebar att Nielsen, bosatt i Köpenhamn, inte kunde resa till huvudkontoret i Stockholm. Ett kontor han endast besökt en gång tidigare, och ett nödvändigt resmål för att bilda sig en uppfattning om Ericsson som arbetsplats och påbörja arbetsplatstransformationen.

För att ändå kunna skapa sig förståelsen för arbetsplatsupplevelsen på huvudkontoret i Stockholm, och även på en global nivå, använde sig Ericsson av Leesmans Office enkät. Genom att addera Leesman Home Working modul, Leesman IT modul samt Leesman Wellbeing modul samlade Ericsson in relevant data från mer än 36,000 anställda på 102 kontor runt om i världen.

Leesman-resultat

Det övergripande resultatet visade på en bra arbetsplatsupplevelse. En väldigt bra sådan. Övergripande Lmi var 72.9 – i höjd med de högt rankade Leesman+ arbetsplatserna och väl över genomsnittligt benchmark på Lmi 63.0.

När Nielsen sedan jämförde resultatet för kontoren med resultaten för hemarbetsplatserna visade det sig att den övergripande upplevelsen att jobba hemifrån var ännu bättre (H-Lmi 74.5).

På samma tema, visade resultatet också att vissa aktiviteter inte fungerar optimalt i den virtuella uppsättningen hemifrån. Exempelvis svarade endast 51.2% att deras hem stödjer informella möten (jämfört med 85.5% för kontoret). Och endast 71.3% sa att de kände en organisatorisk samhörighet när de arbetade hemifrån.

I motsats bekräftade resultaten också att det fanns en anledning att fortsätta jobba hemifrån några dagar i veckan, i synnerhet eftersom vissa aktiviteter stöds betydligt bättre hemifrån än på kontoret. Till exempel konfidentiella affärssamtal (89.2% medarbetare stödda hemifrån i jämförelse med 78.9% stödda på kontoret), individuellt fokuserat arbete (87.7% jämfört med 84.0%) och läsning och kreativt tänkande (91% jämfört med 68.0% respektive 86.5% jämfört med 66.2%).

Skillnader i medarbetarnas hemarbetsmiljö hade också en större inverkan på det övergripande H-Lmi. Mer än 1 av 5 (22%) angav att de arbetade från en icke-avsedd plats i hemmet, exempelvis ett matbord, jämfört med 43.0% som arbetade från särskilt avsett rum eller kontor. Den förstnämnda gruppen hade ett H-Lmi på 65.7, jämfört med den senare som hade ett H-Lmi på 79.4.

Från insikt till handling

Ericsson använde sedan Leesmans data för att definiera fem stycken medarbetarprofiler, s.k. personas, karaktäriserade efter hur medarbetarna interagerar med sin arbetsplats. Dessa sammanfattade olika medarbetares behov kopplat till den framtida arbetsplatsen. För varje persona skapades en jämförelse mellan de 21 aktiviteterna och hur väl hemmet respektive kontoret stödjer utförandet av dessa.

En persona, benämnd ”the thehered” (den bundna), karaktäriserades av att dessa medarbetare utför majoritet av sina aktiviteter bättre ifrån kontoret. Medarbetare inom gruppen bedömdes använda kontoret på en daglig basis. För en annan persona, ”the adapter” (den anpassbara), passade kontoret för utförandet av vissa aktiviteter, men inte alla. Medarbetare inom denna grupp kan med andra ord utföra sitt arbete bra hemifrån, men inte för alla typer av aktiviteter. Gruppen indikerade att kontoret lämpade sig bättre för aktiviteter som innebär samarbete, såsom kreativt arbete och informella oplanerade möten.

Med hjälp av analysen och grupperingarna kunde Ericsson härleda lokala skillnader och förstå uppsättningen av persona på respektive site samt förstå vilka aktiviteter som mest troligt skulle genomföras på respektive av de kontor som deltog i enkäten. Persona-sammansättningen skapade således en guide för vilken typ av arbetsplatser som efterfrågades, från mötesrum till platser för fokuserat arbete.

Ericsson testade sedan koncept på fem pilot-kontor, baserat på mixen av persona, deras prioriteringar och preferenser för var de utför sina aktiviteter bäst.

För ett kontor, var exempelvis 60% av ytan tidigare allokerad för fokuserat, skrivbordsbaserat arbete – men efter analysen, fattade Ericsson beslutet att reducera ytan för skrivbord till bara 15%. I stället prioriterades mer yta för team-aktiviteter och socialisering baserat på det kontorets specifika persona-uppsättning.

Denna metodiska analys har genomgående tagits emot väl.

”Jag har haft över 50 sessioner där jag har pratat om vår framtida arbetsplats och ingen har hittills frågat mig ”Är du säker?”. När du presenterar robust efterforskning, som underlättar för databaserade beslut, blir det tydligt för alla att det är välgenomtänkt.”

För Ericsson var värdet av att kunna samla in data från sina medarbetare när de var hembaserade påtagligt. Fokus därefter är att säkerställa att kontoren, när de öppnar upp, anpassats och tillgodoser rätt yta och rätt teknologi - skapade för de personer som ska använda dem.