Fyrstegsprocess: säkra data för relevant utformning av den framtida arbetsplatsen

Den nya arbetsplatsdynamiken

Begreppet ”arbetsplats” har aldrig varit mer obestämt. Idag, mer än någonsin, finns det ett behov av att förstå betydelsen av kontoret, hemarbetsplatsen och de eventuella arbetsplatserna däremellan. Genom att sätta medarbetarnas upplevelse av hemarbetsplatsen i relation till deras upplevelse av kontoret kan verksamheter skaffa information för grundläggande beslut samt få viktig input till utformande av sin arbetsplatsstrategi.

Många organisationer står handfallna kring hur arbetsplatsen ska utformas och vad som bör tas i beaktande när medarbetarna återvänder till kontoren post-Covid. Att passivt vänta driver dock organisationen längre från medarbetarnas upplevelse och skapar således en barriär för att förstå medarbetarnas utvecklade behov som behöver tillgodoses när kontoret öppnar upp.

Med Leesmans ”Home working” frågor har vi samlat data från närmare 145,000 respondenter kring deras upplevelse av hemarbetsplatsen. Av dessa finns en representativ grupp på 22,000 medarbetare som besvarat frågor kring både kontoret och hemarbetsplatsen. Med hjälp av vad vi kan se för denna grupp har vi tagit fram en fyrstegsprocess kring hur organisationer kan säkerställa att relevant data för att fatta beslut kring utformningen av den framtida arbetsplats – kontor eller hemma.

Steg 1: Förstå utformningen av medarbetarnas hemarbetsmiljö

En av de viktigaste faktorerna för hur väl medarbetaren trivs med att arbeta hemifrån är den fysiska arbetsplats som finns att tillgå hemma. Datan påvisar en stark relation mellan trivsel med hemarbetsmiljön och tillgången till en dedikerad arbetsplats. Likaså påvisar datan att den som inte sitter vid en enskild arbetsplats, utan använder till exempel köksbordet som arbetsyta, har den sämsta upplevelsen.

Detta är kanske inte en överraskning i sig. Utmaningen ligger däremot i att veta hur upplevelsen skiljer sig inom organisationen och även hur samma medarbetares upplevelse av hemmet och själva kontoret förhåller sig till varandra. Att förstå detta förhållande och även förhållandet mellan olika grupper inom organisationen ger är ett viktigt inspel till utformandet av arbetsplatsstrategin.

Steg 2: Förstå hur medarbetarnas roller påverkar deras behov på arbetsplatsen

Medarbetarnas roller är avgörande för vad de behöver på arbetsplatsen. De medarbetare som har mer komplexa roller, det vill säga utför fler aktiviteter i sitt arbete, har också ett större behov av en differentierad arbetsplats med möjlighet att anpassa miljö efter aktivitet. Detta gäller både för kontoret och för hemarbetsplatsen.

Aktivitetskomplexiteten kan således säga vilka behov som finns på arbetsplatsen och vad som bör tas i beaktande vid anpassning av kontoret. Den kan också öka förståelsen för vilka medarbetare som har störst utmaningen att utföra sitt arbete hemifrån. Vår data visar just att hemarbetsplatsens begränsade variation inte tycks stödja de mer komplexa rollerna.

Genom att kartlägga medarbetarnas aktivitetskomplexitet och vilka aktiviteter som är mest förekommande blir det tydligt vilka aktiviteter kontoret bör utformas efter.

Steg 3: Förstå fördelningen av arbete tillsammans och individuellt arbete

Medarbetarnas roller kan fördelas baserat på hur mycket samarbetskrävande aktiviteter de utför. Utifrån de aktiviteter medarbetaren väljer som viktiga finns det en grupp aktiviteter som innebär hög grad av samarbete, till exempel ”Lära av andra”. Genom att gruppera medarbetarna utifrån graden av samarbete i deras roller kan vi jämföra upplevelsen av kontoret med hemarbetsplatsen och förstå vilken av dessa som bäst tillgodoser medarbetarnas behov.

Baserat på data från 22,000 respondenterna såg vi att medarbetare med högre samarbetsgrad hade en generellt bättre upplevelse av kontoret än av hemarbetsplatsen. Att förstå fördelningen för individuella organisation kan ge en övergripande indikation kring vart fokus bör ligga vid utveckling av kontorsmiljön och hur stort fokus som bör ligga på samarbetsytor eller individuella ytor.

Steg 4: Förstå vad nuvarande kontor tillgodoser (eller inte tillgodoser…)

Precis som att det i steg 1 är viktigt att förstå hur utformningen av hemarbetsplatsen påverkar den övergripande upplevelsen av att arbeta hemifrån, är det viktigt att förstå hur utformningen av kontoret påverkar upplevelsen just kontoret och framförallt hur dessa upplevelser förhåller sig till varandra.

Den framtida arbetsplatsen är sannolikt en mix av arbete hemifrån och arbete på kontoret. Genom att kartlägga hur medarbetarnas hemarbetsupplevelse och kontorsupplevelse förhåller sig till varandra kan organisationen få en ökad förståelse för vilka grupper som är mer angelägna om att komma tillbaka till kontoret. Det ger också en insikt i vad som kan behövas åtgärdas för de medarbetarna med en suboptimal upplevelse av hemmet relativt kontoret.

Här kan du läsa mer om datan från de 22,000 respondenterna och se graferna som kartlägger gruppen i de fyra stegen.