Guide för lyckade möten – steg 1

Mötets kvalitet kan avgöras väldigt tidigt

Normalt sett pratar vi på IsiCom primärt om hårdvaran kring digitala möten, för att värdet av produkterna är så ofantligt stort. Utrustningen för ljud och video kommer att avgöra kvalitén på dina möten, så är det bara.

Men om vi ska vara riktigt ärliga mot oss själva så sätts ju faktiskt ribban för mötets potentiella kvalitet långt före våra produkter kommer i spel. Det handlar givetvis om förberedelser, och vilka förutsättningar du har skapat för att mötet ska kunna bli så bra som det kan bli.

Så vilka delar ryms då i begreppet förberedelser?

1. Behöver detta vara ett möte?

Ett möte som inte behöver vara ett möte blir väl sällan ett bra möte, eller hur? Det finns ett antal grundläggande syften som behöver vara närvarande för att mötet i sig ska vara motiverat.
En bra tumregel är att kunna bocka av minst tre av dessa innan mötet planläggs.

• Jag har ett definierat mål för mötet.
• Detta måste diskuteras gemensamt.
• Detta måste förklaras muntligt.
• Vi måste nå gemensam konsensus.
• Detta har inte diskuterats tidigare.
• Den totala kostnaden för allas tid är motiverad för det här mötet.

Vad kan gå fel här?

Problemet som uppstår när du skapar ett möte som inte behöver vara ett möte är att en enda tanke stjäl deltagarnas uppmärksamhet: ”detta hade inte behövt vara ett möte”. Det andra problemet är att alla andra möten som faktiskt är motiverade blir lidande. Negativa mötesupplevelser spiller tyvärr över på andra möten också.

2. Att skapa bokningen

När du skapar en mötesbokning så skapar du också förväntningar och deltagande. Det är så viktigt att komma ihåg det.
Kan du bocka av alla tre punkter nedan så finns alla förutsättningar för ett lyckat möte.

• Jag har satt den möteslängd som krävs för att nå mötets syfte, utan att avrunda uppåt.
• I bokningen framgår syfte och innehåll så att deltagarna är förberedda före mötet.
• De personer som förväntas bidra mer specifikt vet om detta i förväg.

Vad kan gå fel här?

Det finns två olika uppträdanden från deltagarna som du riskerar genom att skapa en innehållsfattig och dåligt planerad bokning. En avig inställning eller brist på engagemang.

Tänk dig att du får ett sms från din partner som lyder:
”ring mig sen, vi behöver prata”

Tänk dig nu att det i stället står:
”ring mig sen, vi behöver prata om vad vi ska äta i helgen”

Finns det någon skillnad i ditt ingångsvärde för respektive samtal 😉?

3. Vem ska jag bjuda in?

Om möten skulle vara en sport så är det här vi skapar själva laguppställningen. Här avgörs dynamik, deltagande och resultat för mötet. Alla som berörs av mötets innehåll behöver kanske inte vara inbjudna för att mötet ska bära frukt. Somliga kanske bara behöver informeras efteråt?
Kan du för varje person du planerar att bjuda in bocka av minst tre av punkterna nedan?

• Personens roll i mötet går att definiera.
• Personen krävs för att nå mötets mål.
• Personen förväntas ha en aktiv roll.
• Mötets innehåll har en direkt anknytning och påverkan för den här personen.
• Personen är tillgänglig vid den utsatta mötestiden.

Vad kan gå fel här?

Har du någon gång befunnit dig i ett möte där du undrar vad du gör där? Spenderad tid är något vi aldrig kan få tillbaka, och därför är det inte så svårt att förstå den negativa påverkan slösad tid har på oss. Sitter det en eller flera personer i ett möte som har den känslan så påverkar det tyvärr hela mötet, och alla deltagare. Inte bara det, utan även nästa möte med liknande konstellation har redan i förväg en ogynnsam prägel.

4. Mötespolicy

Att ha en överenskommelse kring hur vi tillsammans hanterar möten kan göra en värld av skillnad. Här kommer ett enkelt förslag till hur en sådan överenskommelse skulle kunna se ut. Kanske är det klokt att denna till och med står med vid varje mötesinbjudan?

• Video ska vara aktiverat.
• Headset eller konferenshögtalare ska användas.
• Anslut dig till mötet i tid.
• Börja inte om mötet för de som ansluter sent om det inte är absolut nödvändigt.
• Förbered material som ska presenteras i förväg.
• Avsluta mötet senast vid utsatt tid. Är målet nått tidigt så avsluta mötet tidigt.

Lycka till med ditt nästa möte!