7 tips- för effektiv digitalisering

För att lyckas med digitaliseringsresan krävs fler faktorer än vad många företag tänker på, det är en mycket konkret erfarenhet jag gjort. Sådant som vid första anblicken ser ut att inte tillhöra sammanhanget får ofta vital betydelse.

Jag har listat sju punkter som för mig är avgörande för att en intern digitaliseringsprocess ska lyckas.

1. Ledaren måste agera sponsor i förflyttningen

Som ledare för en grupp är du och ditt engagemang i förflyttningen helt avgörande. Jag brukar tala om det som ett sponsorskap, eftersom det handlar om att ta ägandet - att formulera din riktning och målbild med förändringen.

Detta är ofta en process som tar tid. Du behöver konkretisera för dig själv vad förändringen innebär för ditt självledarskap, för ert samarbete och för ditt ledarskap. På samma gång ska du lära dig den nya tekniken som ingår i förändringsresan, och verkligen förstå hur er metodik ska implementeras för att arbeta hållbart och effektivt.

Du måste hela tiden visa förändringen med dina egna beteenden – inte bara fatta beslut som andra ska leva efter. Och det betyder även att du behöver vara öppen med vad du tycker är svårt, men att du gör det ändå. Ju mer du delar med dig desto mer engagemang skapar du i din organisation.

Jag brukar säga att ju djupare kulturellt du vill att förändringen ska vara, desto mer behövs av dig.

2. Ge cheferna stöd under resans gång

För att fortsätta resonemanget från första punkten – ledare måste gå i täten, annars leder de inte. Förändringen sker uppifrån och ned, inifrån och ut.

Men för att detta ska fungera måste alla chefer och teamledare få chansen att förstå vad de nya arbetssätten innebär för dem och deras medarbetare. Samt tid att implementera de nya processerna och tekniken innan de ska stötta sina medarbetare.

Alltför ofta händer det att projektgruppen bakom en digitaliseringsresa droppar den nya strategin i knäet på organisationens chefer. Detta kommer att leda till misslyckande. De måste få utbildning och stöd från allra första början, och sedan kontinuerligt stöd under hela resans gång.

3. Involvera individen på riktigt

En viktig fråga att ställa innan ni drar igång en digitaliseringsprocess är denna: Vill ni ha en transformation eller en uppdatering av organisationens digitala kompetens? Det är långt från samma sak och om det är en verklig transformation ni är ute efter måste ni utgå från de människor som ska delta i den på riktigt.

De behöver tid och kunskap för att förstå varför förändringen är viktigt, varför det inte finns andra alternativ som fungerar. Du måste hjälpa dem att se fördelarna - vilka vinster de gör på ett personligt plan. Några exempel kan vara större frihet, mer tid och energi.

Utöver detta måste du och de andra i ledningen också beskriva förflyttningen i form av konkreta beteendeförändringar, så de förstår vad som förväntas av dem. De måste känna sig både involverade och förstådda i förändringen, och att det finns utrymme för dem att påverka. De ska veta att det finns någon att prata med om de kör fast.

Slutligen måste de se att organisationen stannar upp med jämna mellanrum och firar att man är på rätt väg, eller korrigerar utvecklingen om det behövs.

4. Teknik är viktigt, men rätt metod grundad i hjärnans förutsättningar är ännu viktigare

Tekniken, de digitala verktygen, är givetvis viktiga i en digitaliseringsresa. Men syftet med digitalisering är inte digitalisering, det är att möjliggöra något annat. Troligen är syftet något i stil med att ni vill öka er konkurrenskraft genom ett smartare resursutnyttjande av människorna i er organisation, alltså ökad effektivitet.

Vi ser så ofta att digitaliseringen gör era människor mindre effektiva och mer stressade för att ni bygger förändringen utifrån fel förutsättningar, ett omedvetet antagande om att tekniken i sig gör er effektiva.

Ett exempel är att vi utgår från att ökad tillgänglighet genom digitala möten gör oss effektivare, vem som helst kan delta i ett möte när som helst, det låter ju bra. Men med en princip eller ett mindset av att vilja maximera tiden så hamnar många i en mötesinfarkt av dålig kvalitet med ett överflöd av information som ökar stress och sänker den kognitiva förmågan, framförallt över tid.

Utgår ni istället från hjärnans principer för tankearbete som säger att fokus är prioriterat framför att maximera tiden kan ni utveckla en metod som säkerställer en rytm som optimerar era medarbetares prestationsförmåga. Genom digitalisering kommer då mötena bli mer effektfulla genom alla möjligheter som finns med den nya tekniken.

Det behövs alltså riktlinjer och metoder som är grundade i människans förutsättningar för att prestera över tid. Exempel på dessa är:

• Optimera fokus istället för att maximera tiden
• Transparens och öppenhet men avgränsade sammanhang
• Visualiserade påverkbara prioriteringar för organisation, team och därmed individ
• Autonomi och utrymme för självledarskap

Rätt teknik är en förutsättning, men en gemensamt principiell förankrad arbetsmetodik är ännu viktigare. Därför att den innebär att vi strävar efter balans mellan behovet av eget fokus, tillgänglighet och möten samt behovet av tydlig styrning och eget ägarskap och ansvar

Det krävs metodik i tekniken – annars blir det kaos!

5. Finansiering för hela resan

En framgångsrik digitaliseringsprocess kräver en budget som även täcker resan era medarbetare behöver göra med sitt mindset och sina arbetsmetoder. Investeringen handlar inte bara inköp av nya tekniska verktyg, fysisk arbetsplats och den implementering som följer med detta, eller för att tillsätta en projektgrupp som tar fram strategin.

Ställ er frågan vad det skulle vara värt att på riktigt ha medarbetare och chefer som arbetar hållbart och effektivt, som med hjälp av tekniken ökar kreativitet och produktivitet, minskar stress och frustration. Och därmed stannar längre och är mindre sjuka.

Ofta ser vi att budgeten är kraftigt viktad mot teknik och arbetsplats, trots att alla är överens om att bolagets värde sitter i välmående högpresterande medarbetare som stannar längre. Paradoxalt.

Varje medarbetare behöver gå igenom sin egen resa i mindset, kompetens, färdighet och förhoppningsvis ett hållbart utvecklat beteende, annars uteblir ju värdet av hela förändringen. Det kräver alltså att ni stöttar med olika insatser över tid för att få majoriteten till ett nytt stabilt arbetssätt.

6. Kommunikation som bygger gemenskap

Att det krävs kommunikationsinsatser när en förändring ska införas har de flesta företag stor insikt i. Jag lärt mig är att det även är viktigt att arbeta strategiskt med kommunikationen från rätt avsändare med rätt budskap vid rätt tillfälle.

Medarbetare behöver höra om vissa saker från ledningen, andra saker från sina närmaste chefer och ambassadörer. Ju längre förändringen pågår är det också kraftfullt att jobba med interna exempel på en lyckosam förändring.

Med en medveten strategi kring avsändare, målgrupp, budskap och kanaler kan kommunikationen bli det som skapar samhörighet kring hela transformationen. Alla rör sig i sin takt men ändå i en gemensam riktning och en känsla av framdrift.

7. Rätt överlämning

Jag vill avsluta med en mycket viktig erfarenhet. När förändringsresan går från sin projektstatus till en del av organisationens löpande verksamhet är det avgörande för framgången att detta planeras för i god tid, och att det finns kunniga och engagerade mottagare, som tar jobbet vidare. Alltför ofta har jag bevittnat att överlämningen sker från en driven projektledare till en trött förvaltare, och då blir resultatet därefter.

Överlämnande får inte ses som självklarhet, eller göras styvmoderligt. Det måste ske med ledningens engagemang och en konkret budget – bara då sker en bra övergång in i det strukturerade arbetsmiljöarbetet.

Varje team behöver också stanna upp och uppdatera sina gemensamma riktlinjer och överenskommelser för beteenden samt följa upp effekt för att utvecklas i rätt riktning över tid. Det blir ett viktigt ledaransvar. Omvärlden och verktyg förändras hela tiden.

Ta med dig det här

Som du ser dyker några saker upp igen och igen i min genomgång. Hur viktigt det är att ledning och chefer är involverade och engagerade. Hur avgörande det är att fokusera på människorna först, sen metoderna och sist tekniken. Samt att få all de delar som behövs i förändringsresan på plats, från utbildning och budget till kommunikation och kontinuitet.

Om du tar med dig de här delarna har ditt företags digitaliseringsresa betydligt större chans att lyckas