Hjärnsmarta kontor skapar framgångsrika organisationer och välmående medarbetare

Låt oss inleda med ett tankeexperiment

Du ska bege dig ut på din längsta vandring någonsin. En 10 mil lång vandring genom Alperna i Österrike, utspridd över fyra dagar. Du planerar noga. Din ryggsäck från vinden verkar hålla fortfarande och rymmer mycket. Du tänker att du nog orkar bära den, men du är osäker på hur länge. För att testa belastningen promenerar du med 30 kg packning på ryggen hemma. Du har tränat för att klara av distansen, men du har inte belastat dig så här på länge. Mat och näring har du planerat i förväg, precis som stoppen och rutterna. Vädret och vinden är kollade, och du har anpassat distans och tid efter förutsättningarna. Vandring i ljust och torrt väder är bättre än i mörker och regn. Du är redo och har planerat efter dina resurser för din livs vandring.

Låt oss nu ta ett annat exempel. Du ska leda och driva företagets mest komplexa och stora projekt på årtionden. Mycket ansvar vilar på dina axlar. Du känner att projektet är som en virtuell ryggsäck som kan vara tyngre än 30 kg. Du har en blandning av skräck och entusiasm över utmaningen. Du känner till ramar och förutsättningar för projektet och när det förväntas vara klart. Trots att du är en erfaren projektledare har du inte stött på något liknande tidigare. Du känner ändå att du kan klara det. Du är redo att jobba hårt och lägga extra timmar vid behov. Företaget tillhandahåller resurser enligt prioritet och kontoret har bra mötes- och arbetsytor. Det finns även möjlighet att arbeta hemifrån.

Ser du skillnaderna i resonemang mellan dessa två narrativ? Vi kan planera och förbereda oss för en fysisk utmaning som vandring, men när det kommer till att leda komplexa projekt är det svårare att relatera till hur vår primära resurs, hjärnan, påverkas.

Kognitivt vs automatiskt

Vi tenderar att inte inse att hjärnans resurser är begränsade och att all form av kognitiv belastning kräver mer energi än det automatiska. Tänk på skillnaden mellan att förklara hur du gör för att gå till cykelrummet och sedan ta dig till jobbet och att faktiskt göra det. Att gå är automatiskt för de flesta efter 2 års ålder, lite senare lär sig de flesta vanligen att cykla och att låsa upp lås med nycklar. Det var oerhört svårt att lära sig det och för det lilla barnet när det begav sig. Det krävdes träning och repetition (och en del skrapsår) tills nervbanorna skapat de mönster som behövs. När vi väl lärt oss tänker vi aldrig mer på detaljerna i hur vi styr nervsystemet att skapa stimulans till muskler som i sin tur lyfter en fot och riktar den framåt osv. Det är inte ens jobbigt för hjärnan att genomföra aktiviteten att ”ta sig till jobbet”.

Vi har biologiska utmaningar som gör oss dåliga på att tänka långsiktigt och kognitiva bias påverkar hur vi tänker. Vi tenderar till exempel ofta att överskatta vår förmåga, vilket kan vara bra men också farligt.

Människan i den fysiska arbetsmiljön

Vad kan organisationen göra och hur kopplar vi människan till den fysiska arbetsmiljön? Låt oss använda vårt tankeexperiment som en analogi och fokus för att skapa en arbetsmiljö som stöttar våra behov. Din hjärna är en naturlig del av din kropp. Du märker inte synapser lika tydligt som när du sätter foten i backen. Synapser är små ögonblick av elektronisk eller kemisk kommunikation mellan neuroner. De är nödvändiga för rörelse och andra funktioner. Att gå är automatiserat och kräver inte mycket kognitiv belastning. Resurskrävande funktioner inkluderar problemlösning, beslutsfattande och kreativt tänkande.

Din hjärna blir trött av långvarig kognitiv belastning, men du märker det inte på samma sätt som när du går uppför en backe. Människor klarar djuparbete i 20–30 minuters intervaller. Störningar, som kollegor som avbryter eller notifikationer, gör dig trött.

Vissa sysslor utförs bättre hemma än på kontoret enligt bland annat Leesman*. Både individuellt och i grupp kräver djuparbete rätt förutsättningar. Hjärnan behöver vila och variation. Ljusinsläpp från solen är viktigt för vårt välmående och påverkar vår förmåga till uppmärksamhet. Ljudnivåer är också avgörande för fokus och djuparbete.

Färg, dofter, texturer och ytor kan också påverka vår arbetsmiljö och bör beaktas när man utformar kontoret. Människor tenderar att reagera positivt på naturens påverkan, så att integrera naturliga element kan vara gynnsamt för arbetsmiljön.

Många arkitekter och inredningsarkitekter tänker i dessa termer när de designar arbetsplatser. Men det är viktigt att förstå att budget och målsättningar kan påverka utförandet. Organisationer bör noggrant överväga vad som är bäst för medarbetarna och hur arbetsmiljön kan stödja deras prestation och välbefinnande.

Slutligen, organisationen skapades av människor med syftet att organisera och skapa värde genom samarbete. Därför bör organisationen serva medarbetarna på bästa sätt. Att bygga en arbetsmiljö som främjar fokus, kreativitet och samarbete är avgörande för att skapa en framgångsrik och välmående organisation.

Sammanfattning

Kontoret bör utformas med människor i åtanke, för att underlätta individuellt arbete och samarbete. Ljusinsläpp, ljudnivåer och anpassade arbetsmiljöer är viktiga för att stödja hjärnans välbefinnande och effektivitet. Organisationer bör prioritera medarbetarnas behov och skapa en arbetsmiljö som hjälper dem att prestera på sin bästa nivå. Genom att göra det, kommer organisationen inte bara att uppnå framgång utan också skapa en positiv och hållbar arbetsmiljö för alla.



*Företag som mäter och analyserar arbetsplatser sedan över 10 år och har över 1 000 000 enkätsvar till sitt förfogande i det som även kallas Leesmanindex.

PETER ROBERTSSON
Senior konsult & Förändringsledare, GoToWork – Part of Drees & Sommer