Hur blir ni en framtidsarbetsplats genom smarta digitala lösningar?

Det senaste året har inneburit stora omställningar för företag över hela världen. Team är mer utspridda än någonsin och fysiska möten har helt eller delvis ersatts av digitala möten. Vilka möjligheter skapar det för företag? Hur skapar ni en framtidssäker arbetsplats med hjälp av smarta digitala lösningar?

Spara

Genom digitala smarta lösningar

Team är mer utspridda än någonsin och traditionella, fysiska möten mellan medarbetare har blivit helt eller delvis ersatta av digitala möten. Samtidigt har den här förändringen på sätt och vis inneburit en möjlighet för företag. En möjlighet att använda smarta digitala lösningar till att både optimera arbetsplatsen, men även för att upprätthålla engagemanget med praktiska tillämpningar avsedda att lösa verkliga arbetsplatsfrågor.

Covid-19-pandemin har inte förändrat framtiden, men den har tagit oss dit snabbare. Smarta digitala lösningar för arbetsplatser som för ett par år sedan var ”bra att ha”, blir alltmer relevanta i takt med åtgärder och verktyg som förbättrar välbefinnande och hälsa på arbetsplatsen. Detta gör att det blir viktigare än någonsin att se till att rätt digitala verktyg finns på plats för att kunna skapa en framtidens arbetsplats. I detta kunskapsinlägg går vi igenom konkreta aspekter som ni borde ha i åtanke när ni skapar en framtidssäker arbetsplats med hjälp av smarta digitala lösningar.

Varför är digitala lösningar viktiga?

De flesta företag använder i någon mån digitala lösningar för att hantera en del av sin verksamhet och sina affärsprocesser. Digitala lösningar för hantering av personal, ekonomi och löner har till exempel hjälpt många företag att förenkla de nödvändiga processerna. Om de införs på rätt sätt leder dessa lösningar även till lägre kostnader. Detsamma gäller även för arbetsplatser. En smart digital lösning hjälper dig att planera och hantera dina arbetsplatsrutiner, hitta sätt att öka effektiviteten och sänka kostnaderna, hantera tillgångar, leverantörer och mycket mer. När ett företag kan utnyttja den sortens effektivitetsökningar och kostnadssänkningar för att istället investera i sin personal kommer medarbetarnas engagemang, och även deras produktivitet, att öka.

Den framtidssäkrade, flexibla och smarta arbetsplatsen som aldrig slutar utvecklas

Anpassningsförmåga är allt! Att investera i en smart digital lösning för arbetsplatser, med ett öppet API som gör det möjligt för programvara från tredje parter att ansluta, gör din arbetsplats framtidssäker. Med sådan digital lösning kan du fritt välja de applikationer som är bäst lämpade för just dina arbetsplatsbehov. Andra system och applikationer kan enkelt ansluta till smarta digitala lösningar med den här flexibiliteten, öppenheten och anpassningsförmågan. Det här är vad du behöver för att kunna växa med tiden och för att kunna påbörja en kontinuerlig förändringsprocess där du bättre kan förstå vad som händer på arbetsplatsen och hur du kan anpassa detta efter medarbetarnas behov. När ny programvara och smarta arbetsplatsapplikationer utvecklas gör även din arbetsplats det.

Bokningsbara utrymmen

När medarbetare är fysiskt närvarande på arbetsplatsen är en viktig faktor för företag huruvida arbetsplatsen utnyttjas effektivt. Samtidigt som kostnader måste hanteras, måste företag även ta hänsyn till att medarbetare förväntar sig att kunna använda samma smarta digitala lösningar på arbetsplatsen som de gör privat, men allt från appar till smarta sensorer.

Smarta digitala lösningar för arbetsplatser som gör det möjligt för medarbetare att boka mötesrum, arbetsplatser och tillhörande tjänster via en app är därför inte bara effektiva, utan möjliggör även en sömlös planering av arbetsdagen. Under pandemin har det varit särskilt användbart att kunna boka säkra arbetsytor i förväg, men detta är även en viktig aspekt när vi går mot ett sätt att arbeta där vi kombinerar arbetsplatsen med hemmakontoret.

Digitala lösningar för medarbetarnas välbefinnande

När en medarbetare har bokat en arbetsplats på kontoret, både under och efter pandemin, vill de kunna känna sig säkra och kunna lita på att deras arbetsgivare gör allt de kan för att garantera säkerheten på arbetsplatsen. Sedan Covid-19-krisen började har medarbetare känt oro för luftkvalitet, renlighet och andra områden som kan påverka deras hälsa. Därför är det en stor fördel om arbetsplatsen har en digital lösning som gör det möjligt för anställda att kontrollera koldioxidnivåerna i ett mötesrum som de går in i, se hur ofta rummet ventileras eller se när rummet senast städades eller desinficerades. I princip det enda som krävs är platsinformation och en länk till arbetsplatsens hanteringssystem vilket kan tillhandahålla de platsbaserade uppgifterna.

Smarta sensorer för utrymmesbeläggning

I flera år har det funnits starka verksamhetsbilder som tyder på att organisationer kan sänka sina arbetsplatskostnader genom att installera sensorer som ger dem korrekt information om vilka arbetsplatser och mötesrum som är upptagna, samt när och under hur lång tid. Organisationer som har infört dessa digitala lösningar har ofta upptäckt lägre beläggningsgrad än de förväntade sig, har bland annat kunnat minska storleken av arbetsplatsen, samt ändra antalet mötesrum, deras storlek och utformning. Men för många företag var detta inte övertygande nog för att investera i olika typer av digitala lösningar för arbetsplatser innan pandemin. Nu har dock sensorer för arbetsplatser fått en ny roll att spela då de identifierar huruvida säkra beläggningsgränser och -tätheter följs, samt gör det möjligt att upptäcka var det finns lediga skrivbord och arbetsstationer. De hjälper företag att identifiera var ”hot spots” kan uppstå, vilket kan vara ett orosmoment när det gäller potentiell spridning av Covid-19.

När det gäller utrymmesplanering och budgetering är denna typ av datauppgifter ovärderliga och de kan vara till hjälp vid prioriteringar av var resurser ska användas för att förbättra arbetsplatsen. Sensorer kan även integreras med bokningsbara utrymmen på andra sätt för att till exempel övervaka arbetsplatsens klimat. Om medarbetare föredrar ett svalare rum kan de använda sådana data för att hitta ett mötesrum som passar deras preferenser.

Beröringsfria arbetsplatstjänster

Beröringsfria tjänster är också en viktig aspekt av digitala lösningar för framtidens kontor. Ett exempel på en industri som har tillämpat detta tankesätt framgångsrikt under pandemin är matleveranstjänster såsom Foodora, som börjat erbjuda beröringsfria leveranser. Kunder kan hämta upp beställningarna utanför restaurangen eller få dem lämnade utanför ytterdörren. Det här konceptet skulle även vara användbart för restauranger och tjänster på arbetsplatsen. Inom science fiction ser vi ofta att olika bekvämligheter finns tillgängliga med en enda knapptryckning, och i verkligheten har vi också rört oss i den riktningen. Men om knapparna sitter på våra personliga enheter (mobiltelefoner och surfplattor) undviker vi faran med beröringsrelaterad smittspridning och hjälper framtiden att anlända mycket tidigare.

Interaktiva kartor och lagring av data

Med digital wayfinding kan du visualisera din arbetsplats, vilket utöver den uppenbara fördelen med att hjälpa medarbetare att navigera även fungerar som en fantastisk grund när arbetsplatsdata ska läggas till. Kartans utformning gör det möjligt för medarbetare och besökare att navigera sömlöst inne i arbetsplatsen, mellan byggnader och även utanför arbetsplatsområdet. I denna sorts digitala lösning kan en unik kartvy skapas för att markera vart viktiga tillgångar, som skrivare, belysning eller möbler, finns. Digitala register över arbetsplatsen och dess tillgångar kan hållas uppdaterade, särskilt om det sker regelbundna renoveringar och förändringar. Kartvyn kan även ofta skräddarsys för olika användargrupper, med möjlighet till gråzoner som till exempel endast är relevanta för vissa avdelningar. Härifrån kan användare söka efter specifika platser, ända ned till ett visst rum eller en intressant plats, t.ex. en restaurang. Att ha en kartkomponent tillgänglig för medarbetare bidrar till att skapa ett bra första intryck och förbättra medarbetarupplevelsen.

En karta fungerar även som en bra bas för lagring av data, vilket kan göra det möjligt för företag att kontrollera arbetsplatsernas temperatur och luftfuktighet på distans eller att slå på och av lamporna. Med många anställda som arbetar hemifrån är det viktigt att ha tillgång till verktyg som gör att vissa funktioner kan hanteras på distans.

Genom att investera i smarta digitala lösningar kan företag få betydande fördelar som ständigt utvecklas. Att samla in arbetsplatsdata ger flera lager av information om den dagliga användningen av arbetsplatsens resurser, och därmed relevanta data som behövs för att optimera och förbättra arbetsplatsengagemanget. De ovannämnda aspekterna är viktiga faktorer att ha i åtanke för företag som vill bli en framtidsarbetsplats genom smarta digitala lösningar, och på så sätt utveckla arbetsplatsen parallellt med företaget och dess arbetssätt.

Relaterade inlägg

Laddar inlägg