Hur lägger du upp en arbetsplatsstrategi?

För att gå framåt behöver vi titta bakåt

Alla verksamheter har sina särskilda anledningar att förändra en arbetsplats. Vissa sitter med för stora lokaler som inte är ändamålsenliga, upplevs tomma, kostar för mycket i både miljö och pengar att underhålla och att värma upp – och kyla ner. Vissa verksamheter har vuxit ur sina lokaler, och arbetssätt. Andra lokaler har helt enkelt blivit omoderna. Oavsett anledning till förändring så är det viktigt att börja med den klassiska frågan ”Varför?”

Varför ska vi göra en förändring och till vilken nytta?

För att nå ett resultat som alla blir nöjda med börjar ni med att backa bandet och titta på era behov. Det görs med hjälp av ett antal frågeställningar. Några frågor behöver alltid besvaras, andra är specifika för er verksamhet.

Exempel på frågor till en arbetsplatsstrategi

• Hur mycket använder ni kontoret idag - och till vad?
• Vilka arbetssätt behöver ni stöd för och vilka behöver ni utveckla?
• Behöver medarbetarna själva kunna styra hur och var deras arbete utförs?
• Vilka funktioner behövs i ert nya kontor?
• Vilka miljöer passar er för att ni ska kunna utföra era arbetsuppgifter på bästa sätt?
• Har ni några specifika tekniska behov?
• Vilka digitala krav har ni på er idag och framöver?
• Hur kan medarbetarna utbildas och samarbeta i t.ex. Microsoft 365 och Teams?
• Vilka ekonomiska resurser krävs?
• Vilka behov, krav och önskemål har medarbetarna vad gäller utbildning och teknisk utrustning?
• Har ni rätt antal kvadratmeter till er kontorsyta idag? Ska ni flytta eller bygga om?
• Är lokalerna placerade på rätt geografisk plats sett till kundbehov, medarbetares resvägar och totalt kostnadsläge?

Svaren leder till strategin

Svaren får ni fram i djupintervjuer med till exempel ledningsgruppen och ett antal nyckelpersoner. De kan också fångas upp i medarbetarenkäter. All information arbetas igenom och analyseras. I arbetsplatsstrategin sammanställs alla behov och önskemål.

Ett vanligt förekommande problemområde handlar om hur lätt eller svårt det är att boka olika mötesrum. Ett annat område som brukar vara centralt handlar om upplevelsen av lunchrummens och fikaplatsernas funktioner.

En viktig informationskälla för strategin handlar om beläggning. Hur upplever ni att kontorets olika delar används (i normalfall/innan pandemin)? En beläggningsmätning genomförs för att granska om upplevd beläggning överensstämmer med faktisk beläggning. Då visar det sig om behovet av vissa funktioner, såsom mötesrum, behöver utökas eller minskas i de nya lokalerna.

Strategin lägger grunden för genomförandet

Utifrån svar, upplevelse och behov arbetar man sig systematiskt igenom kontorets alla olika funktioner. Allt ifrån skrivarrum till utbildningslokaler. All denna information beskrivs i en strategi. Strategin lägger grunden för vilka behov som det nya kontoret behöver uppfylla. Nu kan genomförandet av den förflyttning ni vill göra börja. Dags för layoutarbete och förändringsresa mot nya arbetssätt.

Ta gärna hjälp av någon som kan ta fram relevanta frågeställningar för just er verksamhet så att ni får den arbetsplatsstrategi som ni behöver.

Till alla er som står inför ett eller flera val gällande lokal och nya arbetssätt önskar jag LYCKA TILL!