Hur ska ni arbeta i framtiden egentligen?

Vi lever i en värld där förändringstakten går allt snabbare, ibland får vi en rejäl knuff framåt som när vi drabbas av en pandemi. Flexibilitet är betydligt vidare begrepp idag än innan pandemin. Utan att dra alltför långgående slutsatser ser vi i undersökningar en trend – hemarbete kommer fortsatt att vara en del av framtiden. En sak är säker - kontoren kommer att ha en helt annan funktion i framtiden!

Spara

Fönster för förändring

En grundläggande regel är att en väl utformad lokal ska stödja medarbetarna och det sätt vi arbetar på tillsammans. I begreppet "utformad" lägg även in, utöver planlösning, aspekter som arbetsmiljö och teknik.

Tekniken har tagit ett stort språng under pandemin, här har vi tvingats att uppdatera våra verktyg i en aldrig tidigare skådad takt. Vi behöver fortfarande utbilda oss i mötesteknik i de nya verktygen men det fungerar. Här ligger många organisationer i framkant idag.

Arbetsmiljö är ett vitt begrepp och omfattar många olika delar och kräver ett eget inlägg och behandlas inte här.

Fokusera på hur ni skapar en väl utformad lokal och hur man startar ett framgångsrikt projekt. Hur når man ett lyckat resultat och var börjar man? Många börjar med att springa på stan och titta på lokaler i ett försök att hitta den rätta lokalen. I början av projektet kanske man anlitar en arkitekt med fokus på att rita det nya kontoret utan att veta vad för krav du behöver ställa på arkitekten, att den aktivt arbetar med arbetssättet till exempel eller det minst verksamma alternativet, att du bara köper in lite nya möbler. Oavsett val av alternativ är det att börja i fel ände, ni kommer inte att ha svar på hur ni vill att ert kontor ska utformas. Risken är stor att det inte kommer att stödja hur ni arbetar tillsammans.

Ett viktigt konstaterande är att ett lokalprojekt öppnar ett fönster för förändring. Projektstarten är ett utmärkt tillfälle att ställa saker på sin spets och ifrågasätta hur hur ni ska jobba tillsammans. Det är ju i allra högsta grad aktuellt i samband med den period av förändrade förutsättningar vi går igenom just nu.

Den stora frågan man bör ställa sig är - hur ska vi jobba bättre tillsammans i framtiden egentligen? Nedan redovisas en enkel guide för att komma vidare. Här kan det vara bra att ta in en extern konsult för att skapa en handlingsplan och en objektiv syn.

Arbetsätt först - lokaler i andra hand

I samband med ett beslut om någon form av lokalförändring, oavsett om det är en flytt eller en ombyggnad av befintliga lokaler, rekommenderar vi att ta startpunkten i erfarenheterna från den pågående pandemin. Det gäller i alla typer av lokalprojekt men i ännu högre grad i dessa tider.


Med startpunkt från den senaste tidens erfarenheter ställ er följande frågor:

  • Rekommendationen är att i första hand titta på ert nuvarande sätt att arbeta tillsammans. Tänk inte lokaler i första hand, fokusera enbart på arbetssättet. 1. Hur bra har arbetet fungerat under pandemin? Ställ frågan med utgångspunkt från kommunikation/delaktighet, hur väl ni kunnat göra ert jobb, hur möten har fungerat, gruppkänsla mm
  • I nästa steg ställer vi det i relation till innan pandemin. 2. Hur bra arbetade vi tillsammans innan pandemin? På samma sätt tar ni utgångspunkt i kommunikation/delaktighet osv. men med tillägget hur det fungerat mellan medarbetare och chefer, mellan enheter, förståelse för olika enheters roll, kunskapen om den gemensamma övergripande leveransen mm.
  • Med resultatet av ovan övning tar ni sikte på framtiden. Försök att tänka utanför boxen, jobba på drömläget och här är alla önskningar välkomna. - Vad saknas för att vi ska kunna utveckla vårt arbetssätt om det här blir vårt "nya normala? - Vilka är våra styrkor? Vilka är extra värdefulla om detta sätt att arbeta blir det "nya normala"?
  • När ni har svaret på dessa frågor är ni redo att gå vidare och fundera på lokalerna. Utmana er att tänka in i framtiden och ställ er frågan: - Hur behöver ni utveckla och förändra ert kontor för att det ska få en bättre funktion i framtiden?
  • Nu är det dags att ta fram kravspecifikationen för er nya, eller ombyggda lokal, och med detta arbete som grund. Vilka behov är det vi ser egentligen?

Relaterade inlägg

Laddar inlägg