Involvering av medarbetare mot aktivitetsbaserade kontor- 9 konkreta råd

Ett exempel på "det beror på"

Hur övergången till ett aktivitetsbaserat kontor upplevs utifrån arbetsmiljö, hälsa och produktivitet, skulle kunna sammanfattas med ”det beror på”. Därför rekommenderar jag att ni läser både kunskapsinlägget och bifogad rapport/ sammanställning.

Ett exempel på "det beror på":
Den som flyttar från kontorslandskap upplever att ljudmiljön förbättras i ABK-miljön. Hur anställda upplever nya kontorslokaler beror bland annat på om planlösning och design gör det möjligt att arbeta i de olika zonerna som det var tänkt, om man haft ett gediget implementeringsarbete samt om det finns tydliga förhållningsregler, som även de är väl förankrade. Se konkreta råd för en lyckad implementering i sammanfattningen.

Ett ständigt pågående utvecklingsarbete

Utifrån den kunskap som sammanställning( se bifogad PDF) omfattar finns en rad konkreta råd om hur man skapar en arbetsmiljö som fungerar bra för både individ och organisation, för både hälsa och prestation. Varje organisation har sina förutsättningar och dessa ändras ständigt. Inte minst blir detta påtagligt mitt i en pågående pandemi.

Det viktigaste medskicket är måhända att utifrån forskningens kunskap och i dialog med medarbetarna vara öppen för att prova nya lösningar som man sedan utvärderar innan man går vidare. Att ta steg för steg, men att bygga dessa på kunskap och aldrig glömma att involvera medarbetarna. Ett flexibelt delat användande av arbetsytor förutsätter ett omsorgsfullt arbete avseende såväl kontorsmiljö och hjälpmedel som regler. Förändringsarbetet tar sats redan i planeringsstadiet men behöver fortgå in i den nya miljön med det nya arbetssättet till dess att det blir en integrerad del av vardagen.

Några tankar kring utdrag av sammanställningen

• Individanpassning: för att ABK ska kunna fungera bra även för personer med funktionsnedsättning måste det finnas system för att fånga upp individuella problem och möjliggöra anpassningar vid behov. Detta gäller särskilt vid psykiska besvär och kognitiva svårigheter.
• Framgångsfaktor: Det finns skillnader mellan olika arbetsmiljöarbeten. Där det lyckas bättre är där förbättringsarbete är kopplat till ABK utöver en tydlig roll- och ansvarsfördelning, systematik kring skyddsronder, procedurer för att ta emot och hantera medarbetares förslag, ärendehantering kopplat till felanmälningar samt ett kontinuerligt förbättringsarbete (Babapour 2019-2). Dessa är av vikt i arbetsmiljöarbetet för att få ABK att fungera över tid.
• ABK erbjuder möjlighet till att skapa en matchning mellan aktiviteter, behov och arbetsytor. Dock är det delvis beroende på mängden interaktion i arbetet och delvis upp till medarbetarna att utnyttja denna möjlighet och välja rätt plats efter behov.
• ABK innebär ett nytt arbetssätt som behöver tränas in successivt. Anpassningen sker inte enbart genom att flytta verksamheten till ABK, utan det krävs träning och handledning så att verksamheten och personalen känner sig trygg och får möjlighet att förbereda sig i god tid (Toivanen 2018). En framgångsfaktor är att starta flyttförberedelserna i god tid, ofta till och med ett par år innan flytt.

Konkreta råd utifrån involvering av medarbetare

Följande råd ger vägledning när man som ledning för ett företag eller organisation har för avsikt att göra omfattande förändringar av kontorsmiljö och arbetssätt, som exempelvis att införa ABK. Ha en seriös och grundlig implementeringsprocess: Lägg ner mycket tid i början och fundera på vad är målet med förändringen? Ett meningsfullt syfte är en viktig framgångsfaktor.

• Utforska medarbetares behov och aktiviteter. Ta därefter beslut om ABK är rätt väg att gå. Vänd på resonemanget flera gånger.
• Aktivitetsbaserat kontor passar inte alla verksamheter och arbetsuppgifter. Det kan även behöva göras särskilda anpassningar för vissa grupper.
• Ledningen, samtliga chefsnivåer, och medarbetare måste vara involverade i processen. Gå metodiskt tillväga.
• Ett aktivitetsbaserat arbetssätt påverkar även den organisatoriska och den sociala arbetsmiljön. Jobba både med mjuka värden och teknik.
• Ha gott om tid att analysera och involvera och låt en positiv inställning genomsyra hela projektet.
• Ha en två-vägskommunikation och ta hjälp av resurser inom och utanför organisationen för att granska och specificera. Ta del av tidigare erfarenheter.
• Förhållningsregler behöver diskuteras och tydligt uttryckas
• Gemensamma anpassningar efter flytt är avgörande för att lyckas med förändringen till ABK
• Arbeta systematiskt och kontinuerligt med feedback från medarbetare för att kunna åtgärda störningar

Sammanfattning av forskningsläget Pdf