Kan vi skapa framtidens arbetsliv redan nu?

Sveriges bästa arbetsgivare 2025

Söderkälla AB är ett kunskapsföretag som 2025 vann pris som Sveriges bästa arbetsgivare. Företaget har cirka 250 medarbetare i Sverige, Norge och Danmark. Dessutom finns det ett femtiotal partners som arbetar på kontraktsbasis i varierande omfattning. Mer än hälften av partnerna är verksamma utanför Sverige. Företaget ägs till 60% av tre grundare med familjer och till 40% av personalstiftelse som de anställda kan bli delägare till efter två års anställning. Stiftelsen utser ägarrepresentanter till styrelsen på basis av medarbetarnas önskemål och bestämmer om utdelningarna från Söderkälla skall delas ut eller stanna kvar i stiftelsen. Varje år bestämmer en extern revisor värdet på delägarskapet och detta belopp betalas in av nya delägare och betalas ut till medarbetare som lämnar företaget.

Hur ser organisationen ut?

På kontoret i X-stad arbetar 35 medarbetare och ett tiotal partners medverkar också på regelbunden basis. Kontoret delas med två andra företag vilket sparar kostnader för reception och gemensamma utrymmen, men de tre företagen disponerar var sin del av kontoret och möjligheter finns ofta till att låna extra ytor vid behov av dessa företag. Medarbetarna i Söderkällas X-stads-kontor består av kontorschef och fyra arbetsgrupper som var och en leds av en gruppledare som har 40 procent för gruppledning och i övrigt deltar i olika projekt som medarbetare. Dessutom finns det en medarbetare som är ansvarig för ekonomisk redovisning och övrig administration (förutom HR) samt en HR-medarbetare som stöttar kontorschefen och gruppledarna i deras personalansvar och som även ansvarar för personalvårdande aktiviteter i rollen som välbefinnandeansvarig.

Det är kontorschefen som har det formella personalansvaret men mycket av detta ansvar delegeras till gruppledarna. Inom arbetsgrupperna förekommer det olika slags mindre projektgrupper som arbetar med olika kunduppdrag. Inte sällan deltar medarbetare från andra arbetsgrupper och partners i dessa projektgrupper så att dessa grupper besitter en god kompetens. Varje arbetsgrupp om cirka 10 personer disponerar tre grupprum med plats för 4-6 personer vardera med goda möjligheter till uppkoppling till samarbetsytor och hybridmöten.

Hur nyttjar man kontoret?

I projektgrupperna förväntas man vara på kontoret två dagar i veckan, antingen måndag och torsdag, eller tisdag och fredag enligt ett fast schema. Onsdag är valfri och då brukar det finnas plats för alla som vill till kontoret för att arbeta och då är det först till kvarn till grupprummen. Allt som allt finns det sex grupprum i mitten av kontoret som disponeras av Söderkälla och det finns individuella arbetsstationer längs ytterväggen mot gården, avgränsade från varandra med skärmar. Ett stort fika- och lunchrum som delas med de andra företagen fungerar samtidigt som konferensrum som går att dela på mitten med hjälp av vikvägg för att skapa en flexibel användning. Totalt så är kontorskostnaden nästan hälften så hög som tiden före pandemin. Den inbesparande lokalkostnaden används till utvecklingsarbete och till personalvård så att Söderkälla kan ligga i framkant vad gäller kompetens och medarbetarengagemang.

Hur ser mötena ut?

Gemensamma möten sker på onsdag eftermiddagar omväxlande i digitalt format och i konferensrummet, varannan vecka på arbetsgruppsnivå och varannan vecka för hela kontoret med information, diskussion och kompetensutveckling. Tanken är att hålla ned behovet av möten för mer omfattande information med hjälp av ett uppdaterat intranät och veckobrev. Många frågor diskuteras där på ett öppet forum, tanken är att det som tas upp på de gemensamma mötena skall beröra flerparten av mötesdeltagarna för att mötena skall kännas angelägna och vara interaktiva med en hög andel av tiden som ägnas åt diskussion och frågor. Teamen ges istället utrymme att kunna arbeta fokuserat och hinna nå sina mål utan övertid i normalfallet.

Ledningen för Söderkälla har kommit till insikten att det inte är så viktigt att anordna fysiska stormöten så ofta utan att det viktiga är att det finns en levande dialog i de mindre projekt- och arbetsgrupperna. Tjänsteresor för interna möten mellan de olika enheterna är sällsynta men företagets vd reser rätt mycket för att kunna lära känna medarbetarna ute i de olika kontoren.

Digitala arbetsformer- en självklarhet!

Digitala arbetsformer ses som det normala i Söderkälla men som kompletteras med regelbundna fysiska möten i projektgrupperna. En årlig kickoff i slutet av augusti vid en havsnära konferensanläggning liksom en julfest på stadshotellet är också heliga efter det att pandemin har klingat av. Vart tredje år ordnar hela företaget också en skidvecka i Härjedalen utifrån workation-koncepetet (se nedan) där mål och strategier för den kommande treårsperioden slås fast. Medarbetarna har möjlighet att bjuda med partners till dessa tillställningar och på skidveckan kan medarbetarna även ta med sin familj om de vill.

Klimatmedvetet?

Söderkälla arbetar klimatmedvetet och hjälper sina kunder att arbeta klimatsmart. Det flexibla kontoret och det få pendlings- och tjänsteresorna gör att Söderkälla har ett förhållandevis mycket lågt klimatavtryck. Till detta bidrar också att de flesta medarbetare arbetar huvudsakligen papperslöst, så finns det dokumentskåp som medarbetare disponerar för individuell och gemensam dokumentation och skriftliga referensverk. De flesta medarbetare tycker det är mest praktisk med digital dokumentation så att denna kan vara tillgänglig oavsett vad man väljer att arbeta.

Frihet till att välja arbetssätt

Teamen har också stor frihet att välja arbetssätt men det finns ändå rätt många processer som är standardiserade enligt leanmetodik och här får de anställda träning i hur man kan arbeta med dessa processer med hjälp av videos och peer-to-peer learning av de medarbetare som behärskar processerna väl. Och i utvecklingsarbetet används agila arbetsmetoder där tvärfunktionella grupper tar fram förslag som testas. I de fall som processer utvecklas sker det en ”överlämning” till organisationen då processen är genomarbetad och då övergår den fortsatta processutvecklingen till leanmetodik.

Teamen träffas i fikarummet eller på Teams kl 9 varje dag med kort information om vad som har hänt och hur dagen ser ut och så sker det social samvaro, totalt möts teamen mellan 30 till 40 minuter. Normalarbetstiden är mellan 32 och 44 timmar i veckan (80 - 110% av en normal heltid på 40 timmar). Det finns möjlighet att förlägga arbetstiden förhållandevis flexibelt. De morgonpigga börjar redan vid kl 7 medan andra börjar sin arbetstid först kl 9. Efter klockan fyra behöver man inte vara tillgänglig, vilket tilltalar många med barn för att få mer tid med sina barn innan de ibland jobbar ett par timmar efter att barnen har gått och lagt sig. Det är populärt att det går att variera sin ”heltid” både under året över tid, många småbarns-föräldrar jobbar 32 timmar liksom de som är över 60 år, medan yngre utan familjeansvar vanligen arbetar 44 timmar i veckan och många väljer så klart även att arbeta 40 timmar. Många väljer också att arbeta kortare tid under sommarmånaderna.

Workation (work+vacation)

Möjligheterna till workation (work+vacation) är uppskattade och innebär att medarbetare kan arbeta från sommarhuset, en skidstuga, ett hus i Spanien, eller dylikt, och detta i regel genom att man arbetar 60% (knappt 5 timmar om dagen) och är ledig eller tar ut semester på återstående 40%. Många medarbetare använder på så sätt 16 semesterdagar för att skapa en 2 månaders workation per år och i övrigt tar ofta 3 veckors sammanhängande hel semester. Under workation går det vara helt ledig vissa dagar och jobba mer andra dagar, ofta tar man en 4-5 timmars ledighet mitt på dagen.

Hur ser ledarskapet ut?

Ledarskapet på Söderkälla är mål- och tillitsbaserat, det finns utvecklingsmål för alla medarbetare och mål för alla arbetsgrupper och uppföljning sker regelbundet. Medarbetarna i Söderkälla förväntas kunna ta stort ansvar i ett huvudsakligen teambaserat arbete. Beslutsfattande i arbetsgrupperna är demokratiskt. Även om det finns en formell beslutsmakt hos gruppledaren så strävar hen att låta alla i gruppen delta i ett gemensamt beslutsfattande. ”Bossiga” gruppledare får träning för att slipa bort detta beteende eller får återgå till att bli en vanlig teammedlem. Att vara gruppledare handlar om att sätta organisationens och gruppmedlemmarna behov före det egna egot och prestigen. Det handlar om att utöva ett tjänande ledarskap men också som ställer krav på teammedlem-marnas engagemang. Gruppledaren och teamkollegorna ser det också som självklart att ge det stöd som kan behövas för att alla gruppmedlemmar skall kunna ge ett gott bidrag till gruppens resultat. I teamen respekteras olikheter, också på sättet som arbetet utförs så länge som det finns en uppriktig vilja att bidra till det gemensamma arbetet.

Hur ser kulturen ut?

På samma sätt sker beslutsfattandet på ett demokratiskt sätt i projektgrupperna. Det finns en feedbackkultur där projektmedlemmarna öppet kan diskutera sådant som de har upplevt som positivt och mindre positivt utifrån filosofin uppriktig välvilja där det inte förekommer förebråelser eller anklagelser och att samtliga teammedlemmar kan och bör arbeta med sin egen utveckling. Den hjälpsamma kulturen bidrar till att skapa psykologisk trygghet i arbets-grupperna och samtidigt med en vilja att bidra till det gemensamma resultatet. Medarbetare i Söderkälla förväntas dela med sig av sin kunskap. Därför är en stor del är den kompetens som kommer till uttryck i företagets projekt kollektiv. Medarbetare som upplever negativ stress i sitt arbete uppmanas prata om detta med sin gruppledare. En gång i kvartalet får medarbetarna anonymt skatta sitt välbefinnande och sin hälsa. Söderkälla anlitar också en extern partner dit medarbetare anonymt kan vända sig till om de får tillräcklig hjälp i övrigt.

Medarbetarna har god kunskap om hur verksamheten utvecklas när det gäller ekonomi och annan måluppfyllelse på enhetsnivån och deltar i diskussioner om hur den kan förbättras och även hur arbetsbelastningen och arbetsmiljön ter sig. I fokus finns det tjänsteerbjudande som erbjuds och som kontinuerligt behöver förfinas för att vidmakthålla lojala kunder. Kund-nöjdheten är central och mäts regelbundet.

Ständig fortsatt utveckling

Avslutningsvis är medarbetarlojaliteten i Söderkälla mycket hög och de flesta uppskattar den goda arbetsgemenskapen och de värderingar som organisationen står för. Kreativa diskussioner förs i olika forum och medarbetare har vant sig vid att boka upp fika med någon kollega varje vecka för att få ett socialt avbrott i hemarbetet. Personalomsättningen är låg, nästan för låg enligt företagsledningen då nya medarbetare upplevs som vitaliserande för arbetsgrupperna. Rekrytering är också ett tillfälle att påverka balansen med avseende på kön, ålder och bakgrund så att denna ännu bättre avspeglar samhället i stort.

”Vi är stolta men inte nöjda” säger Söderkällas vd vid samband med prisutdelningen. ”Vi vill fortsätta att utvecklas och fortlöpande stärka vårt kunderbjudande, men vi vill behålla den familjära företagsandan och de värderingar som ligger bakom vår framgång fram till nu.”

Återgivet i februari 2022 av Stefan Tengblad, professor vid Centrum för Globalt HRM, Göteborgs universitet

NB: Söderkälla AB är ett uppdiktat företag/företagscase – vi hoppas att du tyckte texten var givande ändå!