Kartlägg ert arbetssätt- för en hybrid arbetsmodell!

Arbetssättet är inte bara förknippat med fördelar

Undersökningar i samband med pandemin har visat att majoriteten av alla medarbetare upplever stora fördelar med ökad flexibilitet och en möjlighet att få ihop livspusslet.

Arbetsgivaren har samtidigt fått möjlighet att minska lokalkostnader, att rekrytera kompetens oberoende av geografi – och i många verksamheter har man kunnat konstatera ökad produktivitet.
… men det förändrade arbetssättet är inte bara förknippat med fördelar. Det finns flera utmaningar som är viktiga att adressera för att arbetsmodellen ska hålla i längden. Många organisationer arbetar nu med att identifiera sina behov och forma nya lösningar för ett harmoniserat hybridarbete.

Några av utmaningarna med hybrid arbetsplats

Hybridarbete medför helt nya utmaningar som skiljer sig både från traditionellt kontorsbaserat arbete och från renodlat distansarbete:

• Brister i kommunikation och informationsflöden, vilket kan medföra hinder i samverkan och skapa större klyftor. En stor del av den informella kommunikationen sker på plats, och det finns risk att de som inte är på kontoret blir åsidosatta/bortglömda.
• Vissa har svårt att skapa balans mellan arbete och fritid, och riskerar att få en alltför hög arbetsbelastning. Det är svårare att upptäcka sådana mönster när man inte träffas lika mycket fysiskt, liksom att upptäcka psykisk ohälsa.
• Vi behöver social interaktion och samvaro för trivsel, engagemang och för att stärka företagskulturen. Med hybrida arbetssättet finns risk att det bildas klyftor och grupperingar, och att man tappar känslan av tillhörighet. De som är på kontoret får inte klassas som mer värda än de som arbetar på distans.
• Det är svårare att få alla att känna sig inkluderade och sedda. Inte minst under hybrida möten, där vissa är på plats och vissa på distans.
• Mycket större krav ställs på ledning. Det är inte ovanligt att chefer har svårt att släppa detaljstyrningen och brister i förtroende när det gäller medarbetare som arbetar på distans. Det går inte längre att bedöma prestationer utifrån fysisk närvaro. Resultatfokus kräver anpassade uppföljningsmetoder. Chefer måste också ta hänsyn till att alla har olika individuella preferenser och förutsättningar kring var man presterar och trivs bäst. Chefer behöver vara extra inlyssnande, tydliga i sin kommunikation och arbeta för att hålla ihop arbetsgruppen.
• Bristande kunskap om de digitala verktygen. Den digitala plattformen är mycket viktig för att involvera, engagera och aktivera medarbetare och skapa gemenskap – men många saknar en effektiv digital struktur och riktlinjer för hur man ska arbeta. Även här har chefer en viktig roll som positiv digital förebild.
• Det ställs högre krav på IT-säkerheten när många arbetar hemifrån eller från andra externa platser.

Identifiera utmaningar genom att kartlägga ert nuvarande arbetssätt

Många organisationer lägger nu fokus på att ta fram modeller och riktlinjer som bäst stöttar det hybrida arbetssättet. Det finns inget facit som passar för alla verksamheter, eftersom både organisationerna och människorna som arbetar i dem har unika behov och förutsättningar.

Att genomföra en kartläggning av det befintliga arbetssättet är därför ett utmärkt första steg. På så sätt får ni en nulägesanalys och visualisering av era behov och vad ni bör fokusera på. Resultatet synliggör brister och ge ett bra stöd för att skapa lösningar och en strategi framåt.

En kartläggning kan bland annat identifiera om det förekommer:

• För hög arbetsbelastning och ohälsa
• Minskad gemenskap/trivsel
• Brister i ledarskap och kommunikation
• Avsaknad av gemensamma riktlinjer
• Bristande digital/hybrid möteskultur
• Behov av utbildning i digitala verktyg m.m.

Kartläggningen förmedlar också vad som fungerar bra i det befintliga arbetssättet och hur medarbetare helst vill arbeta framöver, samt vad de behöver för stöd för att prestera på topp.