Kommunikation en hjälp till förändring

Vi bombarderas med information idag. Mejl, meddelanden, Messenger, Whatsapp, Teams, Slack. Och så vidare. Det är mycket som pockar på vår uppmärksamhet, såväl i yrkeslivet som privat.

Att ovanpå det kommunicera en flytt eller större förändring av arbetsplatsen kan vara en utmaning. Om ni inte når fram till era medarbetare så kommer de en dag att överraskas av planerna. Resultatet blir att de inte hinner förbereda sig vare sig mentalt eller praktiskt. Något som i sin tur kan göra förändringsresan onödigt svår för organisationen.

För att lyckas i en förändring behöver ni lyckas i kommunikationsarbetet. För det behövs som för så mycket annat - en plan.

Befintliga kanaler

För stora företag finns sannolikt en kommunikationsavdelning som går att ta hjälp av. De har upparbetade kanaler att använda för att nå ut till medarbetarna, vilket är bra och enkelt sätt att använda sig av. Att skapa en ny kanal att använda särskilt för att kommunicera en ombyggnation eller flytt kräver mycket engagemang för att den ska få ett bra utfall. Anledningen? Som ovan. De bombarderas redan med intryck från befintliga kanaler. Men finns engagemanget och resurserna kan den nya kommunikationen också spegla det nya kontorets karaktär och skapa nyfikenhet och en känsla för något nytt och roligt.

För mindre organisationer kanske det finns ett veckobrev från VD:n, en blogg på intranätet eller liknande. Då är det rekommenderat att skapa ett utrymme på den plattformen för att på så vis löpande kunna skicka information till medarbetarna.

Alla ska med så även du

Det är sannolikt att ju mer ni lyckas involvera medarbetarna, desto bättre och smidigare kommer förändringen att vara. Kanske går det att skapa en referensgrupp, som kan ge direkt feedback och idéer på hur er framtida arbetsplats ska vara utformad?

En välfungerande referensgrupp skapar ett bra system för att inhämta information om vad som behövs och vad som kan lämnas därhän. Engagerade medarbetare kan sätta stopp för ideer som låter bra i teorin men som inte skulle fungera praktiskt i verksamhetens vardag.

Det sparar både tid och pengar.

Att medarbetare dessutom får möjlighet att påverka och känna sig involverade innebär samtidigt att de blir sporrade i det fortsatta arbetet. Förändringsresan är oftast till något posititvt. En ny fräsch arbetsplats med bättre förutsättningar för produktivitet och välmående än tidigare, det är trots allt något som de flesta ser fram emot.

Att inte kommunicera är att skapa grogrund för missnöje

Att hålla medarbetarna ajour med löpande information om hur det nya kontoret ska fungera och se ut skapar förutsättningar för en smidigare övergång även där det kan finnas motstånd i personalgrupper.

Motsatsen, att inte kommunicera, att istället låta medarbetarna se till att själv ta del av information genom hörsägen och rykten är detsamma som att anstränga sig för att skapa problem och motstånd. Det finns troligen ingen människa som på en fredag vill få reda på att de på måndag ska åka till en ny adress på andra sidan stan för att fortsätta sitt arbete.

Att inte kommunicera kan skapa onödig stress och missnöje.

Inför en lokalförändring eller annan utveckling av arbetsplatsen:

• Skapa en plan för kommunikation och informationsflöden
• Tar hjälp av kommunikationsavdelningen där det finns en sådan
• Sträva efter att involvera medarbetare genom tex referensgrupper
• Kommunikation skapar trygghet