KONSTEN ATT MISSLYCKAS MED ETT LOKALPROJEKT 4

Våga gå vilse

”Det är den som går vilse som hittar de nya vägarna”. - Nils Kjær

Nyckeltal och standarder i all ära men om man inte också söker alternativa vägar är risken stor att man inte upptäcker nya lösningar. Glöm inte att även nyckeltal och standarder lever och behöver uppdateras med jämna mellanrum. Det finns inget facit men nyckeltal och standarder kan mycket väl vara en bra början och vägledning.

Om upphandlaren alltid jagar det billigaste alternativet är risken stor att utrymme för att gå vilse minimeras. Detta resulterar förmodligen i att många leverantörer inte vågar prova nya vägar med risk för att gå vilse och försena och eller fördyra projektet.

Det som göms i snö…

I ett projekt hade företagsledningen bestämt att man skulle aktivitetsbasera kontoret för att spara kvadratmeter varför man inte behövde göra någon förstudie. Man förlitade sig på nyckeltal från andra projekt och sin egen erfarenhet. Resultatet blev inte helt bra. Delar av personalen kände sig överkörd, nyckelpersoner slutade och arbetsmiljöverket kopplades in.

Företaget gjorde vad de brukar göra så vad gick egentligen fel? Det finns inte ett och inget enkelt svar men ofta finns en övertro på att ledningen kan sin verksamhet utan och innan. Det kan ha varit droppen som fick bägaren att rinna över men förmodligen var orsakerna flera. Bland annat så visade sig det aktivitetsbaserade arbetssättet fungera dåligt för vissa funktioner som nu kände sig påtvingade en kostym som var för trång.
Hur aktivitetsbaserar man exempelvis en kundsupport? Vidare så var det trådlösa nätet inte anpassat för arbetsstationer vilket resulterade i långa uppkopplingstider och därmed frustration.

Låt planeringsfasen ta tid

Om en vill veta vilka behoven verkligen är så måste man fråga, och fråga alla som är i verksamheten, i alla skikt, avdelningar och funktioner i organisationen. Det duger inte med ytliga frågor i en digital enkät, utan man måste fråga vid olika tillfällen och på olika sätt för att få reda på de underliggande egentliga behoven. Människor svarar på olika sätt i olika situationer. Standarder och nyckeltal kan tyckas bekväma och snabba att använda, men de representerar bara ett medeltal, ett medelvärde. Och ingen vill ha en medellokal, alla vill ha lokaler som är specifikt anpassade för just sina egna behov. Annars blir de snabbt ett hinder för verksamheten och inte ett stöd. Hinder kostar pengar, stöd genererar pengar.

Använd standarder och nyckeltal som stöd och kompletterande information i förstudier när ni ägnar tid åt att intervjua, workshoppa, göra platsstudier och skicka ut enkäter.

Nyckelord

• Planering
• Nyckeltal
• Standarder

Visa respekt inför uppgiften

Att flytta en arbetsplats är nästan som att byta bostad. Vi tillbringar ju nästan halva vår vakna tid på kontoret. I alla fal före Coronaepidemin. Att då inte rådfråga verksamheten är som att inte rådfråga familjen vid en flytt.

Att byta arbetssätt är ännu mer kontroversiellt och måste förankras väl i organisationen. För att inte felaktiga rykten och slutsatser skall uppta medarbetarnas tid i onödan behöver information vara riklig, tydlig och riktad. En kommunikatör är ett måste i sådana här sammanhang.

”Det dunkelt sagda är det dunkelt tänkta.” - Esaias Tegnér