Låt en konkret målbild driva förändringen

I en osäker, snabbrörlig och komplex värld är det viktigare än någonsin att skapa sig en förståelse av vart världen är på väg och vilken roll den egna verksamheten kan och bör spela i den. Eller för den delen vilken roll våra digitala och fysiska arbetsplatser bör spela. Det är därför vi behöver tydliga, konkreta och engagerande målbilder. När planerna förändras är målbilder något att samlas kring och hålla fast vid. De förenklar även beslutsfattandet och får många olika intressenter och initiativ att dra åt samma håll.

Spara

Går det att ha en tydlig bild av framtiden i dessa tider?

“Vi ska bli Sveriges bästa (fyll i önskad verksamhet här)”, “Vi ska vara det naturliga samarbetspartnern för våra kunder” eller "Vi ska erbjuda Sveriges bästa arbetsplats". Det finns gott om exempel på ambitiösa visioner och höga målsättningar bland företag och organisationer. Men vad innebär det i praktiken att vara exempelvis erbjuda Sveriges bästa arbetsplats om säg tre till fem år? Vad innebär det mer konkret för medarbetarna? Vilka förändringar behöver göras och av vem?

Det är egentligen inte förrän man kan besvara frågor som dessa på ett konkret sätt som det finns en egentlig möjlighet att nå sina mål och ambitioner. Hur kan man sätta som mål att bestiga världens högsta berg utan att ha en bild av hur berget ser ut och hur det kommer upplevas att bestiga det?
När man börjar formulera ett sånt utmanade mål blir det naturligt att försöka samla information och skapa sig en så konkret bild av målet som möjligt. Även om det är svårt att förutsäga vad som ska hända och göra långsiktiga planer finns det tydliga utvecklingstrender som man kan hålla fast sig i och principer, som om vi följer dem, med hög sannolikhet kommer leda oss i rätt riktning. Det är därför viktigt att man identifierar och förstår dessa trender och principer. Och gör dem konkreta så att alla ser samma sak och kan låta sig vägledas av dem.

När det gäller betydelsen av målbilder citerar jag ofta Alan R. Mulally, tidigare vd Ford Motor Company:

”Strategi handlar om att ha en bild av framtiden och fatta beslut utifrån den. Det sämsta du kan ha är att inte ha en bild av framtiden, och att inte fatta beslut.”

Vad är en (bra) målbild egentligen?

En målbild kan exempelvis beskriva hur det kommer vara att arbeta inom en organisation om två till tre år, när nya digitala möjligheter tagits tillvara och ett aktivitetsbaserat arbetssätt och arbetsmiljöer som stödjer detta införts.

I sin enklaste form kan en målbild beskrivas i textform. Men om den ska bli tydlig, konkret och engagerande räcker detta oftast inte. Det krävs en visuell berättelse som har förmågan att skapa en stark mental bild hos varje person som tar del av den och väcker deras engagemang. En målbild som klarar av att göra detta kan hjälpa till att få fart på förändringsarbetet i verksamheten och driva den i önskad riktning. Det kommer även bli lättare att samordna utvecklingen av den digitala, fysiska och organisatoriska arbetsplatsen eftersom alla vägleds av samma målbild.

Hur skapar man då en tydlig, konkret och engagerande målbild?

Grunden är att samla intressenter från relevanta verksamhets- och expertområden för att tillsammans iterativt arbeta fram målbilden. I detta arbete använder vi olika kreativa verktyg, såsom medarbetarresor (intern motsvarighet till kundresor). En medarbetarresa visar ett flöde av aktiviteter tvärs över olika arbetssituationer och digitala kanaler/enheter. Den kan kretsa kring ”en dag på jobbet”, ett arbetsflöde eller annat scenario. Medarbetarresan behöver fånga det jobb som sker men också det sammanhang där det sker och de förutsättningar som krävs.

Vi börjar med att beskriva hur medarbetare arbetar idag och vilka behov, utmaningar och problem som de möter i sin vardag.

Sedan tittar vi närmare på vilka trender och principer som med hög sannolikhet kommer påverka våra arbetsplatser och hur vi arbetar framöver, inte minst då digitaliseringen. Och vi identifieras förstås vilka mål och effekter vi vill uppnå.

Därefter utforskar vi hur nya digitala möjligheter kan hjälpa oss att nå dessa effekter och tillgodose behoven på bättre sätt än de tillgodoses idag. Vi utforskar hur den digitala, fysiska och organisatoriska arbetsmiljön bättre kan leva upp till de principer vi identifierat, exempelvis flexibilitet, transparens, öppenhet, hållbarhet och personalisering.

Gradvis gör vi sedan målbilden mer konkret med scenarios och bilder som visar hur våra medarbetare kommer arbeta och interagera med varandra, kunder och andra under sina arbetsdagar. De kan, om man så vill, sättas ihop till presentationer eller filmer som förmedlar målbilden. För att göra det konkret hur resultatet kan se ut är här en film som visar en del av en målbild, framtagen för Lunds Kommuns Fastighets AB, i detta fallet en del av en uthyrningsprocess.

Se målbildsarbetet som en process

Det är viktigt att poängtera att även målbilden kommer att behöva förändras längs med vägen i takt med att vi kommer till nya insikter och nya möjligheter dyker upp. Därför behöver målbildsarbetet ses som en process. Horisonten för målbilden behöver också flyttas framåt då och då för att inte ge någon illusionen av att det finns en definitiv slutpunkt där vi nått i mål och inte längre behöver förändras. Vi behöver alla lära oss att leva i ständig förändring, och en målbild ger oss en viss stabilitet och något att hålla fast vid i en annars snabbföränderlig och oförutsägbar värld.

Så, hoppa inte över målbildsarbetet utan lägg istället extra stor vikt vid det. Jag kan lova att ni kommer ha stor nytta av en tydlig, konkret och engagerande målbild under hela förändringsresan.

Relaterade inlägg

Laddar inlägg