Leda på distans – ledarskap med "extra allt"!

Distansarbete ger ökat JAG fokus som inte gynnar samspel och en stark laganda

Under pandemin har många chefer hamnat i en för dem ny situation, att inte kunna träffa sina medarbetare fysiskt utan enbart digitalt. Vad har vi lärt oss? Jo, flera chefer vittnar om både ökad produktivitet och effektivitet bland de som jobbat hemma. Andra säger precis tvärtom. Forskning, exempelvis från Denison Organizational Culture Survey som vi tagit del av, visar på att de företagskulturer som klarat sig bäst under pandemin är starka på flexibilitet, koordinering och att samarbeta över gränser.

Något som har stärkts under pandemin är även medarbetarnas upplevelse av autonomitet, en positiv upplevelse av att ha fått förtroende av sin chef tillsammans med känslan av frihet att styra sitt jobb mer självständigt än innan. Vad vi kan konstatera är dock att dessa framsidor även har baksidor, mer individualism gynnar inte alltid samspel och en stark laganda. Varenda unge vet ju att det är inte särskilt kul att leka med någon som bara vill göra det den själv vill.

Ett ökat JAG-fokus kan, med andra ord, komma att kosta i minskat samspel och laganda, vilket i förlängningen kan komma att påverka företagskulturen negativt. Här kommer några användbara tips för hur du som ledare kan utveckla en varm och högpresterande kultur, även på distans.

Att leda på distans – skapa närhet även om ni är geografiskt är långt ifrån varandra

När vi inte möts fysiskt utan på distans gäller i princip samma som IRL-ledarskap, men vi behöver göra mer av allt och i andra kanaler. Grunden är hur du som ledare möter varje person och din grupp. Hur du kan skapa förutsättningar för varma relationer, starkt resultatdriv och arbetsglädje.

Fyra viktiga punkter för dig som leder på distans

• Få alla att känna sig viktiga i gruppen
• Få alla att uppleva att de har en tro på strategin, har tydliga mål och en bra bild över vad som händer i organisationen och i omvärlden
• Få alla att känna att de har mandat och kontroll över sitt arbete, att de har förtroende för hur de löser sina arbetsuppgifter
• Få alla att känna att de är omtyckta och är viktiga för varandra. Alla behöver bidra till en gruppkultur som bygger på värme, ambition och prestationsglädje

Möt din medarbetare ofta

När vi inte ”bumpar” in i varandra vid kaffemaskinen så behöver du skapa snabba avstämningar på andra sätt via tex telefon, chatt etc. Lägg mycket fokus på hur man har det och hur man mår. Ge uppskattning så ofta du kan.

Schemalägg ”en till en möten” varje vecka på ca 15 minuter. Fråga vad personen har för förväntningar på dig som chef, lyssna noga och anteckna. Vilka förväntningar har du på hen? Upplever personen målen och förväntad leverans som tydliga? Är målen realistiska, nåbara? Fokusera på både resultat och relation. Hur upplever personen relationer till andra inom gruppen, organisationen? Vilka relationer behövs stärkas och hur? Hur fungerar samspel och samarbete inom gruppen och mellan andra viktiga kontakter inom bolaget eller till kund? Hur hittar personen arbetsglädje och prestationsdriv? Vad är svårt? Vad är lätt?

Visa nyfikenhet och intresse genom att sätta dig in i personens arbetsvardag, känslor, arbetsstruktur, planering osv. Visa att du litar på personen, hen kommer inte att lösa det exakt på ditt sätt och det är ok. Glöm inte att fråga om den upplevda hälsan, hur din medarbetare upplever balans mellan arbetsliv/privatliv och allt som gör att hen mår bra totalt sett.

Skapa samsyn om mål och en varm kultur i gruppen

Skapa samsyn i er gemensamma framtidsbild, mål och ambition. Vad händer i omvärlden och vilka förändringar som rör affären och organisationen har ni framför er? Vad är det för resa ni är på?

Skapa samsyn om era möten: Vad behöver ni mötas om för att följa era steg på vägen? Hur skall era möten vara, vad behöver ni lägga tid på? Involvera gruppen i hur ni skall skapa energi, en bra laganda och resultatdriv på era möten.

Bygg en stark kultur. Hur vill ni att era relationer inom gruppen skall vara, vad skall känneteckna er gruppkultur? Vad vill ni andra skall säga om er i bästa av världar (både internt och externt). Översätt er önskade kultur i beteenden och hur vi då pratar med varandra. Ta även fram hur vi inte skall bete oss och hur vi inte skall prata hos oss. Glöm inte att högpresterande team har mycket humor och skoj, är generösa och ger ofta uppskattning till varandra. Se till att kulturen hos er har inslag av detta! Du som ledare behöver vara förebild.

Hitta arbetsuppgifter som delar av gruppen skall lösa tillsammans emellan era större gruppmöten. Tillhöra-känslan och samspelsförmågan behöver odlas och underhållas hela tiden.
Använd snabba sätt att kommunicera med varandra som tex plattformar som WhatsApp. Lägg ut saker att fira, roliga foton på vardagshändelser. Glad helgfilm, ja allt som gör att vi lär känna varandra, har roligt ihop och bygger en glad generös atmosfär.

Skapa samsyn i hur man vill bli uppföljd, både vad du behöver och vad gruppen behöver veta om allas individuella planer och framsteg eller motgångar.

Ta regelbundet upp era spelregler för en stark laganda, inspirera och uppmuntra. Skapa själv ett positivt klimat, skoja med varandra, humor är ett underbart verktyg för upplevelse av trygghet och prestationsglädje!

Skapa ett naturligt arbetsflöde

• Schemalägg regelbundna digitala möten med hela eller delar av gruppen. Tydlig agenda, start- och stopptid, tid för frågor.
• Skapa ett system för styrning och uppföljning där det är tydligt vem som tar ansvar för vad och när det kommer att vara klart.
• Se flexibilitet som en möjlighet.
• Uppmuntra och hjälp varje medarbetare att ta ansvar för sin prestation, pauser, planering, kompetensutveckling etc.
• Var tydlig med förväntningar och arbetsfördelning så att alla vet vem som gör vad.
• Säkra information och dokumentation.
• Avsätt tid varje dag då medarbetarna vet att du är tillgänglig för kontakt.

Checklista - att leda på distans

• Ha mer regelbunden kontakt med dina medarbetare.
• Ökad tydlighet gällande mål. Gemensamma och för individ
• Ge tydlig information och tydliga prioriteringar
• Vad är förväntningarna? Vad och hur?
• Ge mer feedback och uppskattning.
• Delegera och var tydlig med delegeringen innebär.
• Du behöver öka ditt lyssnande in och ha fokus på ökad tillit och relationsskapande.

Laganda och kultur avgör prestation

Distansledarskap och hybridledarskap handlar, som allt annat ledarskap, om att inspirera alla att ta ansvar för att bygga den laganda och kultur som avgör vår prestation, oavsett om vi ses IRL eller på distans. Skapa närhet även om ni är långt ifrån varandra geografiskt. Närhet är en känsla av värme och att känna sig betydelsefull, kompetent och omtyckt. Planera alla dina möten noggrant, skriv textmeddelande med omsorg och värme. Du som människa behöver ta plats, då kan närhet skapas alldeles oavsett hur långt ifrån varandra vi sitter.