Att införa ledningssystem - fem lärdomar

Så ni har tänkt att införa ett (nytt) ledningssystem på arbetsplatsen? Grattis! Ni har ett antal timmars kliande i huvudet framför er. Vi har listat fem lärdomar som kan vara bra att ta med sig innan ni går in i ert förändringsprojekt.

Spara

Vi blir aldrig färdiga

Innan vi listar våra fem lärdomar kan vi kasta med en sjätte punkt – som egentligen inte är en punkt utan snarare bör fungera som ett soundtrack i bakgrunden till övriga punkter – nämligen följande insikt:
Det digitala arbetslivet är i ständig rörelse, därför blir vi aldrig färdiga.
Med denna vetskap i åtanke tar vi oss an tipsen.

1. Involvera organisationen

Ingen gillar förändringar, sägs det. Det är ett delvis sant påstående, men ofullständigt. Ingen gillar förändringar som påtvingas utifrån utan motivering och utan möjlighet till egen påverkan. Förändringar i verksamheten - oavsett om de är omfattande eller små - bör vara något som involverar många människor på olika nivåer, för att ge önskat resultat. Den tid ni investerar initialt är en investering som kommer att återbetala sig.

Förankra därför förändringarna med din organisation, se till att du får med dig såväl ledningen som processansvariga. Ju mer du får med dig kollegorna och övriga organisationen, desto snabbare får ni ett ledningssystem som används och lever. På så vis får ni ett system som bygger på gemensamma insatser och engagemang.

2. Vänta inte på att allt ska bli klart

Börja bygga upp ditt ledningssystem även om inte allt är klart om hur informationen ska organiseras eller vilka dokument ni ska ha. Använd istället ledningssystemet i detta arbete så kommer ni att forma ledningssystemet efter er och inte tvärtom. Det är viktigt att ställa sig själva frågan: hur ska vi använda informationen i vardagen? Låt inte ledningssystemet bli ett separat system utan en helt integrerad del i det vardagliga arbetet.

3. Förenkla

Många associerar ledningssystem med flöden för godkännanden och liknande funktioner. Dessa är oftast väldigt bra ingredienser, men ibland kan det löna sig att lära känna det och bygga upp grunden för att sedan bättre kunna förstå hur man vill använda det och då implementera de flöden som behövs. Väljer ni ett flexibelt ledningssystem är detta inga bekymmer. Tänk på att det primärt är ett verktyg för alla i din organisation, men långt ifrån alla kommer att ha så bra förståelse som du kommer att ha. Med andra ord - gör det enkelt!

4. Ta (och ge)

Lyssna med andra organisationer och företag hur de använder ledningssystem. Låt dem visa och berätta vad de har lyckats med och vad som varit utmaningar. Dela med er av dokumentmallar, processer, beskrivningar, policys med mera så kommer ni alla att skapa bättre förutsättningar för era respektive organisationer.

5. Släng pärmen

Ta tillfället i akt att anpassa ledningssystemet efter er verksamhet och era processer. Många företag organiserar sitt ledningssystem utifrån ISO-pärmen som ISO-konsulten hjälpte till att skapa inför den där certifieringen för många år sedan - trots att både organisationen och verksamheten har förändrats. Utgå alltså från nuvarande verksamhet och arbetssätt, inte från pärmen.

Relaterade inlägg

Laddar inlägg