Framtagning av arbetsplatsstrategi

En genomarbetad arbetsplatsstrategi ger förutsättningar för medarbetarna att må bra och att de får de bästa förutsättningar för att prestera. Arbetsplatsstrategin omfattar alla perspektiven: Människan – Platsen – Tekniken, för att vara komplett. Strategin grundar sej på verksamhetens mål och visioner för arbetssätt och hur de ska uppnås genom stöd från arbetsplatsen.I förstudiearbetet bedrivs ett ledningsarbete inför arbetsplatsförändringen och det är först när strategin är framtagen som ni kan ha ett inriktningsbeslut på till exempel arbetssätt, om det ska vara agilt, aktivitetsbaserat eller enligt annan filosofi. Verksamhetsanpassade lokaler och kontor formas bäst efter de analyser som görs i arbetsplatsstrategiarbetet.

Ett VARFÖR

Verksamhetens ledningsgrupp formulerar och beslutar om mål och visioner för en arbetsplatsförändring. Ofta startar arbetet med kunskapshöjning inom olika arbetssätt, olika arbetsplatsers funktion och användning, hur andra gör och har gjort, goda och mindre goda exempel, samt insikter i aktuell forskning på området.

Ett arbete görs för att identifiera målbild av framtida arbetssätt och arbetsplats, och man behöver hitta drivkrafterna till varför en förändring är viktig och vad den i så fall ska leda till. Hela tiden med medarbetarnas välmående och affären och arbetsgivarvarumärket i fokus. Sammantaget ger detta arbete en beskrivning av ett eget VARFÖR.

Nuläge

Att utveckla arbetssätt och arbetsplats är ofta ett stort steg och därmed ett viktigt beslut att fatta. Och viktiga beslut och dess verkställighet behöver kunna mätas och utvärderas. För att det ska va möjligt behöver ett nuläge identifieras och accepteras.

Frågor att ställa sej kan vara: Hur använder ni befintlig arbetsplats? Hur många av medarbetarna är på plats samtidigt och vilka arbetsplatser och miljöer är mest populära? Hur rör ni er inne på arbetsplatsen? Hur bra stöd får ni av digital och fysisk arbetsplats idag? Får era medarbetare, verksamheter och olika funktioner stöd för det som ska utföras? Vilka aktiviteter och uppgifter gör ni om dagarna? Vilka är medarbetarnas upplevelser av arbetsplatsen?

Nyläge

Ledningens VARFÖR ligger till grund för hur ett framtida arbetssätt och arbetsplats utformas för att ge bästa stöd. Perspektiven Människan, Platsen och Tekniken beskrivs i ett önskat nyläge. Och med nuläget framtaget och fastställt kan även gapet mellan NU och NY identifieras och beskrivas. Hur stor blir omfattning på förändring? Vilka insatser kommer att krävs? Vilka blir konsekvenserna när förändringen genomförs? Och likväl, om förändringen inte genomförs?

GAP-analysen som görs visar på vilka aktiviteter som behöver göras? Är konsekvenserna hanter- och görbara?

Organisation, metod och business case

Arbetsplatsstrategin innehåller också en beskrivning av ansvar, roller och arbetssätt för genomförande. HUR ska arbetet gå till? VEM ska utföra arbetet? Beroende på hur snart i tiden en möjlig arbetsplatsförändring planeras tas även ett business case fram.

Konkret, VAD som behöver göras för att nå nyläget, kommer att återfinnas i de handlingsplaner och aktivitetslistor som tas fram i ett nästa steg med att forma projekt och program.

Kort checklista med tips

1. Inhämta inspiration och kunskap, formulera ert VARFÖR
2. Välj era drivkrafter (ert ”Sense of urgency”) och framgångsfaktorer
3. Inventera ert nuläge (hur använder ni dagens arbetsplats)
4. Beskriv ert nyläge (hur ni vill arbeta) och staka ut vägen dit