Glapp hindrar digital utveckling

Om glappet som hindrar ett digitalt arbetssätt

Det kan vara svårt att säga vilken påverkan det "glappet" har på produktivitet, kommunikation och kreativitet i en organisation. Eftersom det handlar om insikter, kunskaper och färdigheter är utmaningen svår att greppa. Det är ju svårt att veta vad man inte kan, ännu svårare att få insikt om vilka insikter man saknar. Och ännu svårare för chefer att identifiera behoven av insikter, kunskaper och färdigheter när det gäller digitalt arbetssätt. Hur tar man reda på vad medarbetarna INTE kan?
En stor del i utmaningen är att den kunskap som faktiskt finns i organisationen är ojämnt fördelad, vilket är ett stort hinder när det gäller att utveckla det digitala arbetssättet.

Ett exempel

Under de första veckorna av Coronakrisen, när medarbetare just börjat arbeta hemma, flyttades ett antal kurstillfällen hos en statlig myndighet från ett fysiskt mötesrum till Skype. Under kurstillfällena kom flera förslag från kursdeltagare som handlade om att använda vissa funktioner i programmet, vilket gjorde andra medarbetare lite oroliga. Det visade sig att Skype var ett väl känt och använt redskap för flera av kursdeltagarna, men för några av dem var det allra första gången de deltog i ett Skype-möte. Stänga av mikrofonen, undvika rundgång, var är den aktiva kameran placerad? Det var mycket som dessa medarbetare skulle hantera för allra första gången. Självklart påverkade det här kunskapsglappet upplevelsen för samtliga deltagare.

Vad behöver organisationen göra?

En reflektion som varje företag och organisation behöver göra när det gäller digitalt arbetssätt är:
Hur ser glappet ut hos oss?
Hur stor är glappet, vad består det av och hur påverkas vår produktivitet av att alla våra medarbetare ständigt berörs av skillnaderna, oftast utan att förstå det?
Glappet handlar, som i exemplet ovan, till viss del om att kunskaper och insikter är ojämnt distribuerade. Ett citat från en utbildningsförvaltning i en mellansvensk kommun:
"Boka möten via en kalenderinbjudan? Ja, det gör vi oss emellan, här på administrationen. Men till förskolecheferna måste vi maila en förfrågan, för de förstår sig inte på den digitala kalendern."
Glappet handlar också om att man inte fastställt ett gemensamt förhållningssätt till de digitala redskapen. Alltför ofta har IT-avdelningen fått i uppdrag att installera en programvara, eller ge medarbetare licens till en svit av programvaror. Men ingen har sedan ansvar för hur programvarorna används, eller att medarbetarna får kunskaper och insikter i fördelarna med de digitala redskap som de har tillgång till.

Vem har ansvaret?

Formellt sätt har respektive avdelningschef/förvaltningschef naturligtvis ansvar för att hens medarbetare har rätt kunskaper för att sköta sitt arbete. Men vem ser till att cheferna får de insikter de behöver för att kunna avgöra vilka kunskaper och färdigheter som medarbetarna behöver för att arbeta digitalt? Och vem eller vilka på avdelningen är kapabla att hjälpa till i processen? Det räcker inte med att låta medarbetarna gå en kurs. Ett digitalt arbetssätt, både i "gamla" och nya program, måste implementeras och tas i bruk. Det tar tid. Medarbetarna måste få tid att ändra sina arbetssätt, så att de inte går tillbaka till gamla arbetssätt för att de tror att det går snabbare. Att uppleva att man inte "hinner" börja arbeta på det nya sättet för att det är så mycket som måste göras NU är mycket vanligt.

Strategi för ett framgångsrikt digitalt arbetssätt

• Kartlägg samtliga digitala redskap som används på företaget/organisationen idag
• Sätt en gemensam standard kring varje digitalt redskap: hur ska det användas, när ska det användas, vilka ska använda det? osv
• Se till att det finns personer på varje avdelning som har både djup och bred kunskap i VARJE programvara som används. Ge de personerna mandat och arbetstid för att föra kunskapen vidare
• Ha en eller flera tjänster som ansvarar för att var och en av medarbetarna har de kunskaper och färdigheter som hen behöver för att kunna sköta sitt arbete på ett effektivt sätt, med minsta möjliga stress och frustration i relation till de digitala redskapen
• Regelbunden utvärdering varje digitalt redskap utifrån parametrarna NYTTA kontra KOSTNAD. Tänk på att kostnader också kan utgå i form av onödig arbetstid och hög frustration om redskapen inte håller måttet