Lyckas med ditt Hybrida möte!

Formerna för mötet har förändrats.

Världen har öppnats upp på ett helt annat sätt. Vi behöver inte planera tidskrävande och kostsamma resor för att mötas. Personer som vanligtvis fått hoppa över deltagandet kan nu ansluta sig varhelst ifrån. På så sätt ökar också möjligheterna till inkludering.

Förutom renodlade, fysiska och digitala möten, blir det alltmer vanligt med hybridmöten – med inslag av båda delarna. Vissa deltagare befinner sig på samma plats, andra är utspridda och deltar via digital länk.

Vilken typ av möte passar bäst för ändamålet?

Det viktigaste i ett möte, oavsett om det är fysiskt, digitalt eller en hybrid, är mänsklig närvaro. Det är viktigt att alla kan höras och synas på samma villkor, vilket ställer högre krav på teknisk utrustning – och framför allt på dig som mötesledare.

Hybridmöten är en fantastisk möjlighet, men inte alltid en optimal lösning. Det fungerar väldigt bra för informationsmöten, utbildningar och andra mötestyper där en eller få personer har ordet, och där interaktion mestadels sker mellan mötesledaren och deltagarna.

Det är en större utmaning när både deltagare i ett fysiskt möte och via länk ska interagera med varandra, och bidra till mötet, exempelvis vid kreativa möten. Det är svårare att bibehålla en inkluderande känsla. I dessa fall bör du överväga att i stället göra mötet till ett renodlat digitalt möte eller fysiskt, så att alla deltar på lika villkor.

För att lyckas med hybridmöten, är det en fördel att ha utrustning som gör att alla ser och hör varandra utan störande moment. Samtidigt får inte tekniken vara en tröskel för deltagandet. Deltagarnas kompetens behöver därmed säkerställas.

Hybridmöten ställer högre krav både på mötesledare och deltagare

Det är lätt hänt att distansdeltagare faller i glömska under ett hybridmöte. Samling i ett fysiskt rum leder ofta till småprat och diskussioner som blir svåra att hänga med i, för den som inte är där. Ofta skapas ett sorl av uppslupna och engagerade röster som är svåra att tyda för den som deltar på länk. I stället för att skapa engagemang, kan detta leda till passivitet.

Just därför är det viktigt att hålla sig till mötets struktur och agenda, för att minimera störningsmoment för deltagarna. Påminn deltagare som sitter i samma rum att undvika interna diskussioner, att tala en i taget, att inleda med sitt namn (om inte alla kan se varandra), och komma ihåg att inkludera de som är med via länk. Alla i mötet bär ett ansvar för att vara inkluderande och bidra till innehållet. För de som deltar på distans bör kamera vara obligatoriskt, för ökad närvarokänsla.

Du som mötesledare behöver lägga ner mer tid på att planera mötet och ha tydligt fokus på dess innehåll och vilka metoder du ska använda för att få alla att känna sig inkluderade. Människors förväntningar på möten är idag mycket högre än i början av pandemin. Detta kräver att det finns förberedda talare och ett genomtänkt material.

Interaktion är en viktig ingrediens för att skapa engagemang hos deltagarna, oavsett om de befinner sig på plats eller på länk. Grupprum är en funktion i digitala verktyg (exempelvis Teams och Zoom) som främjar just interaktionen mötesdeltagarna emellan och det ger även en möjlighet för samverkan och mingel.

Vid hybridmöten, där du ska använda digitala grupprum, är det en fördel om du har med en eller flera assistenter som modererar rummen, och en eller flera som styr upp grupparbetet i det fysiska mötet. Du själv kan givetvis vara en av dessa.

I grupprummen kan deltagarna samredigera filer eller använda en digital whiteboard för kreativa övningar. Whiteboard-funktionen innehåller mycket mer funktionalitet än en fysisk whiteboard i ett mötesrum. Dessutom sparas allt digitalt, så deltagarna slipper fotografera och sammanfatta.

Våra tips att tänka på

• Syftet
Vad är syftet med mötet? Vad vill du uppnå? Utifrån syftet avgör du om det är det lämpligt att ha ett hybridmöte, eller om det är bättre med ett helt digitalt eller fysiskt möte.

• Tekniken
Bestäm vilken plattform du tänker använda. Plattformar, som Microsoft Teams och Zoom, har utvecklats mycket senaste tiden och har många praktiska funktioner.

Se till att deltagarna kan delta, så ingen blir exkluderad på grund av att de inte kan använda tjänsten eller att den tekniska ribban blir för hög.

Säkerställ att det finns teknisk utrustning som ger förutsättningar, så de fysiska deltagarna kan se och höra de digitala - och vice versa. Detta ställer högre krav på mötesrummets utrustning, så som mikrofoner och kameror. Det finns idag en uppsjö av teknik inom området, exempelvis utrustning som annullerar eko och störande ljud. Microsoft Teams släpper, under hösten 2021, nya funktioner som underlättar den visuella upplevelsen vid just hybridmöten.

• Innehåll
Ett väl förberett möte är mer tidseffektivt, strukturerat, och gör att deltagarna känner sig inkluderade.

Lägg tid och fokus på att materialet är förberett och att innehållet passar mötesformatet.

Bestäm på vilket sätt du vill interagera med deltagarna

• Grupparbeten kan fungera bra, under hybridmöten, om de som är med på distans delas in i egna grupprum och under förutsättning att du har medhjälpare som sköter de digitala rummen.
• Använd Mentimeter för att skapa omröstningar, quiz, temperaturmätningar och annan interaktivitet. Det verktyget är enkelt att använda under hybridmöten, eftersom alla kan svara via sin telefon/webbläsare och resultatet visas direkt på skärmen. På så sätt blir det ingen skillnad för de som deltar via länk eller de som är på plats. Det är dessutom integrerat i Teams-möten. (Forms fungerar för Teams-möten, men är knepigare när inte alla är med.)
• Om man behöver en gemensam rityta, använder jag ofta Whiteboard och ibland Miro. Antingen kan distansdeltagarna arbeta med en digital whiteboard medan övriga använder konferensrummets whiteboard, eller så kan alla deltagare använda en digital whiteboard - under förutsättning att de har datorer.
• Vill du använda dig av möteschatt? Vid ett hybridmöte behöver du ha fokus på de som är med fysiskt i rummet och på distans samtidigt. Därför rekommenderar vi att du får assistans av någon som hjälper till med chatten och som håller koll på handuppräckning.

Dra nytta av möjligheterna

Dra nytta av den nya situationen och tekniken som finns tillhands. Övning ger färdighet! Pröva dig fram och testa hybridmöten i trygga sammanhang initialt.
Nu finns möjligheten att producera framgångsrika möten med föredragshållare och deltagare som inte behöver resa. Det kan innebära en effektivitetsvinst i både tid och budget – utan att tumma på kvalitén!