Möteskoden enligt hjärnan

Mötet - en av verksamhetens bästa resurser

Mycket tid ägnas åt möten. Det gör att mycket kan vinnas när vi formar möten som skapar resultat, både vad gäller ekonomiskt och humant kapital. På möten kan man även urskönja och skapa organisationens kultur i ett nötskal. Möten är alltså en av organisationens viktigaste resurser och behöver hanteras därefter. Då gäller det i högsta grad att kommunicera och leda möten utifrån hjärnans förutsättningar – då blir det bättre för alla parter.

Logik möter uråldrig biologisk maskin - 4 tips så kan du göra

Vi moderna människor har ett logiska tänkande och medvetande som är byggt på en uråldrig biologisk maskin som var perfekt utprovad för bästa chans till överlevnad. Den gamla maskinen ser till att vi håller oss vaksamma, att vi skannar av omgivningen och letar efter varje misstänkt fara. Att vi skulle se det som är bra och känna (arbets)glädje var helt oväsentligt för det urgamla maskineriet eftersom det inte hade något biologiskt överlevnadsvärde. Nu sitter vi på möten, med ett utvecklat medvetande och ska samtidigt navigera med den lastgamla biologiska maskinen bakom hörnet. Så här kommer 4 effektiva tips för möteskoden enligt hjärnan.

1. Var medveten om vilken känsla du smittar med

Vi har flera system i hjärnan som synkar våra hjärnor med varandra. Specialdesignade celler som kallas spegelneuroner till exempel. Vad gör de? Skapar en spegelbild av din hjärna i min. Det betyder att ditt beteende skapar en impuls i min hjärna att göra likadant som du. Använd denna starka smittoeffekt för att skapa energirika möten med en bra stämning. Då är det lättare att ta itu med även svårare frågor.

För oavsett om du är medveten om det eller inte, får mötesdeltagarna en känsla när de ser och hör dig. Ju mer du är medveten om de signaler du sänder ut, desto mer kan du justera dem, så att du sänder ut det du faktiskt vill smitta med. Det gäller att ha koll på vilken attityd och känsla som du smittar med.

Var därför noggrann med hur du slår an tonen för mötet, det vill säga det 3-5 första meningarna. Då säger du indirekt – det är den här tonen som ska råda under mötet.

Den sista känslan som finns under de sista minuterna på mötet tar alla med sig när de går därifrån, och smittar vidare med. Lägg dig därför vinn om att skapa en positiv engagerande känsla i slutet av mötet – om det är det du vill att medarbetarna själva ska smitta med.

2. Skapa förtroendefull kontakt som ger tillit

Som flockdjur är vår hjärna programmerad till att relationer står för vår överlevnad. Utan flocken skulle våra förfäder gå en säker död till mötes. Relationer och anknytningen oss emellan är så viktig för oss att när vi ska tänka ut det värsta straffet vi kan tänka oss i ett civiliserat samhälle, handlar det om att förflytta personen från sin flock och isolera denne i ett fängelse. Och vad är värsta platsen i ett fängelse? Isoleringen.

Goda tillitsfulla relationer är så grundläggande för vårt mående att en av världens längsta studier som har tittat på en mängd olika faktorer som påverkar hälsan, pekar på att det som verkar påverka hälsan kanske allra mest, är goda relationer.

Ha som ett tydligt mål att skapa en god relation till gruppen även under mötet. Bekräfta bra saker som har gjorts, lyft goda exempel.

När olika förslag lyfts eller åsikter läggs fram, bekräfta dem och tacka för tankarna som delas. Oavsett om du håller med eller inte visar du då att du uppskattar delaktighet och att ni skapar resultatet och utvecklingen tillsammans. Det skapar en tillåtande miljö där fler vågar berätta om sina tankar. När vi lyssnar på andra, vill de lyssna på oss.

3. Tydligt syfte – varför gör vi det här? - och ett lika tydligt mål

För att skapa sammanhang, göra det begripligt och hanterbart behövs ett tydligt syfte som visar varför ni har detta möte. Inte bara ”det är ett veckomöte”. Varför har ni det i så fall? Gå till botten med varför-frågan på mötet. Målet för mötet är vad som ska åstadkommas på mötet. Vad ska bli gjort?

Vi har olika medvetandelager i vår mänskliga hjärna och vi behöver möta upp varje del i dessa lager för att samarbeta med hjärnans förutsättningar. Vi har vårt logiska tänkande som jag kallar för människohjärnan, vårt känslocenter – däggdjurshjärnan – eller som jag väljer att kalla den: aphjärnan. Längst ner i vår fina och komplexa hjärna återfinner vi reptilhjärnan som går på instinkt.

Vi behöver tydlighet eftersom det ger trygghet och säkerhet för reptilhjärnan. Vi behöver känna för det som ska göras, att vi är med på banan. Och vi behöver veta vägen framåt.

Ett syfte som vaskas fram, varför gör vi det här? Det känns. Mål för mötet ger tydlighet för reptilhjärnan – aha, så här ser vägen framåt ut. Samtal och strategi fyller mötet och där är människohjärnan aktiv.

4. Väck solskenshjärnan till liv

Hjärnan är inte byggd för att vi ska känna glädje och vara lyckliga. Snarare är tvärtom. Under historiens gång har hjärnan utvecklats så att vi går omkring med ett gäng säpo-vakter i huvudet som letar efter varje liten misstänkt fara eller något som är fel.

Hur moderna vi människor än tycker att vi är i vår tid och håller det logiska tänkandet högt, styrs vi av den uråldriga maskinen som vill helst spelar ödesymfonin 24/7. Den har ett filter. Och det är grått. Jag kallar denna del för grådaskhjärnan. Den är som världens starkaste man och mycket lättväckt. Bra saker tolkar den helst så illa som möjligt. ”Ja, ja, det där tror jag på när jag får se det”.
Positiva känslor hanteras av solskenshjärnan. En svag stackare som inte funnits med så länge i historien. Den gör allt den kan för att heja på men grådaskhjärnan är så mycket starkare och tar lätt över. Det gör att grådaskhjärnan är som en svamp som bara suger åt sig allt, medan solskenshjärnan är som en teflonpanna – inget fastnar.

Dessa förändras inte bara för att vi går till jobbet. Däremot kan vi träna upp ena eller andra sidan. Och eftersom grådaskhjärnan redan är så starkt behöver vi hålla den i kort koppel och istället se till att träna upp solskenshjärnan.

När vi är stressade och slutkörda har vi inte någon energi kvar till vår solskenshjärna och grådaskhjärnan tar över. Det går inte att tro att man kan köra slut på personalen och sedan ska de vara positiva. Det går emot hjärnlogiken, så dels behöver vi ladda batterierna så att energin räcker till solskenshjärnan, dels behöver vi göra allt vi kan för att stärka solskenshjärnan för egen del, när vi möter andra och på möten.

Gör därför allt du kan för att väcka solskenshjärnan till liv genom att till exempel lyfta bra saker, vältra er i framgångar, ha ett lösningsfokuserat arbetssätt och ha en uppskattande attityd.

Det finns mer vi kan göra

Mer om detta och hur du kan göra i praktiken, går att läsa om i Livskoden enligt hjärnan och i Bemötandekoden. Där finns konkreta verktyg om hur du kan formulera dig och vilka strategier du kan ha när du leder, eller för den delen deltar i, möten.

Av Lena Skogholm,
Vinnare av Stora Talarpriset 2021
Författare till succéböckerna Bemötandekoden och Livskoden enligt hjärnan.

Illustrationer FridaRit