Mötespolicy i det nya normala

Antalet möten ökade via pandemin

Fysiska möten var det normala innan Coronapandemin tvingade oss till hemarbete. I takt med att restriktionerna ökade fick vi öva på att ses digitalt och många lärde sig att bemästra tekniken. Redan innan pandemin upplevde många att de hade för många möten.

När allt skulle lösas på distans visade flera studier att antalet möten ökade. Detta för att vi blev tvungna att boka tid med varandra för enkla frågor som tidigare blev lösta i korridoren och vid kaffemaskinen.

Mer av allt – Ingen hållbar lösning

När vi nu kan välja om alla ska vara på plats för mötet, ses digitalt eller ha hybridmöten verkar antalet möten fortsätta att öka. På vissa håll är förvirringen total. När ska vi ses, på vilket sätt och hur gör vi för att skapa bra möten?

Att fortsätta med fler fysiska möten, fler digitala möten och allt fler hybridmöten bara för att det går att klämma i kollegornas kalendrar är inte en hållbar lösning.

En majoritet av alla som leder möten saknar helt utbildning för uppgiften. Så var det redan innan pandemin. Att leda hybridmöten är svårt och att skapa en kultur av effektiva möten i det ”nya normala” är en rejäl utmaning. Här kommer en guide till hur ni kan lyckas.

Guide till effektiva möten i det "nya normala"

1. Stanna upp och fyll på kunskapen
Börja med att pausa. Fortsätt inte med mängder av möten som inte leder dit ni vill. Ni behöver prata ihop er om vad ni tycker är viktigt på er arbetsplats, få ny inspiration och konkreta tips. En ny policy löser inte era problem. Att få ny energi genom en workshop, utbildning eller att läsa en bok skapar däremot nytänkande och ett gemensamt fokus.

• Vad krävs av mötesledaren i ett bra hybridmöte?
• När passar vilken typ av möten i er organisation?

2. Testa och lära
I nästa steg handlar det om att våga testa! Tekniken för att genomföra bra hybridmöten finns och att använda det som redan finns kostar inget extra. Fantasin på hur vi använder tekniken är det enda som begränsar. Fler måste våga testa för att sedan utvärdera tillsammans med de andra på mötet.

3. Dela erfarenheter
Dela erfarenheter internt.

• Vem har testat vad?
• Hur gick det och vad kan vi lära tillsammans utifrån det?

Genom att, under en period, ha tydligt fokus på bättre möten och att dra nya lärdomar kommer ni lära er att genomföra bra hybridmöten och på köpet skapa en ny möteskultur.

Samma men ändå olika

Grunderna för effektiva möten är samma oavsett om det gäller fysiska, digitala eller fygitala möten. Det handlar om att börja och sluta i tid, skapa förutsättningar för dialog och tydliggöra slutsatser.

Men att få till det i praktiken och lära sig behärska alla tre typer av möten är svårt. Följ de tre stegen ovan så kommer ni långt. Min erfarenhet är att detta ofta leder till större och snabbare förändring än om ni inleder ett stort arbete med att ta fram ny omfattande policy.

Det finns utbildning, föreläsningar och coachning. Men ni kommer långt själva. Lär av varandra och jobba tillsammans för att skapa en hållbar arbetsvardag fylld med möten som är effektiva och roliga samtidigt som det finns utrymme i kalendern för att hinna med annat.

Författare: Fredrik Bauer