Policies för en modern arbetskultur

Det nya normala

Pandemin har skapat formella och informella överenskommelser om arbetets förläggning och så gott som alla personalchefer som jag har träffat har berättat om att det nu pågår arbete med att ta fram det nya normala, dels under den fortsatta pandemin och även tiden därefter. Ingen som jag talat med anser att det gäller att gå tillbaka hur det fungerade före pandemin. Vad bör man då tänka på i arbetet med att ta fram nya policies när det gäller arbete som huvudsakligen utförs i kontorsmiljö. Det finns många arbeten där det inte går lika enkelt att utföra arbetet på olika platser.

Inledande reflektioner som är mina övertygelser men utan empirisk evidens på alla punkter.

• Kontorsmiljön är många gånger inte optimal för enskilt arbete. Många gånger finns man på kontoret för att vara tillgänglig men denna tillgänglighet gör också att man ofta blir avbruten i sitt arbete. Att arbeta ostört i timmar i sträck med arbetsuppgifter som kräver koncentration är sällan genomförbart . Arbetet som utförs tar längre tid och blir av sämre kvalitet än om medarbetarna kan fokusera på arbetet och bli ”inne i det” på riktigt.
• Kontoret är också en viktig social arena där arbetsrelationer och gemenskap byggs, men dessa sociala kontakter kan ta mycket tid i anspråk som gör att medarbetare inte riktigt hinner med att utföra sina arbetsuppgifter under kontorsarbetstiden. Kunder vill inte betala för tid där medarbetare lär känna varandra eller berättar om hur helgen har varit.
• Hemarbetsmiljön är i regel mindre störande, men med mindre möjlighet till teaminteraktion. Med en bra videomötesutrustning går det dock i viss mån att få till en sådan teaminteraktion även vid hemarbete.
• Videomöten är oftast kortare och mer ”to-the-point” och kräver inte några förflyttningar så mycket arbetstid kan frigöras genom att ersätta utdragna sammanträden med effektiva videokonferenser vid många tillfällen.
• I en modern arbetsorganisation med agila och i stor utsträckning självständiga team fungerar betydligt effektivare om det finns frihet och flexibilitet kring arbetets utförande. Teamets nattuggla kan t ex jobba på kvällen medan övriga teammedlemmar är lediga och kan ta vid på morgonen medan nattugglan vilar. Resultatet med flexibelt arbete leder till en snabbare leverans och ett större ansvarstagande jämfört med ett mer uppstyrt arbetsliv.
• Många medarbetare trivs bra med hemarbete då det innebär färre resor i rusningstid, en mindre stressig vardag och att man kan arbeta i en miljö som man känner sig hemma i. Det finns dock flera undantag, personer som av olika skäl inte vill, kan eller bör jobba hemma.
• Kombinationen mellan kontorsarbete och hemarbete är troligtvis den bästa lösningen. Man kan då förena tät interaktion med målfokuserat (och självständigt) arbete. Det är viktigt med policies för arbetstidens förläggning och den bör sträva efter att förena fördelarna med båda former av arbete och samtidigt försöka undvika dess nackdelar.

Här kommer rekommendationer i framtagningen av nya arbetstidspolicies.

1. Policyarbetet behöver ha en bred representation

Involvera många olika grupper i policyarbetet för det ökar möjligheten till en bredare förankring. Åsikter från chefer, medarbetare och fackliga representanter blir beaktade, samtidigt som policyn blir lättare att förankra och implementera.

2. Låt arbetet ta tid

I ett drygt halvår har vi fått uppleva mycket hemarbete och social distansering. Vi har inte hunnit se de långsiktiga lärdomarna om hur väl det fungerar med mycket hemarbete. Hur medarbetare klarar av hemarbete under den mörka årstiden. Det borde finnas om ungefär ett år (oktober 2021) tillräckligt med erfarenheter för att kunna slå fast mer långsiktiga policies. Fram till dess kanske Folkhälsomyndighetens rekommendationer kan vara mer vägledande i kombination med en löpande dialog med chefer och medarbetare. Personligen tror jag att hemarbete överlag kommer att fungera bra och till och med bättre än under de första sex månaderna.

3. Policies behöver tillåta individanpassning

Även om min tro är att de flesta framtida policies kommer att innehålla en kombination mellan kontors- och hemarbete så bör det finnas utrymme för individuella anpassningar. En del medarbetare kan må bra av att arbeta mer hemifrån, andra mindre än genomsnittet. Arbetsprestation och individuella behov behöver vägas in. För medarbetare med missbruksproblem eller där missbruksproblem finns i hemmet kan det vara olämpligt med hemarbete.

4. Se till vad som kan vara bäst för just er organisation och undvik standardlösningar

Jag har vid flera tillfällen hört personer säga att de önskar sig ett arbetsliv där man jobbar hemma två dagar och är på kontoret tre dagar. Men gör en egen analys om vad som kan leda till det bästa arbetsresultatet och ett bra välmående just för era medarbetare. Det kan vara mer eller mindre än så beroende på den specifika situationen.

5. Fokusera på arbetsmiljö- och tillförlitlighetsfrågorna

Ett långvarigt hemarbete av betydande omfattning innebär att det behövs en uppföljning av arbetsmiljön för hemarbetande personal. Organisationens experter på arbetsmiljö och ergonomi bör granska olika hemarbetsmiljöer i någon form av digital skyddsrond. Det gäller också att kartlägga risker med hemarbetare, inte minst vad gäller IT-säkerheten och att vitala processer kan vidmakthållas med en liknande tillförlitlighet som arbete i kontorsmiljön.

6. Det organisatoriska perspektivet skall mest motivera hemarbetet

Eftersom det finns många fördelar med hemarbete utifrån medarbetares perspektiv är det viktig att arbetsgivare inte lättvindigt accepterar fortsatt hemarbete utan att det finns en tydlighet att detta i så fall utgör frihet under ansvar, att hemarbetet skall vara produktivt och värdeskapande och inte någon personalförmån.

Rätten att arbetsleda och bestämma var och hur arbetet blir utfört åvilar arbetsgivaren. Det gäller därför för ansvariga chefer att följa upp att det blir bra leveranser av arbete som utförs hemifrån. Det gäller här också att som arbetsgivare sätta värde även på medarbetares välbefinnande och vad som kan främja att de trivs med sitt arbete, och blir mer lojala och förmodligen även piggare samt mindre ofta sjuka.

7. Policies och beslut om hemarbete skall vara transparenta och tillämpas med rättvisa

Denna punkt kommer att vara viktig för att undvika missnöje och att medarbetare känner sig orättvist behandlade. Varför får Stina och Pelle jobba hemma två dagar i veckan men inte jag? Här krävs det att det finns argument, att det är kopplat till vad för arbete som skall bli utfört och vad som krävs för en viss medarbetare att få samma möjligheter. Här är det extra viktigt att som chef undvika favoritism, att ge dem man personligen gillar en extra förmånlig behandling.

8. Aktivt och kommunikativt ledarskap

Överlag verkar chefer vara mindre nöjda med hemarbete än medarbetare och många vittnar om en ökad arbetsbelastning. Det är på många sätt enklare att leda en grupp medarbetare som finns samlade på en plats. Samtidigt är det ett problem många gånger på arbetsplatser före pandemin med medarbetare som känner sig lite motiverade, som får för dålig feedback och som inte är positiva till den egna chefens ledarskap. Pandemin erbjuder en möjlighet att växla över till ett mer feedbackorienterat och kommunikativt ledarskap där medarbetare i enskilt eller i grupp utför sitt arbete självständigt med ett stödjande och målfokuserat ledarskap med feedback och digitala kommunikationsstrukturer. Det är min övertygelse att de chefer som inte riktigt klarar av att leda sina medarbetare i dessa dagar är mindre lämpliga som chefer även utan någon pandemi.

9. Låt det flexibla arbetet bli en del av en modern arbetskultur

Många organisationer lever fortfarande kvar i en byråkratisk arbetsplatskultur där det förekommer mycket av revirbevakning och förhandlingar mellan olika avdelningar och medarbetare kring vem som skall utföra arbetet snarare än att man gör det tillsammans i en prestigelös anda. Vem som säger något blir mer viktigt än vad som sägs och möten handlar mer om att demonstrera makt än att få saker gjorda. Det behövs ett fokus på leverans och att hjälpas åt med teamwork och agila processer. Om ni vill förstå vad jag menar besök till exempel Volvos och Scanias fabriksanläggningar och se hur målinriktat arbete utförs där i syfte att bygga världens bästa lastbilar. Det svenska arbetslivet hade varit ett globalt föredöme om samma anda går att utveckla inom administrativt arbete. Att genom kontors- och hemarbete leverera tjänstemannaarbete som verkligen får företag och organisationer att blomstra!

Artikeln hittar du på GU