Sparade inläggVarför alla dessa möten?
Syfte, mål och agenda förknippar de flesta med ett effektivt möte. Samtidigt visar bland annat Svenskars möten 2019 – samma slutsatser gäller för årets undersökning - en studie av (o)vanor och (in)effektivitet att det är få som frågar efter detta om det saknas. Finns det andra anledningar till att vi har så många möten?
Stort behov av samordning
Forskarna Patrik Hall, Vesa Leppänen och Malin Åkerström har i Mötesboken gått till botten med frågan om varför vi har så många möten. De beskriver att mängden möten ökat i takt med att samhället blivit mer demokratiskt och komplext. Beslutsfattandet har decentraliserats i många organisationer samtidigt som verksamheten delas upp i mindre enheter som alla ska fokusera på sin kärnverksamhet. Något som i sin tur leder till ett ökat behov av samordning vilket görs genom möten. Ju mer som ska samordnas desto fler möten verkar behövas för att lyckas.
Är den som går på möten viktigare än andra?
I takt med att arbetslivet blivit allt mer flexibelt – vi jobbar på olika tider och olika platser - menar de vidare att behovet av formella möten ökar. När vi inte ses naturligt i andra sammanhang fungerar möten som en bekräftelse för vilka som ingår i organisationen och ett bevis på att jag själv tillhör gruppen.
Forskarna bakom boken beskriver även hur möten utgör en form av maktarena. Det handlar dels om att beslut fattas under möten och dels om att möten ger tillfälle att demonstrera sin kompetens för andra och att hantera den interna maktbalansen. Men det handlar också om inkludering. Den som blir inbjuden är efterfrågad och kan därför anses vara viktig för organisationen.
Vi vill ”ha lite koll”
Nyligen jobbade jag själv med en organisation som ville utveckla sina interna möten med målet att skapa färre och effektiva möten. När gruppen fick prata om vilka återkommande möten de behövde var det många som beskrev att de ville träffas för att ”ha lite koll” på vad kollegorna gör. De var vana vid olika former av rundor där alla får berätta vad de jobbar med just nu och vad som är på gång. Trots att detta kan göras på andra sätt och att alla var eniga om att de inte gillade dessa rundor hade de ändå svårt att släppa taget om dem.
Social aspekt av möten
Under Coronapandemin och ökat antal digitala möten har vi sett allt fler inbokade sociala möten. Kollegor och team bokar in digitala fikor, AW och träningspass. Människan är i grunden en social varelse, när vi inte spontant ses vid kaffemaskinen eller i korridoren försöker många råda bot på saknaden genom att planera in sociala möten.
Tre tips för att stärka det mellanmänskliga i gruppen
När du planerar ett möte är det lätt att fokusera på vad ni måste göra just nu för att hantera de mest akuta frågorna. Har mötet ett uttalat syfte handlar det säkert om att lösa just de frågorna, verksamhetsplanering för nästa år eller vad folk behöver bli informerade om. Kanske ska ni istället fundera på vilka verkliga behov som finns i gruppen och hur ni möter dem.
Vill du underlätta det sociala utbytet utan att planera in extra möten kan ni exempelvis
• Ha mer fokus på det mellanmänskliga när ni ses fysiskt
• Be alla svara på en mer personlig fråga i början av era möten
• Lägg in punkt i agendan där ni tillåts vara mer personliga
