Skapa en kommunikations- och informationsplan

Risk för negativ ryktesspridning

Skapa en kommunikations- och informationsplan runt projektet. Se till att information från projektgruppen samtidigt går ut till både chefer och medarbetare, inte bara genom linjen. Det finns en risk att linjechefer blir överbelastade i ett stort förändringsarbete och därmed inte hinner kommunicera allt. Om man i organisationen upplever att saker och ting inte kommuniceras öppet finns en risk för negativ ryktesspridning så som att ledningen går bakom ryggen på medarbetarna.

Reaktioner ska bekräftas eller stävjas.

Kommunikation betyder att minst två parter har ett informationsutbyte tillsammans, en dialog. Här ska medarbetarna höras och åsikter/känslomässiga reaktioner ska bekräftas eller stävjas. Lyckas man inte här riskerar man att medarbetarna tappar motivationen. Var beredda på att medarbetarna ändå inte upplever att de får tillräckligt med information, det kan vara en reaktion på upplevd osäkerhet.

Hur processen ska dokumenteras

I informationsplanen ska man också inkludera hur processen ska dokumenteras, bilda gärna en projektgrupp för dokumenthantering. En gedigen dokumentation är nödvändig om man vill göra en s.k. processutvärdering, dvs analysera framgångsfaktorer och hinder när det gäller implementeringen av flexkontoret.

Konkreta tips

• Var så transparant som det bara går, och informera gärna "för mycket". Det är bättre att systematiskt skicka ut information även om man inte har så mycket nytt att meddela.
• Se till att samtliga anställda vet var i förändringsprocessen man är. Då kan man undvika negativ ryktesspridning.
• Ansvariga ska se till att noggrant dokumentera underlag (så som beslut, risk- och konsekvensanalyser, samverkansprotokoll, informationsdokument, eventuella undersökningar och resultat) och beslut samt information till medarbetare under förändringsprocessen.
• Dokumenten får gärna ligga samlade t.ex. på en webbsida.