Trender inom den digitala arbetsplatsen

På ett digitalt event nyligen hade jag möjligheten att få dela med mig av viktiga behov och trender som jag ser framåt när det gäller den digitala arbetsplatsen. För den som inte hade möjlighet att vara med kommer här en chans att ta del av det jag förmedlade. Det handlar om att bli medveten om vad som händer, spontan social interaktion, kreativt samskapande, mer naturlig kommunikation och - något som verkligen har blivit verksamhetskritiskt.

Spara

Tillbaka till kontoret?

Det går förstås inte att undvika att prata om den pågående pandemin när man tänker och siar om hur den digitala arbetsplatsen kommer att utvecklas framåt. Pandemins hemskheter till trots är det ju många sätt fantastiskt vilken omställning som många människor och organisationer lyckades göra på extremt kort tid när väl pandemin blev ett faktum och vår rörelsefrihet började begränsas. På bara några dagar så gällde det att ställa om till distansarbete. Och under pandemin har det gällt att allt som kan utföras digitalt också behöver kunna utföras digitalt. Digitaliseringen har tagit ett jättekliv.

Om vi då tittar på vad distansarbetet har lett till - för de som haft möjligheten att arbeta på distans - så kan vi se att det i många fall varit positivt, både för arbetsgivarna och medarbetarna. Effektiviteten och produktiviteten har ökat. Många medarbetare upplever att de fått större möjligheter att få ihop sitt livspussel.

Vägen framåt efter pandemin är inte att gå tillbaka till 9-5 fem dagar i veckan på kontoret. Vi kommer ta oss dit om och när det finns ett värde av att vara där. Men huvudsakliga vägen framåt är att skapa bästa möjliga digitala arbetsplats för medarbetarna som gör det möjligt att arbeta och vara produktiv i stort sett från vilken fysisk plats som helst.

Med det sagt, hur behöver vi då utveckla den digitala arbetsplatsen framåt? Vilka behov är det vi behöver tillgodose? Vilka möjligheter finns att förbättra förutsättningarna att arbeta smartare tillsammans? Jag tar upp några av behov jag ser som viktigast att adressera här, och några av de möjligheter som finns att tillgodose dem.

Siffrorna i bilden nedan är hämtade från en studie av Brilliant Future och PwC’s US Remote Work Survey 2021.

Medvetenhet om vad som händer

Låt mig börja med ett behov som blivit smärtsamt tydliga under det senaste året - att veta vad som händer inom de verksamheter vi arbetar med när vi inte längre kan höra snacket i korridorerna. Det är ett absolut grundläggande behov vi har för att kunna samarbeta med andra. Vet vi inte vad de som vi ska samarbeta med gör, hur det går och när de är klara så är det väldigt svårt för oss att planera vårt eget arbete och veta när och hur vi förväntas bidra.

Under pandemin har det blivit uppenbart för allt fler hur svårt detta är. Rent allmänt är det svårt för medarbetare att veta vad andra gör när man inte har det informella pratet som man får på en fysisk arbetsplats. Likaså är det svårt att bli sedd och känna sig sedd. Det är även svårt för chefer och ledare att veta hur medarbetarna mår och vad de gör. Detta har gjort att chefer och ledare behövt utveckla sitt ledarskap och anpassa det till när medarbetarna arbetar på distans. Åtminstone de som har ambitionen att fortsätta chefa och leda framöver.

Inget av detta var inte lätt innan heller. Vi hade inte de bästa lösningarna om man tänker efter. Men, vi kunde i alla fall samla alla på ett ställe, eller i alla fall de som bodde i närheten av kontoret eller arbetsplatsen. Sen kunde vi jaga runt efter folk där och höra oss för vad som hänt nyligen och vad som är på gång. Vi kunde också skicka och läsa en massa mejl, ringa runt till kollegor och ha möten där vi uppdaterar med varandra.

Just det sistnämnda kan vi förstås fortfarande. Den stora skillnaden är att vi nu har videomöten istället för fysiska möten. Och som vi har möten sedan. Även om många upplever att de blivit mer produktiva när de arbetar på distans så har det inte alltid berott på att de arbetar smartare.
En studie i USA av 3 miljoner distansarbetande fann nämligen att många nu sitter i fler möten och har längre arbetsdagar än tidigare. De fann även att det skickas fler mejl. Varför? Jo för att möten är det sätt vi uppdaterar varandra om vad som händer. Så det blir back to back möten hela dagarna, med knappt någon tid över att göra något annat.

Det vi borde göra istället för att sitta i möten hela dagarna är att titta på hur våra nya verktyg kan möjliggöra nya arbetssätt. Den stora grejen med exempelvis Microsoft Teams är inte att det går att köra videomöten med det. Det kunde man ju med Skype också. Utan det är att Teams liksom exempelvis Slack är plattformar för att uppdatera varandra om vad som händer, samordna aktiviteter och skapa saker tillsammans. Sen kan man ha videomöten där också när det behövs.

Ett begrepp att titta närmare på är ”Work out loud”. Det handlar helt kort om hur man genom att vara mer explicit om vad man arbetar inte bara underlättar samarbete utan även skapar nya möjligheter till lyckliga sammanträffanden med andra människor och information. ”Serendipity” som det heter på engelska, ett ord som för övrigt blivit framröstat till ett av det engelska språkets vackraste.

Spontan social interaktion

Sedan har vi behovet av social interaktion. Jag tänker främst på den där spontana interaktionen som ofta sker när man tar en fika, går på lunch eller stöter in i varandra i korridoren. Situationer där man dessutom blir sedd av andra, även om man inte gör mer än att gå förbi varandra. Men bara ett snabbt ögonkast gör att vi lämnar med känslan av att ha blivit sedd.

En baksida med distansarbete är känslan och stressen över att alltid vara uppkopplad och tillgänglig, med svårigheten att dra gränser mellan arbete och fritid. En annan att man kan känna sig socialt isolerad. Det bottnar ofta i att det inte är så lätt att spontant interagera med andra eller bli sedd av andra. En undersökning tidigt under pandemin visade att 20% oroar sig över sin mentala hälsa som en följd av detta. Sedan dess har sannolikt denna procentsats ökat. Frågan vad som beror på distansarbetet i sig och vad som beror på själva pandemin och de begränsningar vi måste leva efter får framtida studier försöka besvara.

Givetvis är det lätt att tänka att lösningen är att gå tillbaka till kontoret. När jag själv försöker sia om framtiden brukar jag titta på hur barn idag beter sig. De är inte programmerade med gamla beteenden. De tar digital teknik för given och kastar sig orädda ut och utforskar den virtuella världen. De som pluggar hemifrån idag vill förstås också tillbaka till skolan och vanligt socialt umgänge, men många hittar ändå sätt att umgås digitalt. Och de har gjort det sedan länge. För dem är det fullt naturligt att umgås med kompisar och andra virtuellt, som när ett av mina barn bjöd in sina kompisar till invigningsfest i en nybyggd Minecraftvärld och de sedan hängde där hela kvällen.

Vi kan alltså tillgodose behov av social interaktion digitalt även på jobbet. Vi måste inte boka in videomöten för det. Det finns liksom en motsägelse i detta, att planera in tid för spontan interaktion. Precis som vi kan ta oss till fikarummet eller den sociala zonen på kontoret när vi känner behov av social interaktion utan syfte så kan vi ta oss till virtuella rum och träffa andra på samma sätt. Ett exempel på verktyg som erbjuder detta är Spatial Chat som tagit sig in på alltfler arbetsplatser under pandemin.

Kreativt samskapande

Apropå videomöten så har nog de flesta upptäckt hur svårt det är att vara kreativa och skapa saker tillsammans i såna. Desto längre pandemin har pågått, desto mer uppenbart har det blivit att det saknas den typen av miljöer som gör det möjligt att göra motsvarande det vi gör i fysiska workshops. Här har vi alltså vårt tredje behov att adressera – behovet av kreativt samskapande.

Det blir helt enkelt mycket visa och prata i vanliga videomöten. Någon delar skärmen och pratar, de andra lyssnar och kommenterar. Sen pratas det. Kanske skriver och delar vi något litet i chatten. Men vad kommer det ut för resultat av det, mer än kanske mötesanteckningar? Mycket snack och lite hockey.

Det är inte för inte som digitala whiteboards som Miro och Mural har hittat in här och var på de digitala arbetsplatserna. Inte alltid med IT-avdelningens vetskap eller godkännande, utan ofta som skugg-it. Eller solskens-IT som man tänker som användare. För att man ser att det fyller ett verkligt behov - kreativt samskapande.

Naturlig kommunikation

Så till de det sista behovet, eller trenden om man så vill, som jag tar upp här - nämligen övergången till sätt att kommunicera som är mer naturliga för oss som människor.

När man tänker på det så har hur vi kommunicerar med andra över tid och rum inte mycket förändrats sedan det första kända skriftspråket dök upp i Mesopotamien för 5 000 år sedan. Förvisso kan i princip alla läsa och skriva idag vilket inte var fallet då. Men det är fortsatt så att vi huvudsakligen kommunicerar med abstrakta symboler som håller vårt medvetna fullt sysselsatt med att tolka ut mening ur dem. Åtminstone på arbetet där skriftlig information och kommunikationssätt som mejl och dokument fortsatt dominerar.

Problemet är att detta sätt att kommunicera inte på något sätt är naturligt för oss. Vi har inte genetiskt förändrats på de ca 150 år som allmänheten varit skriv och läskunniga. Det är därför fenomen som ”information overload” finns. Vårt medvetna sinne kan bara ta in 40 bitar information i sekunden. Vi är helt enkelt inte skapta att sitta med näsan i böcker eller framför en skärm och inhämta information genom att skrolla sida upp och sida ned med text. Däremot är vi ungefär likadana som vi var för 50 och 100 000 år sedan. När vi kommunicerade via alla våra sinnen och använde vårt undermedvetna till att ta in och processa enorma mängder information i vår omgivning, närmare två miljoner bitar i sekunden jämfört med vårt medvetna sinnes 40 bitar. Vi behöver kunna kommunicera och ta in information visuellt, såsom kroppsspråk och vad som sker i vår omgivning. Men också förstås med naturligt språk och ljud. Och genom möjligheten att ge direkt feedback och ha en dialog med varandra kan vi snabbt fylla i luckor i kommunikationen och nå ömsesidig förståelse.

Med anledning av detta kommer virtuell och förstärkt verklighet vara den stora trenden inom den digitala arbetsplatsen framåt. Anledningen är helt enkelt att vi kan använda samma palett av kommunikationssätt och samma bandbredd som vi alltid haft vid fysiska. I och med intåget av virtuell och förstärkt verklighet på våra digitala arbetsplatser är vi på sätt och vis tillbaka till stenåldern igen.

Bilden nedan är från BBC, Horrible Histories Series 7 Episode 2-Staggering Storytellers.

Den digitala arbetsplatsen har blivit verksamhetskritisk

Men den största trenden av dem alla är väl att den digitala arbetsplatsen blir allt viktigare för att göra våra arbeten. Den har blivit verksamhetskritisk på riktigt. Pandemin har visat med all tydlighet att allt fler kan vara utan kontoret, men inte den digitala arbetsplatsen. Om den fallerar stannar verksamheten. Om kontoret behöver stängas kan vi alltid hitta någon annanstans att arbeta. Åtminstone om vår digitala arbetsplats tillåter det.

Detta paradigmskifte som nu många organisationer förstått kommer dramatiskt förändra både hur man tänker på, angriper och investerar i av arbetsplatsen som en helhet. Framför allt kommer den fysiska och sociala arbetsmiljön måste i ökande grad anpassas efter de nya arbetssätt, nya sätt att organisera en verksamhet och nya affärsmodeller som den digitala arbetsplatsen och digitaliseringen av vårt arbete möjliggör.

Detta inlägg är inlagt av:

Relaterade inlägg

Laddar inlägg