Sparade inläggFem nycklar till ett effektivt möte
Hälften av alla på mötet vet inte vad som bestämts när det avslutas och många vill ha att deras möten ska vara mer effektiva utan att veta hur. I den här artikeln får du fem konkreta nycklar till effektiva möten baserat studier om svenskars mötesvanor.
Våga prioritera och ifrågasätt
Alla vill ha ett effektivt möte – men vad är det egentligen? Oavsett om mötet genomförs digitalt eller fysiskt med alla deltagare i samma rum finns det fem nyckelfaktorer för att ditt möte ska bli effektivt. I två studier, 2019 och 2021, frågade vi över 500 tjänstepersoner på företag och organisationer med minst 26 medarbetare vad ett effektivt möte är. Bilden blev mycket tydlig och kan sammanfattas i akronymen SURFA.
De som har mest effektiva möten vågar prioritera och ifrågasätta – De kräver syfte, mål och agenda och tackar nej till möten de inte bör vara med på. Deras chefer är förebilder. Alla har fokus på mötet som avslutas i tid med en tydlig summering.
Mer information om studierna hittar du på https://motesutveckling.se
1. Struktur
För att ett möte ska vara effektivt behövs svar på tre frågor: Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om? Det vill säga syfte, mål och agenda och det räcker inte med att den som bjuder in till mötet själv har en känsla för sitt syfte och mål. Alla deltagare måste känna till detta och de som har mest effektiva möten tackar nej till möten om de inte har svar på dessa grundläggande frågor.
2. Underlag
Alla individer är olika och behöver mer eller mindre tid till förberedelser. För att alla ska kunna förbereda sig inför mötet behövs alltid någon form av besluts- eller förberedelsematerial i god tid innan mötet. Det räcker ofta med några frågeställningar, ett filmklipp eller ett kortfattat PM. Är det för mycket text läser ändå inte någon det.
3. Rätt personer
Alla som är med på mötet ska vara direkt berörda av det som tas upp på mötet. Ska ett beslut fattas är det viktigt att mötesdeltagarna har befogenhet att fatta beslut. Kollegor som inte bör vara med på mötet kan göra annat med sin arbetstid än att sitta i ännu ett möte.
4. Fokus
Även att det är lätt att försvinna i mejlboxen eller kolla upp något på sin telefon betyder det att fokus hamnar någon annanstans än på mötet just då. Att lyckas hålla fokus på mötet handlar om att alla blir involverade vilket ställer krav på en aktiv mötesledare och noggrann planering.
5. Avslut
Ett effektivt möte avslutas med att alla vet vilka slutsatser och beslut som har tagits – vem ska göra vad till när? Ofta är det bra att summera löpande under mötet i anteckningar eller i en aktivitetslista som är synlig för alla.
