Tekniken - ett hinder för den digitala arbetsplatsen?

En paradox?

Det låter kanske som en paradox: att själva tekniken skulle vara ett hinder för utvecklingen av den digitala arbetsplatsen. Visst är tekniken en suverän tillgång - så länge vi inte sätter för stort fokus på den. Tyvärr händer det alltför ofta att man fokuserar på funktionerna när ny teknik presenteras.

Ny tekniken presenteras

Det sista steget i implementeringen av ny teknik brukar vara att en person, ofta väldigt kunnig i den tekniska lösningen, presenterar funktionerna som erbjuds. Det är ofta många finesser och förbättringar, de flesta med en specifik process i åtanke. Mottagarna, som ofta är väldigt kunniga inom sitt verksamhetsområde, förväntas ta till sig alla nya funktioner och sedan själva räkna ut på vilket sätt de nya funktionerna kan bli till nytta i den befintliga verksamheten.

Hur uppfattas den nya tekniken?

I värsta fall framstår då den nya tekniken som krånglig, överarbetad och omständlig. Medarbetarna nickar instämmande, men återgår sedan till det arbetssätt de hade före informationen. De som är ansvariga för implementering och igångsättning av den nya tekniken kan ändå nöjda bocka av den sista rutan i projektet, kanske t o m benämnd "Utbildning" och sedan ägna sig åt driften av den nya tekniken. Men medarbetarna fortsätter att arbeta ungefär som de gjorde dagen innan. Inte så konstigt, de har ju en verksamhet att sköta, som oftast inte ger tid eller utrymme att ta till sig ny kunskap, reflektera över den och implementera den i den dagliga verksamheten.

Hur blir då ny digital teknik en tillgång i verksamheten?

Första steget:

• Fråga er själva, vilka är våra behov EGENTLIGEN? Vad vill vi uppnå? Vilka trånga sektorer kan vi vidga? Vilken information behöver medarbetarna ha nära till hands, alltid? Vilka är förutsättningarna för förbättring och förändring? Hur kan de olika delarna av organisationen använda tekniken? Helt enkelt: på vilket sätt kan det här ge verksamheten få en rejäl skjuts framåt?

Andra steget:

• Släng alla fördomar om dina kollegor över bord. Kanske tänker du att personer i en viss ålder har det lättare, eller svårare, att ta till sig ny teknik? Kanske har den som lär ut den nya tekniken ett annat modersmål än de som ska lära sig? Kanske tänker du att vissa personer inte gillar ny teknik utan hellre vill fortsätta som de alltid har gjort? Fördomar kan vara ett stort hinder för införande av en mer digital arbetsplats, så gör dig av med dem. Utgå istället från att alla medarbetare kan ha nytta av ny teknik, men att de kan behöva stöd i processen till att se och uppleva nyttan.

Tredje steget:

• Fokusera till 100% på verksamhetsnyttan. På vilket sätt kommer det "nya" att vara till nytta för oss. Vilka fördelar ger det - idag och i framtiden? Hur kan vi lära oss tillsammans och utvecklas vidare? Den som ska förmedla kunskapen behöver ha djupa kunskaper och insikter om den vardag och verklighet som ska dra nytta av den nya digitala arbetsplatsen. Om ni anlitar externa personer för att förmedla kunskap - lägg tid på att sätta in dem i verksamheten, berätta vilken nytta ni vill få ut. Ha sen en dialog kring vilka "nyttor" som ska förmedlas, och i vilken ordning. Räkna inte med att utvecklarna av olika programvaror och tjänster har tänkt på användbarheten in i minsta detalj. Äg kunskapsinnehållet och relatera det till er verksamhet. Om du betonar möjligheterna med det nya når du sannolikt ett mycket större intresse hos medarbetarna och i förlängningen en högre grad av användande.

Fjärde steget:

• Skapa utrymme för inlärning och tillämpning av det nya. Var tydlig med hur många timmar som medarbetarna har till sitt förfogande för att ta till sig ny teknik, öva på den, reflektera över den. Det är i medarbetartid som kostnaden för implementering av ett nytt system betalas, snarare än kostnaden för själva systemet. Fyra-fem timmar i veckan, per medarbetare, de första månaderna, är en bra riktlinje om man vill ha fullt utfall av sin investering.

Femte steget:

• Repetition - helt enkelt! Det räcker inte med att visa en gång. Tänk dig att du ska lära dig dansa tango, och lärarna visar en ny dans-tur en gång. Du går tillbaka hem, två timmar senare (efter att ha handlat mat, lagat middag och diskat) förväntas du minnas turen och genomföra den hemma på köksgolvet. Skulle det funka? Kanske, om du har stor erfarenhet av dans i allmänhet, och pardans i synnerhet. Annars är risken stor att du inte kommer ihåg turen. Sannolikt behöver du repetera, öva själv och öva den nya turen tillsammans med andra för att lära dig. Ett filmklipp där lärarna visar turen kan vara ett bra stöd att ha med sig. Så undersök alltid möjligheterna att få stöd i en webkurs eller liknande. Ibland finns mycket filmat material att tillgå - som t ex med många av Microsofts program. Se i så fall till att någon eller några som är insatta både i verktygen, verksamheten och medarbetarnas förkunskaper väljer ut några filmer som stämmer bäst överens med just era förutsättningar. Distribuera sedan kunskapen på så många sätt som möjligt, och gör det över tid. "Folk" glömmer lätt, så repetition, och sen lite repetition igen är vad som behövs.

Viktigast av allt - skapa trygghet

Nyckelordet för de allra flesta, oavsett ålder, språkkunskaper eller teknik-intresse är TRYGGHET. Att uppleva att man har kunskap och färdigheter i det nya, på en nivå som gör att man känner sig lugn och trygg är en absolut förutsättning för att en digital arbetsplats ska bidra positivt till verksamheten. Att kunna se fördelarna med den nya tekniken, t ex att man kan ha tillgång till information, att man enkelt kan dela information, samverka, och ha möjlighet till snabb kontakt om man har frågor eller behöver hjälp är också det viktiga "broar" till att anamma digital teknik.

Sammanfattning

• Vilka är våra behov EGENTLIGEN?
• Släng dina fördomar i sjön!
• "Hoppa över" de tekniska funktionerna, fokusera på möjligheterna.
• Det kommer att kosta TID för var och en medarbetare.
• REPETITION!
• Skapa trygghet!