Tips om digitala verktyg som optimerar hybridarbete

Smarta verktyg som finns i Microsoft 365

Det är mycket att tänka på när det gäller hybrida arbetsplatsen. Vi lär oss fortfarande och med tiden hittar vi allt fler framgångsfaktorer kring arbetssättet. Ledarskap, genomtänkta strategier och riktlinjer, samt kontorets utformning är viktiga delar. Men idag när vi är utspridda och ständigt uppkopplade behöver vi också vara duktiga på att använda oss av den digitala teknik som har utformats för flexibelt hybridarbete. Och teknikens framfart går otroligt fort. Det kommer ständigt nya lösningar som kan innebära tidsbesparingar och förbättrat samarbete.

I denna kunskapsinlägg belyser vi några av de smarta verktyg som finns i tjänsten Microsoft 365 och som kan underlätta för både chefer och anställda. Vissa funktioner finns redan idag, en del är under utveckling och lanseras under året. Alla lösningar som vi nämner i denna utgår ifrån Microsoft Teams, som enligt oss är navet för alla former av arbete och samverkan.

Viva Insikter – för digitalt välbefinnande

Hybridarbete har stor inverkan på anställdas välbefinnande och Viva Insikter hjälper till att utveckla mer hållbara arbetsmetoder och vanor. Appen är integrerad Teams. Med hjälp av sekretesskyddade insikter och användbara rekommendationer, får du hjälp att arbeta smartare och att uppnå balans.

Som medarbetare kan du få hjälp med:

• Att hålla reda på och prioritera dina kommande uppgifter och kalenderbokningar.
• Att reflektera över ditt välmående.
• Att komma ihåg att ta raster, och använda inbyggda meditations-appar.
• Att boka fokustid i kalendern för att kunna arbeta i lugn och ro med att få jobbet utfört.
• Att få insikter om dina mötesvanor och hur de kan förbättras.

Som chef kan du få hjälp med:

• Att främja medarbetarnas välbefinnande och hjälpa dem utveckla hållbara arbetsvanor.
• Att boka 1:1-möten med arbetsgruppen och se möteshistorik.
• Att förstå mötesvanor, arbetsmönster och att få rekommendationer.
• Att påminnas ge beröm och uppskattning digitalt.

Microsoft Places – en översikt av den hybrida arbetsplatsen

Denna app är ännu inte lanserad, men kommer som en spännande nyhet under 2023. Verktyget syftar till att få en bättre bild över hur arbetsplatsen ser ut och nyttjas. Du kommer bland annat kunna:

• Se status över var personer befinner sig (hemma, kontoret, café, frånvarande, etcetera).
• Se en schematisk bild över vilka som är på kontoret.
• Se vilka arbetsplatser andra har bokat nära dig.
• Få hjälp att hitta till olika rum och ytor på kontoret (för stora kontor).
• Få statistik och kartläggning kring nyttjandegraden av kontorets olika delar med förbättrings-rekommendationer (avsett för chefer/ledare).

Viva Pulse – smart feedback-verktyg

Denna app kommer också att lanseras under året och är ett utvärderingsverktyg som gör det möjligt för ledare/chefer att få regelbunden feedback från anställda via korta pulsmätningar – integrerat i Teams. I stället för att göra omfattande medarbetar-undersökningar en gång om året kan du göra återkommande korta mätningar - för att snabbt kunna vidta åtgärder och optimera arbetet. Något som är extra viktigt i en hybrid arbetsmiljö där alla inte är på plats samtidigt.

Appen ger dig möjlighet att:

• Utgå från mallar för att snabbt skapa återkommande pulsmätningar, exempelvis kring stress och välmående eller hybrida arbetssättet.
• Distribuera enkelt till användare och grupper i Teams.
• Få historiska mätresultat och insikter/rekommendationer utifrån statistiken.

Mötes-sammanfattning med Teams Premium

Digitala och hybrida möten upptar en stor del av vår arbetstid. Nu lanseras Teams Premium, en tilläggstjänst med en mängd avancerade mötesfunktioner som kan ta våra möten till nästa nivå.

Bland annat skapas en automatisk mötessammanfattning med nya AI-funktioner:

• Automatisk avsnittsindelning av inspelade möten, vilket gör det enklare för deltagare att få snabb åtkomst till en viss sektion av mötet.
• Automatiska mötesanteckningar och sökbara avskrifter.
• Föreslagna uppgifter och tilldelningar som ska utföras efter mötet.
• Personliga noteringar om när du har omnämnts under mötet, vilka som har pratat, när en skärm har delats, etcetera.

Microsoft Teams Room – för moderna hybridmöten

Vi känner till vikten av att alla känner sig inkluderade i ett hybridmöte, oavsett var de befinner sig. Med Teams Room skapas en helt ny hybridmötes-miljö som ger förutsättningar för detta. Det är i praktiken ett mötesrum som är utrustat med all hårdvara som krävs för att hålla distans och hybridmöten och som är certifierade att fungera tillsammans med Teams.

• Videogalleriet visas längst ner på skärmen, så deltagarna i rummet kan se distansdeltagarnas ansikten, nästan som om de vore i samma rum.
• Mötesinnehållet visas tydligt med chatt, handuppräckning, reaktioner etcetera, vilket ökar engagemanget.
• Smarta kameror spårar talare, placerar deltagare i rummet i egna videofönster och skriver ut vem som talar.
• Förenklar för användaren vid uppkoppling. Med ett klick på mötesrummets display är man direkt inne i mötet. Både kameror, skärmar och mikrofoner fungerar direkt.