Tips till hybrida mötesrummen

Innan pandemin fanns det tysta rum samt mindre och större mötesrum. Alla var dimensionerade och utrustade utifrån hur många som fysiskt skulle rymmas. Många hade även ett separat rum med möjlighet att koppla upp sig i ett videomöte.

Här följer några tips på hur du bäst förbereder den hybrida arbetsvardagen.

Flera mindre mötesrum för max flexibilitet

Arbetsvardagen består nu till stor del av hybridmöten som kombinerar uppkoppling från det fysiska mötesrummet på kontoret med deltagare på distans. Om kontoret ska fylla sin funktion som kreativ mötesplats som stärker samarbetet, då måste enkel mötesteknik installeras i nästintill alla rum för att ge den flexibilitet som arbetet kräver. Det ska vara lika smidigt att mötas virtuellt, fysiskt eller i hybrid.

Variera storlek och teknisk nivå

Tänk igenom vilken typ av mötesteknik som behövs i dina olika mötesrum. Kombinera mer avancerad teknik med enklare utrustning så alla typer av möten (internt och externt) kan hanteras, och som säkerställer att du kan koppla upp dig mot olika mötesplattformar. En annan aspekt är säkerhetsnivån. Oftast fungerar molnbaserade lösningar bäst, men ska du ha vissa mer känsliga möten som kräver högre skydd, behöver du alternativ för dessa.

Satsa på användarvänlighet

Lägg lite krut på mer intelligenta system med egen uppkoppling som gör det enkelt för användaren att göra rätt. Det ger stabilitet i varje samtal och möjliggör också proaktivt underhåll. Det sparar mycket support, arbetstid och frustration. Tekniken finns och ger avlastning vid varje möte.

Skaffa en studio för proffsiga livesändningar

Webinar har blivit ett vanligt sätt att dela kunskap. Många har också infört nyhetssändningar till medarbetare som en ny form av internkommunikation. Vi ser ett ökat behov av att sända proffsigt och dra nytta av den avancerade tekniken som också blir alltmer tillgänglig prismässigt. Fundera på en yta där du kan bygga en egen enklare eller mer avancerad studio – stor eller liten beroende på dina behov. Den kommer användas frekvent, även för kundmöten.

Förstå tekniken för att hitta lämpligaste lösningen

Att förstå varför samtliga plattformar, såsom Microsoft Teams, Google Meet, Zoom och Webex, har certifierade tillbehör är A och O för att eliminera den svagaste länken i dina digitala möten. På kontoret görs det bäst genom att investera i lämpliga kontorslösningar såsom Zoom Rooms, Teams Rooms (MTR) eller mer flexibla multianpassade plattformspaket som Cisco Rooms.

Säkra skalbarhet

Videomöten har varit här en längre tid, men vi ser än så länge bara början på användandet. När allt fler möten som tidigare tagits fysiskt tas över video, kommer kraven och önskemålen öka än mer. Det är därför viktigt att säkerställa en skalbarhet i den teknik du applicerar, och det gör du enklast och bäst genom att ha en framtidsvision kring hur du skulle vilja att allt fungerar. Utan att blanda in ekonomi och dagens digitala förutsättningar.