Sparade inläggTvå företag - ett kontor
Hur ska man hantera sina kontor i hybridarbetsplatsernas era om nyttjandegraden är låg? Hur kul är det att komma in till ett halvtomt kontor med stängda kontorsdörrar? Går det att hitta ett sätt att behålla sina ytor med hitta ett bättre sätt att använda dem?
Vem vill komma in till ett halvtomt kontor?
Det här är ingen text med färdiga tips utan en uppmaning att tänka till och tänka annorlunda. Vi vet alla hur de senaste åren sett ut och att ”kontorsmänniskor” klarat många uppgifter alldeles utmärkt på distans. Vi vet också att många inte har någon som helst lust att återvända till kontoret fem dagar i veckan. De företag som kan erbjuda en mer flexibel lösning har en konkurrensfördel. Hybridmodellen – rätt gjord – ger oss det bästa av båda världar.
Många frågor
Men hur ska man hantera sina kontor om nyttjandegraden är låg? Hur kul är det att komma in till ett halvtomt kontor med stängda kontorsdörrar? Eller säg att ni väljer att man bara behöver komma in två dagar i veckan, ska man då få välja när eller ska det vara fasta dagar? Hur stor risk är det att man inte träffar vissa kollegor alls framöver trots att man geografiskt tillhör samma kontor?
Finns det en given väg?
Det är många frågor som en organisation behöver lista ut och ta ställning till. Ännu finns det ingen given väg framåt för många. Man testar sig fram. Några bestämmer att alla ska vara på kontoret vissa fasta dagar i veckan och att resten är valfritt. Andra är mer flytande. Ytterligare andra passar på att minska kontorsytorna så att de bara rymmer 50-60% av arbetsstyrkan. Vissa behåller ytan men bygger bort cell-kontoren och skapar samarbetsytor och lounge-miljöer så att man kan mötas mer av en slump för att på så sätt gynna nya tankar och kontaktytor.
Oavsett behöver ytorna verksamhetsanpassas och nyttjas rätt. Ytor som stödjer arbetssättet men också energin och livet på kontoret.
Nyttjande före pandemin
Före pandemin genomförde en del arbetsplatsstrateger och arkitekter olika mätningar inför rätt nyttjande av ytor. Beläggningsgradmätning samt en förstudie blev några av beslutsunderlagen inför att verksamhetsanpassa kontoret. Beläggningsmätningen visade hur mycket respektive arbetsplats och mötesrum nyttjades. En förstudie mätte koncentrationsnivåer, mötesstruktur och vad som krävs för att varje roll ska kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Beslutsunderlag för rätt nyttjande
Detta underlag var en bra start till ett beslutsunderlag för ledningen. Detta för att titta hur man kan stödja organisationen att utföra sina arbetsuppgifter och samtidigt nyttja ytan rätt. Hur ytor kunde bli mer verksamhetsanpassade. Naturligtvis var det också viktigt att använda underlaget i själva implementerings resan tillsammans med ledare och medarbetare. Svar medarbetare har givit utifrån vad de behöver utföra. Samtidigt utmana medarbetare att utföra dessa uppgifter på ett mer öppet och flexibelt sätt i miljön”.
Komplettera förstudien
Likväl som det aktivitetsbaserade kontoret behövde bli verksamhetsanpassat så behöver den Hybrida modellen bli verksamhetsanpassad. Naturligtvis behövs en förstudie även idag, då både kontoret och hemarbetsplatsen behöver vara verksamhetsanpassade utifrån de uppgifter vi behöver utföra.
Idag tror jag att arbetsgivaren behöver komplettera denna förstudie, ta reda på flexibilitet utifrån att arbeta hemma och på kontoret, alltså den Hybrida modellen. Man behöver se till att skapa en policy i organisationen kopplat till resultatet av studien och man som organisation vill stå för. Är beslutet synkat med företagets värderingar och den kultur man vill ha/skapa? Vilken vision man har med kontoret/den gemensamma arbetsplatsen?
Beroende av vad man kommer fram till gällande nyttjande av den yta som finns, varifrån man arbetar och vilken teknik som är möjlig så finns så många möjligheter. Teknik, rum, plats och människa.
Två bolag – ett kontor?
En annan tanke. När jag läste att många anställda är inne mindre än två dagar i veckan så kom en idé till mig. Vad händer om två företag går ihop på en lokal? Företag A är där två fasta dagar, till exempel måndag och tisdag. Företag B är där onsdag och torsdag. Fredag kan vara dagen där man kör frukostmöten eller annat.
Skulle det fungera? Jag tror det. Att det kräver en viss disciplin, ordning och reda och god städning osv är viktigt.
Det finns redan mängder med co-working lokaler där soloentreprenörer betalar för ett rum eller bara för att ha en lounge-yta där de kan hänga med andra. De samlas för att det känns bättre att vara nära andra. De som hyr ut står för infrastrukturen som städ, kök, konferensteknik etc. Samma tjänster skulle man kunna hyra fast man bara är två företag som delar på en yta. Om man väljer att ha ett kontor utan fasta platser med ett rullbart skåp så skulle det faktiskt funka. Man kan behålla - eller kanske till och med öka - ytorna och ändå betala mindre.
Vad tror ni som läser detta? Möjligt eller omöjligt?
Låt diskussionen leva.
