Sparade inläggUnder genomförandet av aktivitetsbaserat arbetssätt
Forskargruppen AktiKon delar med sig av praktiska råd baserat på deras forskningsprojekt om vad som är viktigt under genomförandet av aktivitetsbaserat arbetssätt. Du hittar också 5 lästips.
Mål
Följ regelbundet upp målen med verksamheten under implementeringen och stäm av så att det inte uppstår målkonflikter mellan arbetsuppgifter och möjligheterna att utföra arbetet.
Fördjupning
Fråga er ofta - vad är målen med vår verksamhet och vad kräver det av våra medarbetare? Forskning visar att t.ex. arbetsuppgifter som kräver koncentration eller arbetstagare som inte regelbundet går ofta på möten inte riktigt passar i flexkontoret om det inte finns möjlighet till att sitta enskilt långa perioder. Det är inte ett misslyckande att flytta ut personalgrupper ur flexkontoret som egentligen inte pasar där, det är snarare ett bevis på att man förstår kärnverksamhetens behov och är mån om sin personal.
Regler
Följ upp och utvärdera de beteenderegler som är uppsatta och korrigera dem om nödvändingt. Se till att beteendereglerna är anpassade efter olika verksamheters behov.
Fördjupning
Analysera hur den funktion som följer upp hur regler efterlevs/delar ut feedback på beteenden, upplever sin roll. Här kan det behövas stöd så att det står klart för alla att funktionen har både mandat och resurser att följa och korrigera beteenden som stör. Reglerna måste vara anpassade till hur människor faktiskt beter sig i en given miljö. Det är lättare att flytta en soffa som inbjuder till samvaro och prat när man fikar än att ha regler som säger att man ska vara tyst i soffan för att man stör.
Information och kommunikation
I och med att man börjar jobba aktivitetsbaserat kommer man att se både problem och möjligheter i arbetssättet och vad det kräver av de informations- och kommunikationsprocesser och system man har. Utveckla därför informations- och kommunikationsprocessen under resans gång.
Fördjupning
Det är egentligen först i detta skede, när man börjar arbeta aktivitetsbaserat, som man ser vad som verkligen behövs. Det kan innebära att man t.ex. måste förändra den fysiska miljön, tekniken/IT:n eller reglerna. Här måste man samverka och dokumentera det som sker för att kunna utvärdera om de förändringar man gör blir som man har tänkt sig.
Teknik och IT
För att ett aktivitetsbaserat flexkontor ska fungera till fullo måste arbetssättet vara digitaliserat. Om det saknas tekniska hjälpmedel och programlösningar för att eliminera tidstjuvar som att leta platser, hitta kollegor eller lediga mötesrum måste detta prioriteras. Likaså måste både hårdvara och mjukvara vara funktionell och uppdaterad.
Fördjupning
IT-avdelningen har en nyckelfunktion i aktivitetsbaserade flexkontor. Se till att IT-avdelningen har hög och rätt kompetens och att de som arbetar där upplever att de är viktiga för verksamheten. Lägg resurser på utvecklingen av IT och IT-kompetens inför framtida utmaningar.
Förankring
Förankring är något som uppstår i dialog mellan parter. Under implementeringsfasen bör man fortsätta diskutera arbetssätt i olika format så som lokala samverkansgrupper och arbetsplatsträffar.
Fördjupning
Detta är mycket viktigt när det blir skarpt läge för det är nu medarbetarna ser vad som fungerar och inte för den egna verksamheten i flexkontoret. Det är även viktigt att medarbetare och mellanchefer vågar och kan förmedla vad som fungerar mindre bra uppåt i organisationen så att åtgärder kan vidtas och inga onödiga produktivitetstapp sker.
Chefer
Att vara chef/ledare i ett flexkontor ställer andra krav på ledarskapet jämfört med om man är chef/ledare i traditionell kontorsmiljö. Chefer måste stötta medarbetare och chefer behöver stöd i att orientera sig i det nya arbetssättet.
Fördjupning
Att vara chef innebär olika typer av utmaningar och avvägningar, där man måste se till att arbetsuppgifterna blir gjorda samtidigt som ens medarbetare mår bra. Man kan dock inte göra allt på en gång. Därför kan man behöva ta ett steg tillbaka för att få perspektiv på uppdraget och få perspektiv på vad som behöver prioriteras. Detta är extra viktigt i tider av förändring, så som övergång till flexkontor.
Lästips:
Chefens balansbräda
Utbilding
Det kan vara svårt att ta till sig utbildning och information innan det är övergången till flexkontor. Fundera på vilka utbildningar som är lämpliga att genomföra efter flytten och vilka som ska vara obligatoriska.
Fördjupning
Fortbilda medarbetarna i vad det innebär att jobba i ett flexkontor och hur man gör. Många delar av utbildningen bör vara obligatorisk. Det är först nu när man arbetar i flexkontoret som man förstår vad konceptet innebär och kan tillgodogöra sig vad man tidigare har lärt sig.
Uppföljning, riskbedömning/konsekvensanalys och åtgärder
Följ upp den risk- och konsekvensanalys man gjorde i planeringsstadiet och utvärdera även korrigerande åtgärder.
Lästips:
Systematiskt arbetsmiljöarbete, föreskrift
Sammanhållning inom och mellan arbetsgrupperna
I implementeringsfasen kommer man att upptäcka möjligheter och svårigheter för sammanhållningen inom och mellan arbetsgrupper. Se till att lyfta frågor som berör sammanhållning på t.ex. arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal.
