Sparade inläggUnderhålla - Arbetssätt
En aktivitetsbaserad arbetsmiljö är sjösatt. Då börjar arbetet. Mål, regler, ledarskap. Teknik och IT. Sammanhållning inom och mellan arbetsgrupper. Kommunikation. Allt behöver följas upp.
Mål
När implementeringen är genomförd av en flexibel aktivitetsbaserad arbetsmiljö börjar det riktiga jobbet. Följ upp målen med verksamheten och stäm av löpande så att det inte uppstår målkonflikter.
Fördjupning
Vi har en tendens att betrakta arbetsmiljöfrågor som projekt, något som har ett tydlig start och stopp. Inget kan vara mera felaktigt, arbetsmiljöfrågor är precis som verksamhetsfrågor, en process. Allt som sker i verksamheten får arbetsmiljökonsekvenser eftersom verksamhet sker i arbetsmiljön. Det är svårt att integrera dessa områden eftersom det blir så mycket information att hålla i huvudet. Då ska man underlätta det för sig själv genom att skriva ner så mycket som möjligt och revidera skrivningarna allt eftersom verkligheten förändras. Skrivna mål som tagits i samverkan lämnar mindre utrymme för personlig tolkning (vilket man annars gör) och minskar därför konfliktrisk samtidigt som det ökar produktivitet.
Lästips:
Den goda arbetsmiljön och dess indikatorer
Chefer
I och med att flexkontoret går in i reguljär verksamhet måste chefer hitta former för ledarskap i den fysiskt gränslösa miljön. Organisationen måste kontinuerligt tänka på att chefen också behöver stöd och kompetensutveckling i det nya ledarskapet.
Fördjupning
Chefens balansbräda, att både värna produktivitet och en god arbetsmiljö, blir extra utmanande i flexkontoret med sin gränslösa fysiska miljö. Chefers uppdrag karaktäriseras av att se helheten, vilket är både komplext och tidskrävande. Organisationen måste stötta cheferna och skapa former för att chefer från olika verksamheter och nivåer ska kunna kommunicera, stötta och samverka med varandra. Det mest betydelsefulla stödet får cheferna från sin egen chef eller uppdragsgivare. Chefer ska också vända sig "uppåt" för att resonera om utmaningar i chefsuppdraget. Att ingå i ett nätverk med chefer från andra arbetsplatser upplever många chefer som en tillgång.
Lästips:
Chefens arbetsmiljöguide
Chefens balansbräda
Chefens egen arbetsmiljö
Information, kommunikation och dokumentation
Allt som rör flexkontorets verksamhet och det arbete som bedrivs i miljön ska fortsättningsvis kommuniceras och informeras om på ett systematiskt sätt. Fortsätt att sprid information, gärna på intranät eller i något liknande system.
Regler
När flexkontoret är sjösatt går det in i reguljär verksamhet där man ofta har olika avdelningar/enheter i samma miljö. Här måste man ta hänsyn på ett annat sätt än om man "äger sin korridor". Systematisera uppföljningen av beteendereglerna och korrigera dem om nödvändigt.
Fördjupning
Beteenden styrs av normer och normer kan vara både formella och informella. Informella normer lämnar mycket tolkningsutrymme till individen och därmed ökar konfliktrisken. Se till att beteenderegler är anpassade efter olika verksamheters behov samt att de är formella och nedskrivna. Analysera även hur den som innehar funktionen som följer upp hur regler efterlevs/delar ut feedback på beteenden upplever sin roll. Här kan det behövas stöd så att det står klart för alla att funktionen har både mandat och resurser att följa och korrigera betenden som stör.
Lästips:
Arbete och teknik på människans villkor
Den goda arbetsmiljön och dess indikatorer
Sammanhållning inom och mellan arbetsgrupperna
Att ha goda sociala relationer är helt nödvändigt för oss människor. Konflikter och samarbetsproblem tar mycket energi och kan leda till ohälsa. Skapa former för regelbundna träffar inom arbetsgrupperna.
Teknik och IT
En kontinuerlig utveckling av IT är A och O i ett flexkontor. En viktig aspekt är papperslösheten men också att både hård- och mjukvara hela tiden uppfyller de krav som verksamheten ställer. Verksamheten lever i en föränderlig värld och därför måste IT:n också vara föränderlig. Det är också viktigt att medarbetarna förstår vikten av att förkovra sig i t ex nya system för att kunna följa med i utvecklingen. Bistå därför kontinuerligt med handfasta och konkreta utbildningar.
Fördjupning
För att klara ett papperslöst kontor måste/bör IT vara väl utvecklat och IT-avdelningen vara effektiv och kompetent; enhetliga och användarvänliga inloggningssystem finnas som fungerar överallt i lokalerna samt ger möjlighet till uppkoppling även hemifrån; arbetsuppgifterna i princip vara papperslösa; dokumenthanterings- och arkiveringsprinciper vara fastställda; man ha en modell för hur man ska hantera inkommande post, inskanning, access, dokumenthantering, arkivering etc. Här behöver chefer jobba med IT-klivet, man måste som ledare ta ansvar för sin egen verksamhet i den här förändringen. Tillsätt en funktion som kan stötta ledare i digitaliseringsfrågan. Att skapa ett team som kan jobba med processkartläggningar där teamet består av flera kompetenser är ett förslag.
Lästips:
Arbete och teknik på människans villkor
Uppföljning, riskbedömning/konsekvensanalys och åtgärder
Risk och konsekvensanalyserna ska nu beröra den reguljära verksamheten och inlämnas i verksamhetens kontinuerliga arbetsmiljöarbete. Kom ihåg att flera verksamheter med olika behov nu kan komma att dela på samma fysiska miljö. Anpassa därför SAM efter respektive verksamhets samspel med den fysiska miljön.
