Uppsägning(ar) på grund av arbetsbrist

Uppsägningar på grund av arbetsbrist är en relativt komplex övning som kräver flera steg. Varje steg måste utföras på korrekt sätt och i rätt ordning. Det kan bli dyrt för den arbetsgivare som gör fel.

Regelverket finns främst i lagen om anställningsskydd (LAS), medbestämmandelagen (MBL), lagen om vissa anställningsfrämjande åtgärder (främjandelagen) samt semesterlagen. Även annan lagstiftning kan bli aktuell, såsom förtroendemannalagens (FML) regler om särskild turordning. Regler kan även följa av kollektivavtal.

Denna artikel sammanfattar vad du som arbetsgivare bör tänka på vid uppsägningar på grund av arbetsbrist. I slutet har vi sammanställt en checklista med några av de viktigaste punkterna att tänka på.

Det bör framhållas att artikeln av utrymmesskäl inte kan beskriva alla delar eller detaljer av uppsägningsprocessen. Om du behöver ytterligare stöd genom processen rekommenderas du därför att kontakta ett kvalificerat juridiskt ombud med kompetens inom arbetsrätt.

Förhandlingsskyldighet

Innan något beslut om uppsägning på grund av arbetsbrist får tas är arbetsgivaren skyldig att förhandla med samtliga eventuella berörda fackförbund (ett eller flera).

Företag som är bundna av kollektivavtal (även hängavtal) måste ta initiativ till förhandling med det eller de fackförbund som är part i kollektivavtalet.

Företag som inte är bundna av något kollektivavtal är skyldiga att ta initiativ till förhandling med alla fackförbund som har medlemmar som berörs av arbetsbristen.

Förhandlingen syftar till att fackförbunden ska få inflytande över samt få möjlighet att påverka arbetsgivarens beslut. Förhandlingen innefattar typiskt sett bl.a. diskussioner om skälen till omorganisationen, hur omorganisationen ska genomföras samt vilken turordning och vilka övriga villkor som ska gälla om omorganisationen skulle leda till uppsägningar.

Även om förhandlingen är obligatorisk är det arbetsgivaren som slutligt fattar beslut i förhandlingsfrågan.

Varsel till Arbetsförmedlingen

Om en uppsägning omfattar fem eller fler arbetstagare i samma län är arbetsgivaren skyldig att varsla Arbetsförmedlingen.

Arbetsgivaren måste också varsla Arbetsförmedlingen om det sammanlagda antalet uppsägningar under en period av 90 dagar beräknas uppgå till minst 20.

Arbetsförmedlingen måste varslas senast två månader (upp till 25 anställda), fyra månader (26-100 anställda) respektive sex månader (fler än 100 anställda) innan driftsinskränkningen ska ske, det vill säga innan någon berörd anställd lämnar bolaget.

Saklig grund för uppsägning

För att ha rätt att säga upp en tillsvidareanställd anställd måste arbetsgivaren uppnå lagens krav på så kallad ”saklig grund”. Om arbetsgivaren inte kan visa att saklig grund föreligger kan uppsägningen ogiltigförklaras, innebärande att den anställde får behålla sin anställning, och/eller den anställde bli berättigad till skadestånd.

Det finns två huvudfall av uppsägningsgrunder: Sådana förhållanden som hänför sig till arbetstagaren personligen och sådana som inte gör det. Det första huvudfallet brukar kallas för uppsägning av personliga skäl och det andra huvudfallet för uppsägning på grund av arbetsbrist. Denna artikel redogör endast för den senare grunden; arbetsbrist.

Innebörden av ”arbetsbrist”

Begreppet arbetsbrist är i många fall missvisande. Trots vad namnet antyder krävs det nämligen inte att det råder någon faktisk brist på arbete på arbetsplatsen för att arbetsbrist ska komma ifråga. Begreppet innefattar istället alla de skäl som inte har att göra med arbetstagaren personligen. Arbetsbrist kan med andra ord uppkomma när arbetsgivaren – oavsett skäl – önskar förändra, utöka, inskränka, omorganisera, eller lägga ned verksamheten och detta leder till att en eller flera enskilda tjänster rationaliseras bort.

Som ett exempel, för att illustrera ovan, kan det vara fråga om arbetsbrist om en arbetsgivare rationaliserar bort en tjänst som ingenjör, men samtidigt anställer fyra nya ingenjörer med annan kompetens. Trots att det totala antalet ingenjörstjänster ökat, dvs. det är knappast fråga om brist på arbete, kan situationen inrymmas i begreppet arbetsbrist.

Omplaceringsskyldigheten till annan befattning

Innan en anställd kan sägas upp på grund av arbetsbrist är arbetsgivaren skyldig att pröva om den anställde kan omplaceras till en annan (ledig) befattning på företaget (inom den juridiska personen).
Om det finns någon ledig tjänst på företaget är arbetsgivaren alltså skyldig att erbjuda omplacering till denna, under förutsättning att den anställde har tillräckliga kvalifikationer för tjänsten.
Vad som avses med tillräckliga kvalifikationer framgår under rubriken ”Tillräckliga kvalifikationer” nedan. Frågan om en anställd har tillräckliga kvalifikationer vid omplacering till en annan (ledig) befattning bedöms nämligen på i princip samma sätt som motsvarande fråga vid omplacering inom turordningskretsen (se mer om turordningskretsen nedan).

Om den anställde utan godtagbart skäl tackar nej till ett skäligt omplaceringserbjudande, kan den anställde i allmänhet inte räkna med fler erbjudanden utan blir i stället uppsagd på grund av arbetsbrist.

Turordning

Uppsägningar av anställda pga. arbetsbrist ska enligt LAS göras i turordning enligt principen ”sist in - först ut”, alltså att den med kortast anställningstid sägs upp i första hand. Vid uppsägning pga. arbetsbrist upprättas därför en så kallad turordningslista. Turordningslistan skapas efter det att omplaceringar har utretts enligt ovan. Som nämnts skyddas nämligen inte en anställd av turordningsreglerna om den anställde utan godtagbart skäl har tackat nej till ett skäligt erbjudande om omplacering.
En turordningslista är enkelt förklarat en lista med namn, anställningstid och position över de anställda som omfattas av turordningen. Därutöver gäller, om inte annat följer av tillämpligt kollektivavtal, följande.

• Företag med högst tio anställda kan undanta två anställda innan turordning fastställs. De som undantas blir därmed skyddade från uppsägning.

• Turordningen beräknas per driftsenhet. Inom varje driftsenhet är varje kollektivavtalsområde en egen turordningskrets.

• Turordningen bestäms utifrån de anställdas sammanlagda anställningstid hos företaget. Anställda med längre anställningstid har företräde framför de med kortare anställningstid. Detta är den så kallade ”sist in först ut”-principen som omnämnts ovan.

• Om två eller flera anställda har exakt lika anställningstid ger högre ålder företräde.

• Vid omplacering gäller som förutsättning att medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer för fortsatt arbete.

Det ska noteras att en arbetsgivare som är bunden av kollektivavtal kan träffa en avtalsturordningslista där turordningen avviker från ”sist in - först ut”-principen med de(t) fackförbund som arbetsgivaren har kollektivavtal med.

Tillräckliga kvalifikationer

För att en anställd vars tjänst försvinner i samband med en omorganisation ska kunna göra anspråk på en tjänst som innehas av någon anställd med kortare anställningstid, dvs. inom turordningskretsen, måste den anställde med längre anställningstid ha tillräckliga kvalifikationer för tjänsten som innehas av den anställde med kortare anställningstid.

Med ”tillräckliga kvalifikationer” menas att den anställde, objektivt sett, har de allmänna färdigheter som normalt krävs för den aktuella anställningen. Med andra ord att den anställde är kompetent nog att klara av tjänsten, eller åtminstone har möjlighet att lära sig behärska tjänsten efter en kortare tids utbildning eller upplärning.

Eftersom nyanställda ofta får genomgå viss upplärningstid kan arbetsgivaren inte heller vägra omplacering bara för att en arbetstagare inte från första dagen fullständigt behärskar de nya arbetsuppgifterna. En arbetsgivare är med andra ord tvingad att tolerera en viss upplärningstid, om den anställde i övrigt har den kompetens som i allmänhet krävs för tjänsten.

En inlärningstid på ca sex månader är normalt inte rimligt (t.ex. AD 2011 nr 39), men kanske 2-3 månader får godtas i vissa fall (AD 1998 nr 50) om inte arbetsgivaren av något särskilt skäl behöver någon som genast kan sköta befattningen fullt ut.

Uppsägningsbeskedet

En uppsägning från arbetsgivarens sida ska vara skriftlig. En muntlig uppsägning är i och för sig giltig, men om arbetsgivaren inte lämnar ett skriftligt uppsägningsbesked kan arbetsgivaren bli skyldig att betala ett s.k. allmänt skadestånd för brott mot LAS.

Uppsägningsbeskedet omfattas av vissa formföreskrifter. Till exempel måste det anges hur den uppsagde ska gå till väga för att yrka på ogiltigförklaring av uppsägningen och/eller skadestånd samt om den uppsagde har företrädesrätt till återanställning eller inte.

Uppsägningsbeskedet ska som utgångspunkt överlämnas personligen till den anställde. Om så inte är skäligt ska uppsägningsbeskedet istället skickas med rekommenderat brev. Vid uppsägning per rekommenderat brev anses uppsägningen ha skett tio dagar efter det att brevet lämnades till posten, oavsett när eller om den anställde löser ut brevet.

Företrädesrätt till återanställning

Efter att tillsvidareanställningen har sagts upp kan den anställde (eller före detta anställde om uppsägningstiden har löpt ut) ha företrädesrätt till återanställning hos arbetsgivaren.

En förutsättning för företrädesrätten är att den anställde varit anställd i verksamheten i sammanlagt mer än tolv månader under de senaste tre åren. Företrädesrätten gäller i totalt nio månader från anställningens upphörande.

Företrädesrätt till återanställning innebär i korthet att arbetsgivaren måste erbjuda den anställde med företrädesrätt nytt arbete innan någon ny utifrån anställs i samma verksamhet. Även vid företrädesrätt till återanställning krävs dock att den anställde har ”tillräckliga kvalifikationer” för den nya tjänsten.

Uppsägningstidens längd

Uppsägningstiden för den anställd som sägs upp kan regleras i lag, kollektivavtal eller i det enskilda anställningsavtalet. Anger lag och kollektivavtal/enskilt avtal olika uppsägningstider är det den längsta som gäller.

Vid tillämpning av uppsägningstiderna i LAS gäller följande uppsägningstider:

• 1 månad om den sammanlagda anställningstiden är mindre än 2 år.
• 2 månader om den sammanlagda anställningstiden är 2-4 år.
• 3 månader om den sammanlagda anställningstiden är 4-6 år.
• 4 månader om den sammanlagda anställningstiden är 6-8 år.
• 5 månader om den sammanlagda anställningstiden är 8-10 år.
• 6 månader om den sammanlagda anställningstiden är minst 10 år.

Vad gäller under uppsägningstiden?

En uppsagd anställd har som utgångspunkt rätt till full lön och övriga anställningsförmåner under hela uppsägningstiden. Detta gäller även om han eller hon arbetsfrias eller inte skulle ha kvar några arbetsuppgifter under hela eller delar av uppsägningstiden.

En arbetsgivare som sagt upp en anställd på grund av arbetsbrist har som utgångspunkt inte rätt att stänga av den uppsagde från arbetet under uppsägningstiden.

Arbetsbefrielse

Om arbetsgivaren inte kan bereda meningsfullt arbete under uppsägningstiden kan den uppsagde befrias från arbetsskyldighet. Arbetsgivaren kan då avräkna inkomster som den uppsagde under uppsägningstiden förvärvar eller uppenbarligen kunde ha förvärvat i annan anställning.

Arbetsbefrielse och överenskommelse om att arbetsgivaren inte ska avräkna inkomst från annan arbetsgivare under uppsägningstiden (s.k. avräkningsfrihet) är vanliga förhandlingslösningar som parterna kan träffa vid en överenskommelse om att anställningen ska upphöra i förtid eller på vissa villkor. I sådana överenskommelser avtalas ofta om att en arbetstagare avstår sin turordningsplats eller sin företrädesrätt till återanställning. Även andra frågor regleras ofta i en överenskommelse, t.ex. sekretess, konkurrensfrågor samt avstående från krav.

Ovan nämnda förhandlingslösningar sker i individuella avtal med den anställde och kan diskuteras under förhandlingar med den anställde och/eller i förhandlingar med dennes fackförbund.

Tvist och skadestånd

En anställd som sagts upp på grund av arbetsbrist men som menar att det inte funnits saklig grund för uppsägningen kan yrka att uppsägningen ska ogiltigförklaras.

Den anställde kan då, med iakttagande av vissa tidsfrister, yrka på att anställningen ska bestå. Huvudregeln är då att anställningen består, inklusive den anställdes rätt till lön och förmåner, fram till och med att saken blivit slutligt avgjord i domstol.

Om en domstol kommer fram till att en uppsägning gjorts på felaktiga grunder ska den uppsagde få sin anställning tillbaka. Arbetsgivaren kan dock vägra att ta tillbaka personen. Då måste arbetsgivaren betala skadestånd enligt följande schablon:

• 16 månadslöner vid mindre än fem års anställningstid.
• 24 månadslöner vid minst fem men mindre än tio års anställningstid.
• 32 månadslöner vid minst tio års anställningstid.

Skadeståndet ska däremot aldrig uppgå till fler månadslöner än antalet påbörjade anställningsmånader hos arbetsgivaren (dock minst sex månadslöner om den anställde varit anställd i mindre än sex månader).

Den anställde kan istället för, eller i tillägg till, ett yrkande om ogiltigförklaring kräva skadestånd från arbetsgivaren med utgångspunkt i de maxbelopp som anges ovan. Vidare kan den anställde kräva allmänt skadestånd. Det allmänna skadeståndet vid en arbetsgivares uppsägning utan saklig grund brukar i normalfallet uppgå till 75 000 kr (AD 2016 nr 41).

En checklista

• Utred noga verksamhetens status och eventuellt behov av omorganisation.
• Kartlägg och utred alternativ till uppsägning, såsom interna omplaceringar, överenskommelser, naturlig avgång eller vidareutbildning.
• Gå igenom och förbered uppsägningsgrunden. Se till att det rör sig om en arbetsbristsituation samt att denna kan motiveras för de tjänster som berörs.
• Undersök omplaceringsmöjligheter (a) till lediga befattningar inom den juridiska personen samt (b) inom turordningslistan. Glöm inte att den som erbjuds omplacering måste ha tillräckliga kvalifikationer för den tjänst som omplacering erbjuds till.
• Upprätta relevant dokumentation såsom förhandlingsframställan, turordningslista, kravspecifikationer m.m.
• Varsla/underrätta Arbetsförmedlingen om minst fem anställda på företaget berörs i samma län.
• Informera personal om att en omorganisation övervägs och påkalla förhandling med berörda fackförbund. Om företaget inte har kollektivavtal måste förhandling ändå ske med samtliga fackförbund som har medlemmar som berörs på arbetsplatsen.
• Påbörja nödvändigt arbetsmiljöarbete. Gör en riskanalys i samverkan med verksamhetens skyddsombud. Riskanalysen ska vara skriftlig, se AFS 2001:1.
• Förhandla med fackförbund om övergripande beslut, turordning, företrädesrätt m.m. Något beslut om uppsägningar får inte ske förrän förhandlingen avslutats. Inte heller får det kommuniceras `- i styrelseprotokoll, gentemot anställda eller på annat sätt – att ett beslut har fattats innan förhandlingarna avslutas. En annan sak är att det får kommuniceras att ett beslut övervägs.
• Avsluta påbörjat arbetsmiljöarbete.
• Verkställ uppsägningar genom personligt överlämnande av skriftlig uppsägningshandling alternativt genom ingående av skriftlig överenskommelse. Notera att uppsägningshandlingen endast i undantagsfall får skickas med rekommenderat brev.
• Skriv och överlämna tjänstgöringsbetyg och arbetsgivarintyg samt andra relevanta handlingar.
• Var uppmärksam på företrädesrätt till återanställning vid nyanställningar.

Vid osäkerhet i processen så rekommenderar vi att kontakt tas med kvalificerat juridiskt ombud.