Vad är det optimala hybridkontoret 2023?

Det klassiska kontoret – hösten 1995

Hösten 1995 klev jag in på mitt allra första ”riktiga” jobb. Ett vikariat om 18 månader på Försäkringskassan i Eskilstuna. Kontoret var ett ganska typiskt kontor för den tiden. Byggnaden, en koloss i centrum insprängd mellan bostadshus och andra kontor. Fasaden hade rött tegel anno 80-tal och entrén kunde lätt misstagits för att tillhöra rätt många andra statliga inrättningar om det inte var för den välkända (för många) gröna skylten. På insidan var det linoleummattor eller kanske korkmatta. Långa korridorer med rum präglade varje våning. Rummen hade dörrar med glas och lite insyn men varje handläggare hade sitt eget rum. Större rum och bättre utsikt om man var chef var ganska vanligt. Försäkringsläkaren hade det största rummet på vår våning och en skinnsoffa! Funktion före form och finess kan man nog säga om man ska summera kontorets utformning och känsla.

Mitt rum – eller vårt rum faktiskt – var också något av ett förråd som de inrett med två skrivbord till mig och en annan kille. Jan-Eric eller ”Charlie” som han kallades. I övrigt var det mest kvinnor på den arbetsplatsen.

Fantastiskt att dela rum med någon

Jag tyckte det var fantastiskt att få dela rum med någon. Det hade ju varit ”öken” sitta ensam i ett rum hela dagarna och inte ha någon att prata med. Vi hade båda två kontakt med ”bidragstagarna” (jo vi sade nog så om de vi servade) som kom på besök eller ringde till oss. Dagarna som jag minns dem innehöll ändå mest en massa knackande på datorn och arkivering av handlingar och sedan var det massor av KISS på Charlies bandare och filosofiska utläggningar om det ena och andra. Vi skrattade också en hel del.

Kontoret – en plats att utföra arbetsuppgifter på

När jag ser tillbaka på det vi hade där 1995 så var det en rätt bra arbetsplats. Det var i någon mån vårt egna lilla öppna landskap med fasta platser. Vi anpassade oss rätt bra till uppgifterna och sysslorna, vi stängde av musiken när vi behövde och vi visade respekt för varandras varierade behov av fokus. Sedan dess har jag arbetat på kontor som huvudsakligen har varit öppna landskap med fasta eller flexibla arbetsplatser, där jag har utfört mitt kontorsarbete.

Jag har aldrig hämmats av själva kontorets utformning. Jag har nog alltid anpassat mig ganska väl även om jag inte alltid varit superförtjust i vissa av arbetsplatserna jag haft. Det erkänner jag. Sämst har det varit i såna långa rader av skrivbord i öppna ytor och särskilt när man haft ytterbordet mot korridoren där folk passerade dagarna i ända. Tvåa på ”tråkiga listan” var en tid då jag satt i eget rum.

Idag 2023 är ”mitt” kontor oftast hemma, hos kunderna jag jobbar med och ibland den aktivitetsbaserade ytan min arbetsgivare tillhandahåller med hållbarhetens förtecken. Lokalerna är egentligen satta i något som kan kallas palliativ vård men återbrukas och hyrs ut till företag som oss. Jag känner igen stommen på vårt kontor från mina tidiga arbeten men ytskiktet har uppdaterats lite.

”Kontoret” har helt ändrat sin fysiska form från att ha varit en plats för mig till att mer vara en fysisk manifestering av en plats jag kan utföra arbetsuppgifter på. När jag betraktar ”kontoret” på det viset så slår det mig också att alla kontor jag haft och alla kontor som finns har sina olika fördelar och förmågor att möta dessa behov.

Hybridarbete

Vad är då egentligen det optimala hybridkontoret 2023? Innan jag försöker svara på det vill jag filosofera lite runt begreppet hybridarbete.

Att arbeta är att utföra uppgifter och i moderna fungerande samhällen utgår någon form av ersättning också. Om man skulle fråga 100 personer hur de definierar sitt arbete oavsett vad de arbetar med skulle säkert ingen svara att de är hybridarbetare. De skulle svara att de är läkare, montörer, rörmokare eller programmerare men inte hybridarbetare. Däremot skulle man fråga VAR de utför sitt arbete så skulle samma personer ge oss helt olika svar. Jag skulle nog önska att vi slutar prata om hybridarbete som en TYP av arbete och istället fokusera på arbetet som uppgifter vi utför och därefter fundera på hur vi kan utveckla våra förmågor att göra det så bra som möjligt.

Hur gör vi det då? Jag börjar med att backa tillbaks lite till 1995

1995 hade vi en (1) dator på Försäkringskassan som hade ett modem. Det modemet plingade och blinkade och kopplade upp oss till något läskigt (inte bokstavligen) och märkligt som hette Internet. Där kunde man efter någon minut hitta en sida som hette Alta Vista som sedan kunde lista upp lite olika andra sidor i ganska osorterad ordning. Jag var ung och intresserad så jag lyckades skapa en sidosyssla som ”internetansvarig” på lokalkontoret och utbilda kollegor i hur man tog sig ut i vida världen elektroniskt. Att kommunicera med ”bidragstagare” gjordes faktiskt digitalt 1995 men inte via dagens moderna användarvänliga gränssnitt. Det var dock omöjligt att utföra arbetsuppgifterna på något annat ställe än den arbetsstation man hade tilldelats och som stod i det rum man hade fått. Att maila någon var oerhört besvärligt och svårt för de flesta så cirkulationspost eller nyttjandet av fötterna var sannolikt mer nyttjat än epost-klienten för att åstadkomma all kommunikation internt.

Idag är det helt orimligt att vi ska gå till ett särskilt rum för att kunna kommunicera med hela världen och detta har i grunden förändrat hur vi kan utföra en oerhörd mängd av arbete som tidigare var beroende av en särskild plats men att kalla det för hybridarbete är ju inte heller särskilt rätt eftersom en del av oss i ärlighetens namn aldrig någonsin skulle behöva beträda ett kontor igen om det inte var för att vi faktiskt ville det och även behöver det för att utföra våra arbeten på allra bästa sätt.

Det jag vill säga med detta är att vi behöver alla reflektera över arbetet vi utför och hur vi själva måste utveckla och förändra våra egna förmågor eftersom omvärlden redan ändrat förutsättningarna så mycket att en återgång till hur vi gjorde för 5 år sedan är helt orimlig. Vi måste betrakta kontoren som arenor att utföra sådant som kontoren är bättre på att göra än andra platser.

Kontorets unika fördel

Jag vill lyfta fram tre saker jag tycker kontoren behöver förtydliga och förbättra. Man kan kanske kalla det för kontorets unika fördel kort och gott.

1. Mänsklig fysisk kontakt
2. Showroom för kunder och oss själva
3. Infrastruktur för att möjliggöra variation

Den mänskliga fysiska kontakten är ett grundläggande mänskligt behov. Många får den inte i tillräcklig omfattning och för en del är arbetet och kollegorna en central del i umgänget med andra människor. Låt mig också säga att vi måste samtidigt utveckla förmågorna att bli bättre på digital socialisering men fysisk kontakt är ändå något som vi inte kan manifestera digitalt.

Showroom för kunder och oss själva är att ge uttryck för den kultur och det varumärke vi vill förmedla. Det är att känna stolthet och bli lite imponerad av platsen jag är en del av. Jag tycker inte man ska bygga stora obelisker eller tävla i största mest vackra tomma kontor. Men de som redan är byggda borde man fundera på hur man kan utnyttja bättre än att ”bara” vara skalet för att utföra arbetsuppgifter man ändå kan göra på andra platser.

Infrastruktur för variation handlar om att kontoren har något som våra hem eller andra platser i sig har svårt att leva upp till. Det finns inte fler olika miljöer än en enda. Hemma hos mig har jag en vettig ergonomisk plats och sen har jag massor av mysiga platser för vila och reflekterande uppgifter men jag har inte stora rum för gemensamt samtidigt arbete eller plats för kollegor att jobba i närheten av mig eller för kunder att besöka mig utan att det skulle kännas rätt märkligt. Kontoren har tyvärr också på sistone blivit av med många ytor som medarbetare efterfrågar allt mer. Rum för fokus och reflektion och plats för digitala möten.

PETER ROBERTSSON
Senior konsult & Förändringsledare, GoToWork.