Vad säger forskarna i samband med flytt till aktivitetsbaserat kontor?

Planera för ansvar, roller och mandat

I samband med flytten är det nödvändigt att följa upp och justera utformningen av kontoret. Utveckla former för att regelbundet utvärdera och justera nyttjandet av lokalerna och det aktivitetsbaserade arbetssättet. Man behöver hitta nya former för att bedriva arbetsmiljöarbetet i ett flexkontor.

Konkreta tips:

1. Planera hur ska ni fånga synpunkter och förändringsbehov efter flytten.
2. Planera hur de problem som uppstår ska hanteras i organisationen, t.ex vilka som ska representeras i diskussionerna (medarbetare, skyddsombud, fackliga representanter, chefer, IT-avdelningen, projektledare, FHV)
3. Besluta vem som har mandat att ta beslut om förändringar i lokalen.
4. Planera hur löpande förändringar av lokalerna ska kommuniceras i organisationen.

Uppföljande riskbedömning

Bedöm när i tid en övergripande uppföljande riskbedömning för den fysiska miljön ska genomföras. Följ upp och säkerställ olika delar av den fysiska arbetsmiljön. T.ex att det finns fysiska arbetsmiljöer för olika typer av arbetsuppgifter, ventilation, kognitiv (koncentrationskrävande arbete) och fysisk ergonomi.

Företagshälsovård (FHV)

Det är nu man upptäcker hur lokalerna verkligen fungerar i förhållande till verksamhetens, arbetstagarnas och chefers behov. Fortsätt att ha kontakt med företagshälsovården under implementeringen för att kunna ta stöd. Företagshälsovården är en extern part som ser dynamiken med nya ögon. De har kompetens för att ge stöd och råd. Att ta hjälp när man inte kan är en styrka.

Individuell anpassning

Följ upp hur det fungerar för medarbetare med individuella anpassningsbehov och personer som inte verkar trivas i det nya kontoret. Detta sker förslagsvis genom att chefer har uppföljningssamtal med aktuella medarbetare.

Konkreta tips:

1. Säkerställ att medarbetarna vet hur man går tillväga om man har behov av anpassning och ge cheferna kunskap om hur de kan hjälpa sina medarbetare med anpassningar.
2. Chefer behöver mandat, kunskap och stöd för att kunna hjälpa sina medarbetare att hitta ett hållbart sätt att arbeta i det nya kontoret. Att göra kontinuerliga utvärderingar om hur kontoret fungerar för varje enskild medarbetare gynnar hela organisationen.

Konsulter och externa resurser

När en övergripande uppföljning och ny riskbedömning har genomförts, kommunicera och involvera aktuella konsulter i processen så att viktig information överförs till dem som berörs.

I vissa fall kommer konsulter behövas för uppföljande åtgärder, t.ex. för att mäta ljud eller ljus, överväga förändringar av möblering och byggd struktur, eller zonering eller utveckla ledarskapet i relation till de nya förutsättningarna.

Byggnadens anpassning för verksamheten

I implementeringsfasen är det viktigt att ha en pågående dialog mellan chefer och medarbetare (se Information och kommunikation under Organisations- och Arbetssätt). Man kan tidigt behöva göra nödvändiga justeringar av den fysiska miljön. Miljöns utformning styr hur vi människor interagerar, vilket kallas affordance. Det blir synligt när helt nya människor kommer in i en miljö och bara ser vad den erbjuder och inte känner till regler vi satt upp för hur vi ska bete oss just där.

Konkreta tips:

1. Hitta former för att lyfta problem på avdelning/enhetsnivå och som sedan tas vidare till styrgrupp.
2. Det kan vara klokt att inte göra för stora förändringar för tidigt, då det tar tid att lära sig ett nytt arbetssätt.
3. Om man vid en uppföljning upptäcker att vissa ytor på kontoret "krockar med varandra", så kan det vara klokt att göra justeringar där. Ett exempel: En soffa som ligger intill ett fikarum inbjuder till samvaro och samtal. Pratet från soffan stör koncentrationen i en närliggande kontorsyta. Det ger större effekt och kostar mindre energi att flytta en soffa där folk "stör" verksamheten genom skratt och prat än att be dem hålla tyst.

Arkivering och förvaring

Utvärdera hur arkivering och förvaring fungerar i förhållande till lokalernas utformning och verksamhetens behov. Vid behov, revidera dokumenthanteringsplanen.

Teknik och IT

Utvärdera hur IT och teknikstöd fungerar och korrigera vid behov. Lyssna på vad chefer och medarbetare upplever som utmaningar och som framgångsfaktorer. För att det papperslösa flexkontoret ska fungera optimalt krävs det att tekniken och IT-lösningarna är anpassade och att man tar hänsyn till medarbetarnas behov. Ta ställning till och genomför, om det behövs, ytterligare utbildning i de digitala verktygen.

Tänk också på att de digitala system som implementeras ska kunna fungera för att på ett rättssäkert sätt dokumentera och arkivera myndighetshandlingar.

Städning och underhåll

Följ upp hur städning och underhåll fungerar. Här är synpunkter från både medarbetare på kontoret, företrädare från lokalvård och fastighetsförvaltning viktiga för att få en övergripande bild över hur det fungerar både ur ett verksamhets- och arbetsmiljöperspektiv.

Sekretess

Utvärdera hur den fysiska miljön fungerar med avseende på krav på sekretess, inom olika grupper på kontoret. Se till att de enskilda rummen uppfyller kraven för ljudisolering.