Vanliga fallgropar vid distansmöten

Forskning samt erfarenhetsbaserad kunskap

För tio år sen kom vi med en briljant idé. Vi skulle sammanfatta forskning samt erfarenhetsbaserad kunskap som fanns om digitala möten. Kunskap som Lena hade snubblat över inom forskningen kring virtuella team, ledarskap på distans och virtuella möten stämde väl ihop med det som Tomas hade upplevt som global team-leader i ett världsomspännande helt distribuerat team. Men ingenstans fanns det någon samlad kunskap om detta. Så idén var att först att samla de bästa lärdomarna i ett häfte. Det blev en hel bok. Den första boken i ämnet på svenska som fick namnet Virtuella Möten – Effektiv, Gränslös Kommunikation. Den blev bra. Lättläst, med intressanta fallstudier där sex organisationer delade med sig av sina bästa praktiker.

Ingen ville läsa boken tills pandemin kom

Problemet var bara ett. Det var ingen som ville läsa boken. Inte 2014 och inte något kommande år heller. Hösten 2019 meddelade förlaget att de på grund av ointresset helt enkelt lade ned boken i fysisk form. Ett halvår senare vet vi alla vad som hände. Pandemin.
Visst är det märkligt. Varför behövde vi en pandemi för att börja använda de digitala möten som vi faktiskt haft tillgång till ganska länge? Det finns säkerligen flera anledningar. Vi har betraktat distansmöten som en andra klassens sämre variant på ett fysiskt möte. Många har dålig erfarenhet av tidigare distansmöten. Vi upplever teknikstress för att inget ska fungera. Engagemanget är sämre i ett distansmöte. Det finns många anledningar.

Vad är då några vanliga fallgropar vid distansmöten och framförallt – vad ska vi göra för inte trilla ned i dem (igen)? Nedan får du ta del av tips hur ni kan göra.

1- Behåll det vi lärt oss och ta det bästa av båda världar

En del möten är bättre fysiskt. En jullunch, avtackning av en kollega eller ett kreativt möte, det är helt enkelt bättre fysiskt. Andra typer av möten är lika bra på distans. Minst. En snabb avstämning i ett projekt. Ett möte där vi behöver arbeta digitalt i ett verktyg tillsammans. Ett agilt möte där man behöver ses snabbt men ofta blir mer effektivt, för lika mycket tid går inte åt. Vi ska inte gå tillbaka till bara fysiska möten, men det är inte längre en allvarlig pandemi, så allt måste inte ske digitalt. Jobba med mötesledarskapet.

2- Skapa flexibilitet så vi hinner vara människor

Vi har länge tänkt fyrkantigt om möten. En grupp människor ska låsas in i ett rum i exakt 60 minuter. Oavsett ämne så är längden helst hela halv- eller heltimmar. Vi tänkte först likadant om distansmöten. Ett digitalt rum där alla ska vara i exakt 30 eller 60 minuter. Vi är människor. Vi behöver kaffe, sträcka på oss, kissa, leta efter länken till nästa mötesrum eller gå till nästa fysiska rum. Boka alltid 25, 45 eller 50 minuters möten, så vi hinner vara människor.

Ett möte kan också vara flera möten i ett. Som en flerstegsraket. Med enkelheten i distansmötet kan du bjuda in en gäst, en expert eller kollega med något vettigt att säga kring just en punkt. Det innebär inte att den personen behöver vara med på hela mötet, utan just på en punkt som kanske bara är 10 min. Eftersom den personen kan logga in var och när den personen är, så finns ju en större chans att den säger ja till din inbjudan. Så tänk vilken kompetens du kan ha!

3- Utse en distansmötesstrateg

En stor anledning till att distansmöten inte fungerar är att vi är olika bra på tekniken, och har olika stressnivåer kring teknik. Det här behöver vi ha förståelse för. Vi är olika bra på olika saker. Så låt en distansmötesstrateg finnas till hands! Någon som sätter en standard för hur vi håller distansmöten i vår organisation. Som ser till att tekniken fungerar i alla rum (på samma sätt dessutom). En person som kan hålla i kontinuerliga utbildningar och fortbildningar.

4- Jobba med mötesledarskapet

Det finns saker som blir annorlunda i ett distansmöte. Turtagning fungerar lätt runt ett bord, vi presenterar oss helt enkelt i den ordning vi sitter. I ett distansmöte blir turtagning lätt förvirrat. Vi pratar i mun på varandra, eller så pratar ingen alls när ordet är fritt. Här behövs ett tydligare mötesledarskap. Någon som talar om vad agendan är, bjuder in personer att prata med uttryck som ”Kalle, du kan börja presentera dig… och nu är det din tur Mohammad”, så behöver ingen fundera på det. Vid dagliga möten kan man ha en uppsatt turordning som alla känner till, så slipper man ägna tid åt det. Var också extra tydlig i hur länge vi tar en kafferast eller ska arbeta med en uppgift, eftersom vi inte kan ställa frågor.

5- Jobba med mötesengagemanget

Vid ett enhetsmöte Lena var med i så var det någon deltagare som satt i en pratig miljö. Det visade sig att en kollega satt och tittade på TV samtidigt som mötet hölls. Det här hade varit märkligt i ett fysiskt möte. Det var ganska märkligt i ett distansmöte också. Men det är enklare att tappa engagemang i ett distansmöte. Det finns en rad saker man kan göra för att upprätthålla engagemang. Mötesledarskapet kan gå runt som stafettpinne, så att alla måste ta ansvar vid något tillfälle som mötesledare. Ha video på och uppmuntra till interaktivitet. Utnyttja chatten för att sprida tips på länkar, ställa frågor och ge extra material. I chatten kan vi samskapa och deltagare kan bidra med sina kunskaper och hjälpa varandra med oklarheter och extra kunskaper.

Distansmöten och distansarbete är här för att stanna. Det finns såklart utmaningar, vilket gäller även för fysiska möten och heltids närvaro på arbetsplatsen också. Men det finns fördelar, och dem ska vi använda oss av. Vi är i olika faser i livet där digital närvaro kan underlätta livspusslet. Vi kan effektivisera resandet, så att vi träffas längre när vi ses, men inte reser så mycket varje dag. Distansmöten kan vara en liten pusselbit i arbetet med att minska fotspåren på vår värld. Och vi kan arbeta tillsammans med enheter och individer som inte sätter närmast oss, utan som passar bäst för uppgiften. Tänk att kunna rekrytera baserat på kompetens och inte geografi!

Författare: Lena Lid Falkman och Tomas Falkman