Aktivitetsbaserad arbetsplats- Utvärdera i genomförandet

Här får du kloka råd från forskargruppen AktiKon kring vad som är viktigt gällande utvärdering i genomförandefasen mot en flexibel aktivitetsbaserad miljö.

Spara

Fortsätt att arbeta via en styrgrupp!

I implementeringsfasen är det viktigt att fortsätta att arbeta via en styrgrupp på rätt nivå i hierarkin som har det formellt beslutande mandatet att genomföra projektet. Det ska vara fortsatt tydligt vem som äger förändringsprocessen och vem som har resurser och befogenheter att fatta olika beslut.

Forskning visar att den goda arbetsplatsen bl.a. är tydlig vad gäller vem som har ansvar för vad. Det innebär att den formella maktstrukturen tydlig och klar. Den "dåliga" arbetsplatsen, å andra sidan, karaktäriseras av en decentraliserad problemlösning där t.ex. beslut som är kopplade till hur finansieringen ska lösas skjuts neråt i organisationen. Om organisationen är otydlig och öppen föremål för olika tolkningar ökar konfliktrisken.

Lästips:
Organisatorisk och social arbetsmiljö, föreskrift
Vägledning organisatorisk och social arbetsmiljö

Utvärdera kommunikations- och informationsplanen

Följ upp och utvärdera kommunikations- och informationsplanen runt projektet i implementeringsfasen. Planen kanske inte passar när man har kommit en bit in i övergången till flexkontor så revidera den om nödvändigt. Ansvariga ska se till att noggrant dokumentera underlag, beslut och information till medarbetare under förändringsprocessen. Dokumenten får gärna ligga samlade t.ex. på en webbsida.

Lästips:
Förändringsprocesser

Interna och externa resurser?

Var tydlig med vilken roll konsulter ska ha och hur mycket de ska vara involverade under inplementeringsfasen. Utvärdera det kontinuerligt och ha en tät dialog med alla parter. Om konsulter anlitas se till att dom finns med i rätta grupper.

Interna resurser

Utvärdera kontinuerligt om organisationen har de resurser som krävs för att ro iland förändringen både vad gäller personellt, kompetensmässigt och ekonomiskt. Håll emot önskemål om att starta andra resurskrävande projekt som inte är direkt kopplade till flexkontor. Den är krävande nog som det är.

Fördjupning

Lagen säger att arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet.

Lästips:
Organisatorisk och social arbetsmiljö, föreskrift

Utvärdera Lokalutnyttjande och arbetssättet

Utvärdera kontinuerligt om den verksamhet som flyttat till flexkontor verkligen passar i den tänkta miljön. Ha kontroll över vilka verksamheter och medarbetare som faktiskt befinner sig i lokalerna med avseende på t.ex. verkamehtens behov, beläggningsgrad, individuell anpassning och inomhusmiljö.

Fördjupning

Se det inte som något negativt om inte alla verksamheter passar för flexkontor. Verksamheter som kräver mycket telefontid med känsliga samtal belagda med sekretess ska inte bedrivas i flexkontor då detta innebär negativa konsekvenser för produktivitet, att man kanske bryter mot lagstiftning och att den enskilda medarbetaren belastas med det som kallas samvetsstress. Att inse och verka för att verksamheten består av olika delar som har olika behov och därmed kanske behöver olika typer lokaler, är en styrka och vittnar om en organisation som bryr sig om och månar om sina medarbetare och verksamhetens kvalité.

Lästips:
Offentlighets- och sekretesslag

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Fortsätt att övervaka processen i samverkansgruppen (med facklig representation) och se till att arbetsmiljöfrågan är en återkommande punkt på agendan. Se till att göra riskbedömningar och konsekvensanalyser så fort verksamheten kräver det. Prioritera och åtgärda problem samt följ upp och utvärdera om det blev som man tänkt sig.

Lästips:
Vägledning systematiskt arbetsmiljöarbete
Systematiskt arbetsmiljöarbete, föreskrift

Detta inlägg är inlagt av: Forskargruppen AktiKon

Relaterade inlägg

Laddar inlägg