Vinster med en god mötesstruktur

30% mötestid före 2020

Många organisationer upplever att man spenderar mer tid i möten under 2020 då de digitala möten fick sitt stora och breda genombrott i Sverige och omvärlden.
Innan 2020 var av all arbetstid i Sverige 30% mötestid för tjänstepersoner. Chefer och ledare till­ bringar i snitt 50–80 procent av arbetstiden i möten. Detta enligt mätningar som analysföretaget 3S som mätt möteskultur i Sverige sedan 2007.

Ett ledningsansvar

Tyvärr ser man ofta att möteskulturen inte är ett VD-ansvar. I de allra flesta fall har möteskulturen ”bara uppstått” utan att ledningen bestämt hur de vill att organisationen ska se på sina möten. En bra möteskultur är definitivt en ledningsstrategisk fråga.

"Fritt kallade" möten

Vem som helst i en organisation kan ofta fritt kalla andra deltagare till sina möten utan någon form av kvalitetssäkring vad mötet gör för nytta. Att upprätta en mötesstruktur hjälper er säkerställa att ni har rätt möten och att era möten har en tydlig koppling till er affärsplan/verksamhetsplan samt er målbild. En mötesstruktur kommer minska mötestiden både genom rätt tidsaspekt men också genom rätt deltagare.
I strukturen kan ni också tydliggöra vilka möten som är fysiska, digitala eller hybridmöten. De interna mötena är ett verktyg/hjälpmedel för er att nå era mål och driva verksamheten på bästa sätt. En mötesstruktur kommer även hjälpa er ta bort slentrianmöten och minska adhoc möten.

6 steg hur ni upprättar en mötesstruktur

• Börja med att inventera och kartlägg era befintliga möten i er organiation eller verksamhet. Ta med alla möten som finns under ett år. Försök särskilja om det är ett strategiskt eller ett operativ möte. Att blanda för många ämnen i ett möte leder ofta till inneffektivitet .
• Säkerställ att alla möten har ett tydligt syfte & mål, om det inte finns så ta fram det. När ni har ett tydligt syfte & mål, reflektera kring om detta möte hjälper er nå era mål? Behövs mötet för att bedriva verksamheten? Ha tålamod och våga utmana er själva om mötet känns tveksamt.
• Kvalitetssäkra att ni har rätt deltagare på era möten. Kan verkligen alla bidra? Är det relevent för deltagarna kopplat till deras roll? En vanlig fallgrop är att vi tänker grupp före varför vi ses och vad vi ska prestera på mötet. En rädsla av att exkludera någon från ett möte är vanligt, tänk då att det är viktigt att alla kan bidra till mötet.
• Reflektera och för dialog kring frekvensen på mötena. Behöver mötet vara ex. varje månad? Skulle var sjätte vecka räcka? Istället för varje vecka, kanske varannan vecka räcker? Hur lång tid har ni avsatt på de olika mötena? Tänk på att skapa ställtid, 45 minuter kanske funkar istället för en timme? Tips är att tänka kvartar och våga testa.
• Ta ställning till vilka möten under ett år där ni verkligen anser att det är viktigt att ni ses fysiskt? Vilka möten vill i ha digitalt? När fungerar hybridmöten bra? Detta skapar en tydlighet vad som gäller och funkar på era olika möten.
• Låt er mötesstruktur vara en del av affärsplanen/verksamhetsplanen. Det finns en stor vinst i att era möten har en tydlig koppling till verksamehetens strategier. Inför varje nytt år då ni har nya mål och strategier lyft då er mötesstruktur och se vilka möten ni vill ta bort eller lägga till.

Dessa 6 steg och denna film kan ge dig inspiration hur du kan tänka kring era möten.