Sparade inläggCoca-Cola European Partners blir Happiness Factory berättar
Coca-Cola European Partners huvudkontor - The Happiness Factory - i Jordbro är utnämnt till Världens bästa arbetsplats. Här kan du läsa mer om deras förändringsresa och förändringens olika faser, verktyg och tillvägagångssätt.Förändringsresan började redan 2014 då Coca-Cola European Partners (CCEP) bestämde sig för att förändra det svenska huvudkontoret i Jordbro.
Utmaningen – ett huvudkontor som inte speglade varumärket
Det gamla kontoret upplevdes som tråkigt och stökigt och bestod av 150 cellkontor längst långa grå korridorer. Lokalerna levde inte upp till varumärkets höga krav och viljan att vara en attraktiv arbetsgivare speglades inte i huvudkontorets design.
Arbetsplatsen utvärderades och arbetet med att tänka ut hur det nya kontoret skulle kännas och fungera sattes igång. Ett nytt arbetsplatsprogram (Workplace Brief) skulle tas fram åt Coca-Cola European Partners med deras fastighetschef Ingrid Ljung i spetsen som uppdragsgivare.
Inledningsvis genomfördes en förstudie. I den framgick det att alla medarbetargrupper, yngre som långtidsanställda, var ense om att kontoret saknade en känsla av gemenskap. För att samla alla medarbetares upplevelser av kontoret använde vi oss av Leesmans effektivitetsenkät i förstudien. Den visade att endast 40 % av de anställda upplevde att deras arbetsplats bidrog till ”en känsla av gemenskap på jobbet”. Detta gav en viktig insikt: nivån av samarbete mellan olika funktioner var för låg.
Lösningen – en tydlig vision, mätningar och medarbetarnas engagemang i förändringen
I den inledande fasen började arbetet med att ta fram en vision för att identifiera organisationens mål och vilka arbetssätt som bäst skulle stötta dessa. I förstudien användes Leesmans medarbetarenkät, beläggningsmätningar och olika djupintervjuer med medarbetarna.
Coca-Cola European Partners satte kurs mot ett aktivitetsbaserat kontor och arbetssätt. Med målet att skapa ett samarbetsvänligt och flexibelt kontor, samt möjliggöra för digitala arbetssätt.
Tillsammans utvecklade vi och Coca-Cola European Partners en plan så att förändringen skulle kunna upplevas som så enkel som möjlig för varje enskild medarbetare. Vi ledde en serie med möten och ”Lunch and learn” sammankomster där olika teams fick veta mer om projektet. Vilket inkluderade kunskap om hur aktivitetsbaserat arbete fungerar, samt specifika workshops som bjöd in medarbetare att analysera och diskutera resultaten från förstudien.
”Från dag ett användes medarbetarnas feedback för att utveckla innehållet i arbetsplatsprogrammet och förändringsprogrammet”, berättar Ingrid Ljung, Fastighetschef, Coca-Cola European Partners. ”Medarbetarna kunde påverka hur vi utvecklade planen tillsammans, inte bara gällande byggandet och designen av vårt nya kontor utan också det framtida arbetssättet”.
”Champions” utsågs och de agerade som ambassadörer för projektet. Dessa medarbetare var inte chefer utan medarbetare som var informella ledare med inflytande och påverkan över arbetsmiljön. En viktig del i detta skede, var att CCEP:s CEO Pierre Decroix, var en förebild för det aktivitetsbaserade arbetssättet. Han gick in helhjärtat och gav sitt stöd för det nya arbetssättet genom att snabbt själv anamma den ”rumslösa rollen” medans han uppmuntrade andra att göra detsamma. ”Han var väldigt modig när han gjorde det, och vi hade inte klarat förändringen utan honom”, berättar Ingrid Ljung.
Decroix var väldigt tydlig med agendan till hans ledningsgrupp från start, även om några av hans kollegor var lite mer motvilliga till förändringen i början. Oavsett, så startade det en serie med seriösa diskussioner angående den långtgående ambitionen för organisationen som följdes av att alla efterhand förstod målen bakom arbetsplatsprogrammet.
Så snart utvecklingen började ta fart på det nya kontoret i augusti 2016, var medarbetare evakuerade till temporära arbetsplatser som bungalows och extraplatser i gästcentret på plats. ”Det var riktigt tajt med platser för att vi inte hade mer plats”, förklarar Ingrid Ljung.
”Vi hade inte arbetsplatser åt alla, så vi fick arbeta aktivitetsbaserat från och med då. Men det fungerade jättebra”.
I förberedelserna inför flytten arrangerades ”clean out sessions” med olika grupper åt gången. Denna aktivitet sågs som små pauser, där medarbetare uppmuntrades till att reflektera över vilka fysiska- och mentala saker, samt vilka beteenden som de ville packa med sig. Vi hade också ”all hands day” där alla var stationerade att hjälpa till.
Resultatet – nöjda medarbetare och världens bästa arbetsplats!
Organisationen tog till sig det nya arbetssättet och medarbetarnas anknytning till arbetsplatsen totalförändrades.
Coca-Cola European Partners flyttade in i de nyinredda lokalerna i februari 2017, bara åtta månader efter att ombyggnationen hade börjat. Det gav ett lyft till organisationen som blev tydligt hos medarbetarna. Ett bevis för projektets framgång kan utläsas i resultatet av Leesmans uppföljningsenkät. Arbetsplatsens LMI (Leesman Index) ökade med mer än 28 enheter till 84,4 jämfört med resultatet från förstudien och placerade den nya arbetsplatsen 9,7 enheter högre än Leesman+ certifierade arbetsplatsers genomsnitt.
Leesmans uppföljningsenkät visar hur framgångsrikt förändringen från cellkontor till ett aktivitetsbaserat arbetssätt blev för CCEP. Organisationen har skapat en arbetsplats som även stillasittande personal finner effektiv enligt det höga LMI:t.
Designen av det aktivitetsbaserade kontoret framhäver CCEP:s olika varumärken. Från dag ett var allting ämnat för att upplevas som lekfullt och spelifierat. Musik spelas i informella zoner där medarbetare kan ta samtal, chatta och ta det lugnt. Ingrid Ljung beskriver det som zoner där man kan skratta.
Det som sticker ut i undersökningen från Leesmans förstudie och uppföljningsenkät är skillnaden för hur medarbetare känner stolthet över det gamla respektive det nya kontoret. Bara 33 % av CCEP:s medarbetare upplevde en stolthet över sin arbetsplats innan förändringen och uppgav att de höll med påståendet ”Det är en plats som jag är stolt över att ta med besökare till”. I det nyinredda aktivitetsbaserade kontoret, har den siffran stigit 62,3 procentenheter till prestigefyllda 95,8 %.
Ingrid Ljung berättar att organisationen förstår att den låga nivån av stolthet över det gamla kontoret inte gynnade varumärkena med den dignitet som CCEP:s varumärken har i övrigt. Så teamet var ivriga att designa en plats som var representabel för en vid bredd av gäster. ”Det var stora organisationer vi hade i åtanke när vi skapade lokalprogrammet, för hur vi skulle attrahera våra största kunder till att möta oss på vårt huvudkontor, så vi inte alltid behöver besöka de stora retail kedjorna”, förklarar Ingrid Ljung.
Från början såg hon potentialen i att få in klienter och andra människor att besöka kontoret och byggnaden. Besökare och gäster kan ta gångbron över till produktionssidan där de kan se in till anläggningen. Samtidigt designades ett kontor som skulle göra medarbetare stolta och ett showcase för CCEP:s rika historia, för att bygga CCEP:s attraktiva varumärke som arbetsgivare och därmed attrahera de bästa talangerna från Stockholmsregionen.
Utlåtandet överlag, berättar Ingrid Ljung, är att CCEP:s medarbetare är väldigt nöjda med sitt nya kontor, trots att nivån av förändring höll på att bli kritiskt omfattande, så har de tagit det med ro.
Ingrid Ljung tänker tillbaka på hur det var att gå runt i byggnaden med karta under de guidade turerna som hölls för personalen, och hur deras munnar gapade när det börja se transformationen, och hur de nu har acklimatiserats så bra till det nya sättet att arbeta.
Alla foton i inlägget har tagits av Hannes Söderholm. Reflex Arkitekter var inredningsarkitekt.
