Sparade inläggFörändringsprocesser och involvering i kontorsflytt -Bostads AB Mimer
I januari 2020 flyttade Bostads AB Mimer in i sina nya lokaler i Västerås. Här sitter fastighetsbolaget nu i ett aktivitetsbaserat kontor på Gasverksgatan 7. Bara någon månad innan flytt gick världen i och med covid-19 in i ett nytt skede, och något som påverkats rejält är arbetsplatser och kontor. Detta gäller även Mimer. Vill man lära sig mer om ett ämne är det bästa sättet att prata med någon som har erfarenheter i ämnet. Spectrum Arkitekter, som arbetade med projektet, pratade med Wivecka Ljung, HR- och Kvalitetschef på Mimer om bland annat deras nya kontor, förändringsprocesser och involvering – och hur det är att anpassa projektet efter de nya förutsättningarna som kommit med pandemin.
Varför sökte ni ett nytt kontor och vad var huvudsyftet?
- Vi blev många fler och började bli trångbodda. Så fort vi skulle anställa någon så knökade vi bara in ett skrivbord någonstans. 2015 började vi jobba i processer, och då var vi tvungna att sätta folk i möten när de skulle arbeta tillsammans eftersom de inte hade arbetsplatserna bredvid varandra. Vi skulle bygga ännu mer än under miljonprogramstiden och det krävdes innovation och nytänk. Vi skulle jobba på ett och samma ställe, få ihop vår kultur, ha variation i lokalen och samtidigt skapa en bra sammanhållning. Det nya kontoret skulle också spegla vårt varumärke och våra värderingar.
- Vi började också se att vi inte fick in rätt kompetenser i rekryteringar. Det kom in många spontanansökningar varje dag, men inom vissa områden hade vi svårt att få in ungdomar. Vi satt gammeldags och hade ett behov av att bli mer attraktiva och hållbara, dela ytor och skrivbord, och vi hade så mycket papper för fem år sen att ni kan inte tro det…
Medarbetarundersökningar och analyser är viktigt när det kommer till utformning av kontor, arbetsmiljö och nya arbetssätt. Det gjordes en enkät med alla precis efter att man flyttade i januari – samarbetar man, finns det mer tid och utrymme för innovation? Wivecka berättar om de positiva resultaten de fick:
- Det har blivit ett lyft inom alla områden vi har mätt; att fokusera, samarbeta, vara innovativ. Att vara stolt över kontoret hade gått upp med 36 procent! Det vi ville var att se om vi nått målen vi haft. Vi kommer mäta igen flera gånger framöver.
Världen är lite knasig just nu – hur har det påverkat er och vad tar ni med er från det senaste halvårets nya arbetssätt?
- Det kommer påverka. Nu älskar de flesta varandra på företaget, vi är som en familj och längtar efter varandra så man blir tokig. Första veckorna var ju alla här. Men nu har vi vant oss vid att jobba hemma, lärt oss Teams och så. Digitalt kändes det konstigt först men nu är det självklart. Och även om man har ett perfekt kontor kan man behöva vara hemma ibland, av olika anledningar. Vi ska ta med oss det, att man kan jobba hemma också.
Ser ni några risker med så mycket jobb hemifrån?
- Vi har gjort riskanalyser nyligen. Vad finns det för risker med att jobba hemma så mycket? Vad innebär det för olika personligheter? För vissa är det skönt att inte göra sig i ordning på morgonen och dra i väg, medan andra kan känna att de behöver det.
Det kan finnas de som inte mår bra av att jobba hemma, men de som befinner sig i riskgrupper kan inte jobba på kontoret just nu.
- Jag tror att världen på många sätt kommer bli bättre, vi har ändå lärt oss saker som är bra, blivit mer självgående och tvungna att styra oss själva på ett annat sätt. Förut kunde man svamla runt en vecka men nu har vi lärt oss jättemycket.
Ser ni att ledarskapet kommer behöva förändras?
- Ja. Den resan har vi börjat på, och det blir ännu mer tydligt nu. Vi måste ha tydligare målstyrning och följa upp målen, samt lita på våra medarbetare. Det går inte att ta för givet att alla ska vara på kontoret just 8-17. Vi får lita på att man gör sitt jobb, ha mer tillit och få ihop gruppen så att vi jobbar tillsammans trots att vi kanske jobbar på olika ställen. Vi måste göra så att våra medarbetare känner sig sedda.
Vad är ni mest nöjda med?
Det är nog att projektet höll på under en lång period och att vi höll engagemanget uppe hos medarbetarna hela tiden. Att vi skrev ner varenda punkt de ville ha. Alla, utan undantag, var ute och kollade på andra aktivitetsbaserade kontor. Involveringen är det jag är mest nöjd med. Vi lyssnar och det är inte bara snack.
- Ska vi ha papperslöst så måste vi ha system för det. Det måste vara superlätt. Ska vi ha det ledarskap som krävs så måste vi fortsätta utvecklas. Vi har jobbat med tillit i två år. Vi är inte färdiga än, men har kommit mycket längre än andra för vi började så tidigt.
